1.引言

    隨著互聯網技術和信息處理技術的高速發展與廣泛應用，我國的企業辦公由傳統的手工方式向辦公自動化、網絡化迅速轉變。中國石化集團公司作為一個特大型企業，利用計算機及網絡技術，建立了一套面向集團本部，覆蓋各直屬、直管單位的現代辦公自動化系統（OA系統）。該系統基于Lotus Notes平臺建立，是提高企業管理水平，實現集團公司戰略目標的可靠保證，2002年6月中國石化集團公司向九江石化（含九江石化總廠、九江分公司、九江石化黨委）推廣了辦公自動化系統。九江石化OA系統通過本企業已建立的局域網實現了各個單位之間的公文傳輸和信息交換；并且通過廣域網實現了與中石化集團公司的上下級之間的信息傳輸，以及兄弟單位之間的信息交流。

  2.Lotus Domino/Notes

    Lotus     Domino/Notes是目前最先進的通訊處理軟件和群件產品。它是一個集通訊、協同計算和Internet/Intranet技術于一身的綜合平臺，具有優秀的工作流控制功能、數據庫復制技術和完善可靠的安全機制，尤其適合于處理各種非結構化與半結構化文檔數據、建立工作流應用以及建立各類基于Web的應用。
    Notes是一個為群件/工作組提供的通過計算機網絡達到數據共享與協同工作的分布式C/S系統平臺（C/S就是Client/Server，即客戶/服務器系統，是一種分布式架構），完成文檔數據庫管理、工作流控制、郵件處理和安全控制等工作。Domino是將Notes服務器轉化為Web應用服務器的技術。Domino Web服務器集成了數據庫技術和Internet技術，通過針對Notes數據庫進行Web應用系統開發，實現Web瀏覽器對Notes數據庫的B/S模式訪問（B/S就是Browser/Server，即瀏覽器/服務器系統，是一種網絡架構）。

  3.辦公自動化系統

    辦公自動化系統（OA系統）是實現單位內部各部門之間以及相關單位之間辦公及業務信息的收集與處理、流動與共享，以提高專項、綜合業務管理水平及輔助決策水平為目的的綜合性人機信息系統。它的建立，可以使單位辦公及業務系統的信息資源做到全方位共享和交流；它可以真正實現相關單位之間、單位各部門、各工作人員之間的協同工作；使日常辦公更加安全可靠，更加規范化、高效化和科學化。

  4.OA系統在九江石化的應用

    九江石化OA系統投用至今，運行穩定，在局域網遍布200多NOTES客戶；通過廣域網時刻與中石化集團文檔服務器保持通訊，收發公文。
    4.1 服務器配置
    服務器配置為1臺HP NetServer ：128M內存 ,x86 Family 6 Modle 83 CPU，20G硬盤。客戶端配置為內存16MB以上，磁盤空間1.2GB以上。
    4.2 操作系統
    服務器端選用Microsoft Windows 2000 advanced Server SP4和Lotus Domino Enterprise Server R5，客戶端為Windows 98\windows 200\windows xp和Lotus Notes，服務器和工作站均采用TCP/IP網絡協議。
    4.3 模塊功能概述
    九江石化OA系統基于實現各部門之間辦公信息化、自動化的需求，將系統分為三大模塊：個人辦公、企業辦公、系統維護。如圖1所示。

圖1  功能模塊圖

    4.3.1 電子郵件
    電子郵件系統是Notes軟件自帶的一個功能強大的用戶系統。系統管理員在注冊Notes用戶時，同時為該用戶建立了一個電子信箱，每個Notes用戶都可通過自己的信箱與其他用戶進行信件來往，該電子信箱為用戶提供提供個人電子郵件的收發、轉發、刪除、保存等功能。可以自己創建文件夾并定義郵件規則對郵件進行自動分類存放。有新郵件時，系統會自動進行提示。郵件系統支持POP3郵件和WEBMAIL郵件，外部的INTERNET郵件自動通過SMTP網關轉發到內部的電子信箱中。它主要包括：
    【收件箱】 能接收郵件，并能在郵箱視圖中將郵件按用戶的需要分類、排序。能提醒用戶有哪些郵件還沒有閱讀。
    【草稿】 編輯郵件文檔，編輯后能發送并可以選擇保存到哪個文件夾中。
    【發件箱】 發送郵件，并顯示以發送的郵件。
    【廢紙簍】 在任何一個視圖中，當文檔被刪除后文檔都被放入廢紙簍中。
    【所有文檔】 列出所有（在收件箱、草稿、發件箱、廢紙簍視圖中）的文檔，并能顯示其歸屬。
    4.3.2 通訊錄
    通訊錄提供辦公自動化系統的通訊人員地址和個人名片。
    4.3.3 發文管理
    發文系統主要完成發文所涉及的一系列操作:處室擬稿、領導審簽、文字初審、文字復審、領導簽發、文書印發等。
    系統采用發文和電子郵件配合使用的方法，使流程更加直觀。一般用戶只需經常查看并處理電子郵件即可進行日常辦公。
    系統具有完善的流程跟蹤和控制。系統對發文的整個流程進行跟蹤，詳細記錄發文的當前狀態、發文審核的過程和領導審簽、簽發意見。它主要包括：
    【發文瀏覽】 給出五種瀏覽視圖：按批閱情況、按文檔類型、按起草部門、按起草時間、待辦理公文。
    【未分發公文】 查看待會簽、分發的發文。
    【已分發公文】 查看已批示、分發的發文。
    4.3.4 收文管理
    收文管理完成收文所涉及的一系列操作：公文上報、登記、擬辦、中轉、轉發、秘書擬辦、領導審核、承辦單位辦理、歸檔、相關單位查詢公文等。自動接收下級單位的上報公文，并自動填寫收文登記單。它主要包括：
    【收文瀏覽】 給出五種瀏覽視圖：按批閱情況、按主題詞、按來文單位、按收文時間、待辦理公文。
    【公文歸檔】 自動歸檔，部門內的各種流轉的公文可以通過管理員輕松實現自動歸檔的功能。
    【公文查詢】 可以方便、快捷的查找滿足條件的公文，既可以模糊查詢，也可以多個關鍵字組合查詢。
    4.3.5 用戶注冊
    系統管理員承擔起Notes用戶的注冊、注銷工作。要成為Notes用戶，必須先由系統管理員注冊ID，用戶ID是用戶進入Notes的唯一鑰匙。當用戶調離公司，則必須注銷其用戶ID。石化通訊錄數據庫中匯集所有用戶信息，系統管理員可以隨時修改用戶信息并將用戶分組歸類。
    4.3.6 用戶權限
    Notes提供了優秀的安全性。根據Notes的安全性機制，訪問控制表能控制用戶對信息庫的訪問權限。系統對所有用戶的操作權限、對各應用模塊的使用權限，以及文檔在各狀態的讀、寫、修改、刪除等各方面權限進行嚴格的控制，保障系統安全、穩定的運行。其訪問級別可分為以下七類：
    a.不能存取者：無權訪問數據庫。
    b.存放者：可以放入文檔，但不能讀取任何內容。
    c.讀者：可以讀文檔，但不能增加、修改、刪除文檔。
    d.作者：可以讀取和增加文檔，也可并僅可修改、刪除自己增加的文檔。
    e.編輯者：可以讀取、增加、修改、刪除任何文檔。
    f.設計者：擁有編輯者的權限，并可設計有關數據庫的格式和信息。
    g.管理者：最高權限，擁有編輯者的權限，并可控制用戶的訪問級別。
    對于一般的信息訪問性用戶，我們給與讀者權限，保證了信息的安全性和完整性。