河南省印刷物資總公司是河南省新聞出版局所屬企業(yè)，以經(jīng)銷印刷用紙張、紙漿、機械、器材、油墨等物資為主要業(yè)務(wù)，面向印刷全行業(yè)和包裝、廣告裝璜等行業(yè)。公司下屬的分公司（業(yè)務(wù)處室）有8個、儲運處兩個、展銷中心一個，擁有倉儲面積4萬平米。先后獲得“河南省物資流通百強企業(yè)”第10名、“全國500家最大服務(wù)企業(yè)印刷物資業(yè)”第2名。

    公司的經(jīng)營規(guī)模在最近幾年不斷擴大，公司的年銷售額從93年的1.2億元猛增到98年的5億元，經(jīng)營的品種有上萬種，有業(yè)務(wù)往來的客戶達上萬家，每月開具的增值稅發(fā)票就有五千多份，形成了顯著的“小而多”的特點（即每筆業(yè)務(wù)的金額小，而品種多）。這就給企業(yè)的管理帶來一定的難度，如何實施高效的管理，如何掌握和控制企業(yè)的資金流、物流、信息流，成了企業(yè)面臨的一個新課題。要對這么多數(shù)據(jù)進行管理、進行核算，光靠手工作業(yè)肯定是無法完成的，只有借助計算機這種現(xiàn)代化工具。

    我公司從93年起就開始使用計算機進行進銷存業(yè)務(wù)管理和財務(wù)管理，但是各軟件是獨立運行的，沒有數(shù)據(jù)的共享與傳遞，沒有有效地利用這些寶貴的信息資源，并且軟件都是采用小型數(shù)據(jù)庫，執(zhí)行效率低，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的海量存儲。因此，公司在98年決定對原有的計算機軟硬件進行升級改造，在公司范圍內(nèi)全面實施計算機管理，建立起以財務(wù)管理、業(yè)務(wù)管理為核心的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，使企業(yè)的管理和決策走向現(xiàn)代化、科學(xué)化。

    在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過程中，公司總經(jīng)理親自掛帥，由總經(jīng)理助理日常指揮，來協(xié)調(diào)各方面的工作，并且組織計算機、財務(wù)、業(yè)務(wù)、倉儲等各方面的人員參加制訂、論證整個方案，使系統(tǒng)能滿足各方面的使用要求，既考慮到整個系統(tǒng)的先進性和穩(wěn)定性，又考慮到系統(tǒng)的實用性和經(jīng)濟性。特別是在觀念上使大家認識到過去那種獨立軟件、資源獨占的運行方式所存在的弊端，讓大家都站在公司整體資源的角度來提出方案和要求。最終確定了以業(yè)務(wù)財務(wù)集成化管理為核心內(nèi)容的方案。

    我們在建設(shè)這個業(yè)務(wù)財務(wù)集成化管理系統(tǒng)的過程中注意了以下幾個方面的問題：

  一、加強基礎(chǔ)工作，做好數(shù)據(jù)規(guī)范

    再先進的計算機網(wǎng)絡(luò)也只能是我們進行企業(yè)管理的工具，只能代替人們部分的工作。對于象我公司這樣的物流企業(yè)來說，財務(wù)管理和進銷存業(yè)務(wù)管理是最核心的系統(tǒng)，對基礎(chǔ)工作有著嚴格的要求。為了適應(yīng)這些要求，我們參照《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》，結(jié)合計算機系統(tǒng)的特點，對我們的基礎(chǔ)工作進行了強化管理，制訂了完善的規(guī)章制度和崗位責任制，對每個崗位的職責所操作的內(nèi)容、權(quán)限都加以明確。我們還制訂了各種代碼的編制方法，如“紙張代碼編制方法”、“往來單位代碼編制方法”等，盡量做到代碼統(tǒng)一。我們認為，制訂一套科學(xué)的編碼方法，對計算機在企業(yè)中的應(yīng)用能起到促進作用。

  二、硬件、軟件一齊抓

    在網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃和建設(shè)的過程中，我們是將管理系統(tǒng)作為一個整體來考慮的，避免出現(xiàn)重硬件、輕軟件的情況。因為再先進的硬件，若沒有合適的軟件支持，也無法發(fā)揮它的作用。企業(yè)進行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是要看使用效果的，看能否滿足各方面的使用要求，而不是看方案的先進性和硬件的先進程度，因此，我們在規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)的時候，就比較了多個軟件，通過多方對比，最終選定了安易2000ERP系列軟件。在選定了軟件以后，再進行硬件的采購。

  三、歷史數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換

    由于我公司在93年就開始部分應(yīng)用了計算機管理，當時基本上都是采用DOS下的Foxbas系列數(shù)據(jù)。在新的系統(tǒng)運行以后，老的軟件肯定要被淘汰，但是老的系統(tǒng)中存儲的幾年來的大量數(shù)據(jù)，若要被放棄就太可惜了。因此我們決定必需將老軟件中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過來，但是老的軟件與新的軟件所使用的數(shù)據(jù)庫不一樣，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)差別很大，轉(zhuǎn)換工作有很大難度。因此我們在選定了軟件以后，就和軟件開發(fā)商聯(lián)系數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換問題，并且得到了開發(fā)商的大力支持，雙方積極合作，克服重重困難，最終將數(shù)據(jù)完整地轉(zhuǎn)換到新的系統(tǒng)中來。這樣不僅使新老軟件能順利地過渡，也使我們的領(lǐng)導(dǎo)查詢系統(tǒng)中有現(xiàn)成的歷史數(shù)據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)在進行決策時就有了更可靠的參考依據(jù)。