外貿行業是我們國家主要經濟支柱產業，面對著國際大市場和國際同行的競爭，信息管理系統在外貿企業也和在其他企業一樣得到了廣泛的應用和發展。外貿行業有著顯著特點和公認的問題:

    ·外貿企業業務員高度集權制，領導很難進行業務監控，內部交接有時比較困難

   ·最為關心的客戶資信等很難得到正確評估和挖掘、利用

    ·業務部門內部上下級之間信息溝通不暢

    ·管理審批工作無法根據業務需求多層多級設置，企業運轉監控不嚴

    客戶背景

    寧波金瑞國際貿易有限公司(以下簡稱寧波金瑞)是一家成立于2000年3月，擁有外貿進出口自營權，產品遠銷美國、日本、歐洲等地的外貿公司。寧波金瑞在經過近一年的產品選型之后，在眾多解決方案中最終選擇了GrapeCity實施的微軟客戶關系管理系統(Microsoft CRM)。

    葡萄城信息技術公司(GrapeCity)針對寧波金瑞的解決方案

    1. 選擇Microsoft CRM，一款市場使用率極高、適合GrapeCity客戶的卓越且權威品牌產品

　　2. 選擇實施周期短、見效快的計劃

　　3. 保證對GrapeCity客戶(寧波金瑞)不作大量改變習慣的變更

　　4. 在商務過程中，GrapeCity客戶(寧波金瑞)可以對現有客戶資源進行固化和整合

　　5. 用Outlook郵件系統和Microsoft CRM的完美集成及權限的設置，重塑領導審批和歸檔流程

　　6. 重整一系列流程:歸檔、查詢、審批等，使之無紙化且高效

　　7. 在今后寧波金瑞的業務活動中，進行詢盤的公司等將被記錄、分析和跟蹤

　　8. 實施后，GrapeCity將提供強大而穩定的專家顧問和技術支持隊伍

    微軟客戶關系管理系統(Microsoft CRM)是一套優秀的客戶關系管理系統，與Outlook郵件系統和瀏覽器緊密集成，可以提供強大的功能，易于定制和集成，可以為客戶特定的行業需求而量身訂制，幫助企業實現業務自動化，提高銷售成功率，提供良好的客戶服務，從而實現業務的增長，客戶滿意度的增加，運營成本的降低，全面提高企業的市場競爭力。

    GrapeCity的Microsoft CRM經驗

    凡在GrapeCity的顧問團隊成員都是經過挑選，以優異的成績獲得微軟CRM專家認證。所有資深顧問成員都擁有各種豐富的CRM系統(例如:業內有名的Pivotal CRM，Sales Logix等)實施經驗。這點在Microsoft CRM項目實施與系統集成中體現的尤為突出，尤其是開展各種高難度的客戶化定制工作。

    最佳實踐

　　GrapeCity實施前:

　　寧波金瑞業務員每次接受并處理完一次新的信息(例如:郵件)至少要三個步驟:

　　1) 在留擋以后，還要把郵件抄送給業務經理;

　　2) 把郵件另存為一份文件，保存到相關文件服務器歸檔;

　　3) 打印一份紙面格式的報告，遞交給公司文檔庫;

　　缺點:

    工作效率低，監管不及時，無法科學查詢，紙張印刷消耗量大，而且人工操作難免有疏漏。對擁有信息的業務員的離職等，經常會出現青黃不接，客戶信息閑置或盜用等。

　　GrapeCity實施后:

　　1) 郵件自動歸檔到客戶檔案，領導可以隨時方便的查看新增或歸檔的客戶賬戶信息。

　　2) 業務員發出報價單前，領導可以再審核過程過參與對報價的審核，且Microsoft CRM系統有自動提醒審核的功能

　　3) 按照客戶、項目、產品、合同，方便快速的查詢和更新相關記錄和郵件

　　優點:

　　1. 選擇Microsoft CRM這樣權威的品牌產品可以自動對郵件進行分類、歸檔，方便以后查詢和跟蹤。在激烈的外貿行業競爭中，提高業內競爭能力和防御能力，降低了國際貿易風險。

　　2. 樹立良好的科學管理企業形象:商業機密(例如:客戶信息等)的保護意識的增強，將可以為企業維持更多穩定而忠誠的客戶，并進行長期穩定的合作，也會開拓并創造更多機會和真正有合作意向的潛在客戶溝通。留得住老客戶并發展新客戶。

　　3. 用GrapeCity實施的outlook和Microsoft CRM的整體解決方案，業務員或相關管理人員對于郵件及其它相關賬戶數據的合理使用和管理，真正實現了統一、實時、監控 的目標。使之可以靈活調歷史原始信息(例如:歷史報價信息)，并根據需要隨時為各級管理者提供管理信息進行分析和新的商務談判。

　　4. 防止了責權不清帶來的內部管理混亂。在Microsoft CRM系統的權限管理 中可以明確設置多種權限。從而加強了企業監管力度。節約了不必要的人力成本投入。

    總結
    對于競爭激烈，百花齊放的外貿行業，尤其需要企業內部人員有意識地針對市場，針對不斷變化的市場需求，來不斷調整策略，不斷發掘自身企業以及資源的潛力，這不光只是擁有敏銳地觀察力，良好的分析力就能解決的，特別是當企業發展到一定規模，面對國際化競爭時，一定需要良好的企業管理工具來實現科學管理。所謂:“…… 存亡之道，不可不察也。”