對于一個身處中國紙業激烈競爭中的中小型企業來講，如何通過資源整合有效降低成本，充分發揮優勢，是一個關系到生存和發展的問題。而IT信息化建設在其中扮演了重要的角色，即使在早期缺乏系統規劃，當面臨關鍵的發展階段時，整合資源的需求就會變得格外突出。廣州市堯豐紙業就是這樣的一家公司，一個迅速成長起來的中型公司，正面臨集團化發展的關鍵階段，其信息化對業務和資源的整合作用很有典型意義。 

    看清現狀 尋求解決

    從中國目前的紙張銷售情況看，它具有很明顯的總量大、人均低、依靠進口的突出特點。據統計，中國每年紙張和紙板的總消費量約為3500萬噸，居世界第二位。且自1996年以來，這個數字就一直高于國內的生產總量。但從年人均紙張消費量來看，中國人均26公斤的水平僅為世界水平的一半，與發達國家的200-300公斤相比，顯然還有很大的發展空間。而2001年中國紙品進口用匯就已經達到了66.4億美元，成為全國三大用匯產品之一。所以，中國紙業市場的巨大潛力，吸引了國外眾多紙業巨頭的目光，他們紛紛與國內的一些企業合資或直接投資發展紙業，而這其中就包括廣州市堯豐紙業有限公司。

    廣州市堯豐紙業有限公司是一家以批量發售工業用紙為主的紙業銷售公司，它于2年前成立，現有200多人，另具備一家300人左右的煙盒印刷廠，是一個發展情況良好的企業。公司的主要業務，是根據客戶需要將工業用紙進行分切分裝，再銷售給一些小的批發商，同時也有很多業務直接面向作為他們終端客戶的印刷廠。紙張的貨源以境外造紙廠居多，而批發業務又基本維持在走量上，所以堯豐每天的合同、訂單、出貨單、入庫單等不計其數。目前，公司按職能不同劃分為：營銷部、倉庫部、物流部、采購部、客戶服務部、市場部、財務部、管理中心（含企業發展部、人力資源部、審計部）等近十個部門。它們大都需要用打印機來完成業務記錄，所以一方面這些部門科室的打印機數量數不勝數，另一方面其打印需求的側重點更是各不相同。

    打印組合應用顯成效 

    最開始在信息化過程中考慮資源整合，是體現在打印機的組合采購中。作為一個紙業銷售公司，堯豐紙業各部門按需匹配打印機的情況非常具有代表性。而出于對這方面的考慮，他們則必須選擇同時具有兼容性和功能性的品牌產品。在不斷的應用實踐中，他們最終選擇了HP的商用打印機系列，并形成了忠誠購買。不同的打印機產品，逐一配備在各自的科室辦公環境下，滿足著不同的應用需求。

    1、強負荷的營銷部。營銷部是平時出單量最大的部門，每天的合同、訂單、出貨單、入庫單都要在營銷部打印，是公司的經營命脈所在。營銷部配備了2臺HP LaserJet 1010激光打印機，這種打印機的特點是，首頁輸出和打印速度都非常快，而且經濟實惠，占地又小，所以用在打印合同單據方面非常適合。同時，它更有5,000頁的月打印負荷，來滿足營銷部的海量打印工作。并且，平均3盒墨粉/臺/月的消耗量在持續打印的情況下也依舊保持著穩定的運行狀態。

    2、多任務的綜合辦公區。堯豐的辦公區為兩層，而主要的大型復印機都在一層的營銷部，二層所包括的倉庫部、物流部、采購部、客戶服務部、市場部等，就統一由1臺HP LaserJet 3020激光一體機來完成日常的工作。因為是辦公區，所以對效率和功能性的要求更加偏重一些，這正好符合了HP這臺激光一體機的特點，從打印、復印再到掃描的三位一體設計，不僅節省了辦公空間，而且更高的打印品質和打印速度的整體提升都大大增強了各部門對繁重業務的應變能力。

    3、高效率的管理中心。管理中心的職責有些特殊，它涵蓋了企業發展部、人力資源部和審計部。一方面他們要做好整個公司的宏觀調控工作，另一方面他們也是公司對外的形象窗口。所以，堯豐為這三個部門配備了一臺HP Business Inkjet 2300商用噴墨打印機，其最突出的特點就是首頁輸出快所帶來的高打印效率，這在噴墨打印機中是相當可觀的。同時，優秀的彩色打印質量使三個部門的工作更易于表現出色，而穩定、經濟的優勢也可以配合網絡無縫連接，滿足共享的實際需要。

    4、低成本的小部門。像財務部這樣高私密性和低負荷的部門，配備一臺單獨的打印機是非常必要的。不過出于成本的考慮，用一臺換代產品HP LaserJet 6L激光打印機就足夠了。還有一個2人小部門，用的是HP InkJet 3500彩色噴墨打印機，也是基于成本和夠用原則。

    正如堯豐紙業IT系統管理員謝慶吟所說："我們這樣的企業在成長過程中必然要考慮成本與效率兼顧，通過不同產品對應用需求的組合配置，能最有效的整合資源，節省成本。"這里談到的成本包括各個層面，一方面是硬性成本，比如總體來講激光打印機的耗材使用成本比噴墨要低；另一方面是軟性成本，產品的低故障率節約了維修費用，同時也避免了不必要的人力和時間上的浪費。最初購買時，謝慶吟主要參考了同行的口碑介紹，在使用的過程中才真正感受到HP產品的性能穩定、故障率低，用得很省心，這樣就逐漸成為了HP的忠實用戶。

    集團化整合在即

    目前，廣州市堯豐紙業有限公司分布于廣東省內各地的若干個辦事處，以及正在籌備中的下屬公司已經具有一定的數量，而它也即將面臨集團化整合這一關鍵環節。如何有效地規劃好各方資源，管理客戶數據，并進行優化組合，是擺在堯豐面前迫切需要解決的重要問題之一，而作為企業信息化進程中的IT產品、解決方案，也需要隨著集團的組建進一步完善。HP推出了一系列相應的解決方案，如HP靈動倉庫管理系統（WMS）、客戶信息系統（中型數據庫應用）Oracle 解決方案和企業應用進銷存系統（大型數據庫應用）解決方案，則是在相關庫管、物流領域提出的更具針對性和專業性的綜合治理辦法。

    此外，對于今后集團化企業不可避免的數據安全性保護問題，HP也提出了象HP單鍵災難恢復解決方案、HP自動備份解決方案和HP企業備份解決方案這樣的數據管理辦法，而在網絡安全方面，HP則推薦靈動安全－SAFE IP網絡安全解決方案和中小企業防火墻產品解決方案等。

    目前，中國有很多成長中的公司已經順利走過了萌芽與初創期，他們正在向著更加成熟和完善的大集團合并上邁進。而隨著他們發展的步伐，業務對信息化程度必然會提出更高的要求。在面臨挑戰和機遇時，更多的企業都需要通過資源整合獲得新的競爭力，信息化將為企業插上騰飛的翅膀。