提到出版社信息化建設(shè)的話題，許多業(yè)內(nèi)人都是一臉的凝重，從上個(gè)世紀(jì)九十年代開(kāi)始，出版業(yè)便開(kāi)始考慮計(jì)算機(jī)管理的有效性，并出現(xiàn)了單機(jī)版的基于DOS的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，這給了我們走出傳統(tǒng)管理方式的啟示。
    結(jié)論是肯定的，面對(duì)明確的資金投入和不確定的收益，我們?cè)谂腔仓锌缛肓硕皇兰o(jì)，漫長(zhǎng)的信息化道路卻不知通向何方。 

     管理困惑  
    因?yàn)橄嗤a(chǎn)品的企業(yè)之間存在競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，所以企業(yè)間的溝通是被隔絕的，甚至管理模式都成為企業(yè)秘密，使其管理差異明顯。出版社作為文化企業(yè)，它們之間的溝通甚為密切，甚至將自己的管理規(guī)定和各種文件印成冊(cè)，用作相互交流與學(xué)習(xí)。  AdCIS品牌營(yíng)銷網(wǎng)
    因此在相互學(xué)習(xí)與完善中，各出版社的管理模式大同小異，具備了在信息化建設(shè)中相互借鑒的有利條件。 

    出版社之間管理的相互滲透，使傳統(tǒng)管理模式相對(duì)完善，而人工管理難以解決的矛盾卻依然存在。 

   管理效率的低下隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)與出版總量的遞增日益突出，管理的不規(guī)范與決策的隨意性隨著人員規(guī)模、出版規(guī)模的不斷增加而攀升。 

    這一系列問(wèn)題反作用于出版社運(yùn)行效率，使之欲速則不達(dá)，一個(gè)不良決策往往需要多個(gè)決策來(lái)彌補(bǔ)，成本效益下降，出現(xiàn)增產(chǎn)不增收的局面。

    資源的浪費(fèi)進(jìn)一步加大，出版總量對(duì)選題的決策細(xì)度造成沖擊，字?jǐn)?shù)總量的考核與效益總量的考核在相互矛盾中催生低質(zhì)量選題。在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中，我們對(duì)市場(chǎng)的把握度越來(lái)越差，為此投入的成本越來(lái)越高，以至于國(guó)內(nèi)圖書出版行業(yè)多年來(lái)沒(méi)有大的起色，不得不廣播多收，以品種充斥市場(chǎng)，以庫(kù)存宣泄產(chǎn)值。 

    面對(duì)不確定的未來(lái)，恐慌是必然的，我們清楚地看到了自己的現(xiàn)狀，但不知道未來(lái)會(huì)怎樣。

    我們都明白“死穴”在哪里，那就是我們?nèi)绾伪苊饷つ繘Q策、盲目出版、盲目印刷。我們?cè)鯓犹岣吖ぷ餍剩鯓咏档臀覀兊某杀竞凸?yīng)鏈的總成本。 

    面對(duì)這些概念和那些紛雜的數(shù)據(jù)，靠拍腦袋，靠傳統(tǒng)管理模式，是不可能完成的。至此，出版社提出了新的課題—向信息化邁進(jìn)。 

    自主開(kāi)發(fā)一套管理信息系統(tǒng)要面臨許多關(guān)鍵問(wèn)題，如：項(xiàng)目周期長(zhǎng)、組織管理復(fù)雜、目標(biāo)需求單一、標(biāo)準(zhǔn)化推廣問(wèn)題等。 

    因此，我們放棄了自行開(kāi)發(fā)的想法，改由購(gòu)買和合作開(kāi)發(fā)。經(jīng)過(guò)對(duì)多家開(kāi)發(fā)出版軟件公司的考察學(xué)習(xí)，沒(méi)有找到任何一套完善現(xiàn)成的系統(tǒng)可用，只能另尋他途，即尋找合作開(kāi)發(fā)伙伴。
 
