作為社會經(jīng)濟建設的基礎產(chǎn)業(yè)、先導產(chǎn)業(yè)，電信是其他行業(yè)信息化的通信技術(shù)保障，電信信息化對所有其他行業(yè)的信息化發(fā)展都有推動作用。在電信信息化的整體戰(zhàn)略框架中，檔案信息化作為企業(yè)信息資源管理的重要組成部分，肩負著為企業(yè)轉(zhuǎn)型和精確化管理提供信息支撐的重大責任。2003年1月，中國電信集團提出了電信企業(yè)檔案信息化的三年規(guī)劃，2005年全集團要實現(xiàn)省級電信公司和80%以上的地(市)電信分公司運用計算機管理檔案工作，逐步在省(區(qū)、市)范圍內(nèi)實現(xiàn)計算機聯(lián)網(wǎng)查詢檔案信息，達到檔案資源共享。

    根據(jù)這一精神，2003年，在提升江蘇電信檔案工作水平和促進企業(yè)信息化進程總目標的指導下，江蘇電信與北京量子偉業(yè)時代信息技術(shù)有限公司(以下簡稱量子偉業(yè))合作開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，其主要目標有三：

    1.建立各類檔案數(shù)字信息資源庫，并對數(shù)據(jù)進行有效的組織和挖掘，為企業(yè)的生產(chǎn)、管理、決策提供準確、快速的服務。

    2.適用于全省電信檔案工作的檔案信息管理系統(tǒng)。實現(xiàn)整個檔案業(yè)務工作的流程化、自動化。

    3.在省公司本部、直屬單位、市、縣分公司范圍內(nèi)實現(xiàn)資源共享和聯(lián)網(wǎng)查詢檔案信息。

    經(jīng)過近四年的分步推進式建設，現(xiàn)已在江蘇省電信系統(tǒng)內(nèi)建成省公司領(lǐng)導下覆蓋全省的電信檔案信息網(wǎng)絡，初步實現(xiàn)了實現(xiàn)檔案館(室)藏數(shù)字化、檔案業(yè)務管理流程化、檔案提供利用網(wǎng)絡化。

  一、創(chuàng)新的理念

    江蘇電信在全面梳理原有檔案工作的基礎上，吸納了一些先進的檔案管理理念。一方面，對檔案管理方法進行歷史性改革與創(chuàng)新，改變檔案傳統(tǒng)的按“卷”整理方式，推行新的按“ 件”整理方式并納入檔案管理系統(tǒng)進行流程化管理。重新編制了管理檔案、電子檔案、合同檔案、會計檔案、科技檔案、信用檔案等17 個檔案業(yè)務工作執(zhí)行流程，以可操作的形式表現(xiàn)出來，把檔案工作流程進行固化和優(yōu)化。通過檔案系統(tǒng)的實施，把各類檔案梳理在收集、整理、鑒定、利用、保管、統(tǒng)計、銷毀、編研等環(huán)節(jié)中并全部實行“ 按件管理”。同時，在系統(tǒng)中配合以中國電信企業(yè)檔案分類規(guī)則(一級、二級、三級類目),以達到細化檢索、深化利用的目的。另一方面，數(shù)字檔案館的設計參考了國際推薦的OAIS模型以及電子文件生命周期理論，實現(xiàn)了從電子文件生成、流轉(zhuǎn)、歸檔、利用到長期保管的全程閉環(huán)式管理流程。通過實現(xiàn)OA 等其它系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的無縫連接，使上游業(yè)務系統(tǒng)每年增量的電子文件材料自動歸檔，同時逐步完成對館( 室)藏重要、珍貴、利用率高的檔案進行數(shù)字化掃描的工作。然后，對歸檔數(shù)據(jù)進行有效的組織和挖掘，形成服務產(chǎn)品，為企業(yè)的生產(chǎn)、管理、決策提供高質(zhì)量服務，解決了“前端收集”和“后端利用”兩個關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管理難題。

  二、創(chuàng)新的思路

    在充分調(diào)研和論證的基礎上，在公司企業(yè)信息化建設的整體框架內(nèi)，江蘇電信和量子偉業(yè)合作，于2003 年6 月、2004 年12 月分別進行了“江蘇電信公司本部檔案管理系統(tǒng)工程”和“江蘇電信檔案管理系統(tǒng)全省推廣工程”以及“基于OAIS框架下的數(shù)字檔案館”三期工程建設。整個系統(tǒng)采用省集中建設模式，基于企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(DCN網(wǎng)絡)，將服務器平臺、數(shù)據(jù)集中存放在省公司，整個系統(tǒng)按檔案管理的流程，分為收集子系統(tǒng)、管理子系統(tǒng)和利用子系統(tǒng)。在檔案信息化建設過程中，我們堅持統(tǒng)一規(guī)劃，規(guī)范標準，突出重點，分步推進的原則。第一階段：省公司本部檔案管理系統(tǒng)建設試點階段(2003 年6 月至2004 年8 月)； 第二階段：地( 市)分公司檔案管理系統(tǒng)推廣階段(2004 年9 月至2005 年6 月)；第三階段：縣級公司檔案管理系統(tǒng)普及階段(2005 年6 月至2005 年8月)；第四階段：全省資源共享，聯(lián)網(wǎng)應用階段(2005年9月至11 月)。由于目標明確，管理科學，工程項目有序開展，確保了各個階段目標的順利實現(xiàn)。

    在制度建設方面，江蘇電信也相應了做了一些創(chuàng)新性的改革與完善。面對著信息化建設對檔案管理提出的新要求，結(jié)合企業(yè)檔案管理的工作實際，江蘇電信的檔案管理人員對傳統(tǒng)的規(guī)章制度進行全面梳理，分別在省、市、縣公司三個層面上，統(tǒng)一時間內(nèi)要求在各網(wǎng)站上建立、完善《檔案館(室)工作標準》、《檔案人員四參加》等11 項檔案管理制度。制發(fā)了《江蘇電信企業(yè)檔案管理工作檢查標準》，以電信檔案管理年度檢查制度為依托，以系統(tǒng)內(nèi)兩個“ 檔案協(xié)作組”為載體，通過制度管理和單位之間的互相交流，不僅強化了對所屬單位的指導、監(jiān)督與考核，而且達到了取長補短、共同提高的目的，使全省系統(tǒng)檔案基礎業(yè)務建設取得了實質(zhì)性進展。同時，對檔案信息化建設中引申出來的眾多舉措進行了全面規(guī)范，制定了《單位全宗卷管理辦法》、《電子檔案管理暫行辦法》、《歸檔科技項目文件整理辦法》等12 個配套管理辦法，有效地支撐了檔案信息系統(tǒng)的運行。