  我們的基本出發(fā)點(diǎn)是:合作伙伴應(yīng)具有多年的管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)和真實(shí)案例，具有一定研發(fā)能力及熟知出版業(yè)務(wù)的人員，系統(tǒng)起點(diǎn)高彈性好等。 

    經(jīng)過(guò)多方考察，我們選定了和佳公司作為合作伙伴。雖然他們有一套不完整的系統(tǒng)，甚至只是簡(jiǎn)單的發(fā)行管理功能，和無(wú)法正常使用的編務(wù)管理功能，卻讓我們看到了邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、思想到位、脈絡(luò)清晰的設(shè)計(jì)思路，因此，我們邁出了合作的第一步。 

    青島出版社在項(xiàng)目規(guī)劃中，充分考慮了各種因素可能帶來(lái)的一系列影響，包括人員結(jié)構(gòu)的影響，崗位整合的影響，核算的影響等。本著總體規(guī)劃，分步實(shí)施的原則，將整個(gè)編務(wù)流程，發(fā)行流程，財(cái)務(wù)流程，甚至管理流程等，統(tǒng)籌規(guī)劃。 

    在實(shí)施規(guī)劃中，為避免上游編務(wù)數(shù)據(jù)落空及下游發(fā)行數(shù)據(jù)空位等，造成工作斷檔，我們首先從發(fā)行業(yè)務(wù)開(kāi)始實(shí)施，導(dǎo)入全部在出售圖書基本信息，從系統(tǒng)做單。最后開(kāi)始編務(wù)、財(cái)務(wù)、管理等的實(shí)施。 

    進(jìn)行信息化改造，是要將語(yǔ)言邏輯與行為邏輯等變成計(jì)算機(jī)邏輯，對(duì)于管理行為中由感情因素，甚至其他因素造成的許多不規(guī)范行為，計(jì)算機(jī)是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。 

    這就需要我們將管理行為規(guī)范化、制度化，將管理流程進(jìn)行合理組合調(diào)整，使之邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、精細(xì)高效，這就是流程再造。

    實(shí)施信息化是一項(xiàng)技術(shù)難度不算高的工作，但卻是一道管理實(shí)施難度很高的綜合題。 

    其一，流程再造是對(duì)管理行為和管理主體的改革，很顯然，這是一把手工程，沒(méi)有尚方寶劍是不行的，即使有了尚方寶劍，沒(méi)有CIO的地位和資信，也是行不通的。 

    其二，日常工作與系統(tǒng)實(shí)施是一種矛盾沖突，被實(shí)施者完全有理由拒絕接受，這需要我們通過(guò)各種途徑讓被執(zhí)行者從感情上接受改造。 

    其三，新舊流程的銜接點(diǎn)與切換時(shí)間很難把握，需要我們做到脈絡(luò)清新、計(jì)劃到位。整合后的流程也需要不斷磨合與協(xié)調(diào)，使人機(jī)系統(tǒng)更加友好。 

    隨之而來(lái)的這種必然也是可喜的，我們的流程信息化再造凸現(xiàn)了很多特點(diǎn)。規(guī)范性差，靈活性好，是人工管理的最大特點(diǎn)，計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)恰好相反，管理靈活性差，不會(huì)摻雜情感因素等，管理規(guī)范性、協(xié)調(diào)性和時(shí)效性好。 

    因此，在編務(wù)管理環(huán)節(jié)，我們僅用13個(gè)計(jì)算機(jī)管理環(huán)節(jié)可靠地替代了人工管理的21 個(gè)環(huán)節(jié)，大大縮短了流程、提高了流速。  品牌營(yíng)銷網(wǎng)

    在印刷管理環(huán)節(jié)，過(guò)去要有兩個(gè)人開(kāi)具付印單，手填手算的差錯(cuò)難以避免，工作效率很低。 

    改用系統(tǒng)后，圖書信息來(lái)源于編務(wù)環(huán)節(jié)，原料、工價(jià)等信息來(lái)源于系統(tǒng)和虛擬庫(kù)，現(xiàn)在一個(gè)人完全接管，并且在兩年的時(shí)間里，印量翻了一倍，仍然由一個(gè)人操作，平均開(kāi)單時(shí)間是過(guò)去的十分之一，差錯(cuò)為零。 

   稿費(fèi)的管理也有了質(zhì)的改變，系統(tǒng)包含了作者信息和合同信息，杜絕了稿費(fèi)的重開(kāi)、錯(cuò)開(kāi)和多開(kāi)等問(wèn)題。經(jīng)初步估算，目前每年帶來(lái)的直接經(jīng)濟(jì)和管理收益可收回1-2倍的系統(tǒng)投資。

    編務(wù)、印務(wù)、發(fā)行、財(cái)務(wù)、供應(yīng)、管理等系統(tǒng)運(yùn)作到位后，一個(gè)完整的管理信息系統(tǒng)就算完成了，但是并不完善，管理信息系統(tǒng)的真正意義，并不僅僅把手工操作轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)上，而是將過(guò)去迫切想做的，利用人工難以做到的，大量數(shù)學(xué)運(yùn)算、邏輯運(yùn)算等，移植到計(jì)算機(jī)中去。

    對(duì)數(shù)據(jù)的挖掘、分析，直至模擬、決策、預(yù)測(cè)等是我們信息系統(tǒng)的終極目標(biāo)，衡量ERP系統(tǒng)的成功與否，也在于此。 

    就像我們無(wú)法保證任何決策做到百分之百正確一樣，ERP的人機(jī)系統(tǒng)是不會(huì)有百分之百的成功。因?yàn)樵诿總€(gè)環(huán)節(jié)對(duì)我們的工作都有不同程度的促進(jìn)，經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益明顯，我們的ERP系統(tǒng)是成功的。 

    反思變革 

    實(shí)施管理信息化是一把手工程，涉及人權(quán)、財(cái)權(quán)、物權(quán)和管理權(quán)的整合，如果沒(méi)有一把手對(duì)系統(tǒng)功能的深切理解和堅(jiān)定信念，系統(tǒng)難以順利實(shí)施。 

    項(xiàng)目負(fù)責(zé)人起到承上啟下、黑白相接的作用，要有誠(chéng)懇堅(jiān)定的信念，清晰的思路，善于解決問(wèn)題，溝通關(guān)系。

    系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和調(diào)試過(guò)程漫長(zhǎng)，進(jìn)入試用期時(shí)員工怨聲載道，全盤否定，甚至將自己的工作失誤歸罪于軟件系統(tǒng)。這種現(xiàn)象是必然的，一把手必須充分理解和支持，避免出現(xiàn)僵持與對(duì)峙。  品牌營(yíng)銷網(wǎng)

    權(quán)限管理遵循先緊后松的原則，責(zé)任到部門。發(fā)行、財(cái)務(wù)、倉(cāng)庫(kù)等前期平帳處理。如有其他管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，只能將庫(kù)存等基本數(shù)據(jù)導(dǎo)入新系統(tǒng)，在途等過(guò)程數(shù)據(jù)在原系統(tǒng)中并行核銷。 

    操作培訓(xùn)將集中培訓(xùn)與個(gè)別培訓(xùn)相結(jié)合，認(rèn)真聽(tīng)取用戶意見(jiàn)，特別是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層的培訓(xùn)，要當(dāng)成一次有效的溝通與交流機(jī)會(huì)，認(rèn)真聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)的需求，并加以完善。

    青島出版社信息化建設(shè)是在陌生中不斷探索與學(xué)習(xí)，一步步走到今天，肯定存在許多不盡人意的地方，希望有機(jī)會(huì)與同行相互交流學(xué)習(xí)，打造一個(gè)更完善的管理系統(tǒng)。