直擊行業管理難點

    西可通信是一家民營高科技集團型企業，主要從事信息通訊產品的研發、生產及銷售。西可通信擁有多家生產廠和貿易公司，年營業額達到數十億元。公司生產的主要產品有移動電話、GSM 無線公用電話系列、GSM/GPRS模塊，提供客戶定制產品和一站式服務。在廣東河源工業園內，西可通信擁有移動電話組裝工廠、SMT自動貼片工廠、模具和注塑噴涂工廠，其GSM移動電話機的設計產能達到每年1000萬臺。

    作為一家典型的電子生產企業，西可通訊具有電子制造行業管理普遍存在的特點。提前預防并盡早發現呆滯料，是西可通信管理中的一個不易解決但必須解決的難題。首先，西可通信生產所需的電子元器件包括電阻、電感、電容、二極管、三極管等。這些產品須符合行業標準，通用性很強，對下游廠商的選擇空間比較大，但這使得西可通信的采購管理非常復雜。其次，客戶訂單變更、產品版本更新、供應商供貨超量等多種因素，造成西可通信的很多舊材料不能再使用，形成庫存呆滯。尤其在銷售出貨或采購入貨時，常常伴隨著大量的備品出入庫，很難進行數量與賬款的有效管理。另外，電子業材料型號、規格繁多，使得盤點工作繁重——盤點周期長，甚至需要現場停工，倉庫凍結，嚴重影響正常作業。但是，由于部分零部件價值很高，必須進行嚴格的管控。

    更新換代的不斷加速給手機的生產管理帶來了許多挑戰。由于手機更新換代的速度越來越快，新產品的生命周期不斷縮短，而一些進口物料的采購周期又較長。這形成一對難以調和的矛盾。工廠按訂單組織生產，如何才能實現9天出貨的預期目標，同時盡可能地減少庫存呆滯，是西可通信管理者最為關注的問題。
 
    此外，替換料的管理在西可通信也是個難點。西可通信生產一款手機的電子原材料往往達到一兩百個，替代料在訂單中普遍存在。替代料在使用時由工程人員來區分，而由采購部門來考慮料品的性價比，即便是相同功能的物料也有可能來自不同的上游供貨商。

    一般的替代料管理大多出現在庫存環節，而西可通信卻集中在工單環節。比如說，某一物料在一個BOM（物料清單）中是首選件，而在另一BOM中卻可能是次選件，形成了非常復雜的替代關系。這種情況一方面需要通過軟件的程式設定來適應，另一方面也需要企業自身的流程變更、供應商管理等工作進行系統的配合。

    小試牛刀改變手工作業

    為此，西可通信一直把信息化提到相當的高度來建設，先后投入上千萬元，有計劃有步驟地建設和改造信息化系統。

    2006年，西可通信實施了神州數碼的易飛ERP。西可通信負責信息化項目實施的經理陳斯美介紹說：“在易飛上線實施之前，西可通信做了大量的準備工作。最初，我們抽調了幾個人組成數據處理中心，專門負責數據的輸入、輸出工作。整個工作的流程還是按照原來的走，不過中間多了個數據處理的環節。各部門的數據必須在數據處理中心進行輸入。”陳斯美介紹說，數據處理中心的每個工作人員負責一個工作環節，庫房、物料、采購、計劃都有專人跟進。在這個過程里，西可通信對人員、編碼和流程都做了充足的準備。數據處理中心的這幾名員工，在后來的信息化建設過程中分別負責所負責環節的人員培訓、指導工作，成為各個環節信息化建設的骨干力量。

    通過易飛ERP的實施，西可通信很大程度上改變了傳統的手工作業，及時準確地把數據輸入ERP系統，保證了物流和信息流的一致。遇到問題時，再也不會像以前那樣各部門相互推諉，在一堆厚厚的工單和領料單里費勁查找了——打開系統，所有的進出料記錄都一目了然。

    值得一提的是，易飛ERP的應用，很好地解決了西可通信庫存管理中的替換料管理難題。來自神州數碼的實施顧問憑借對行業的了解，在易飛ERP的基礎上進行了二次開發，通過一定的流程設置，將復雜的替換料程序通過系統實現了自動化處理。

    此外，對西可通訊來說，易飛ERP的實施應用更重要的是樹立了員工的信息化意識，培養出了一支難得的信息化隊伍。

    集團化催生系統升級

    在生產廠上線易飛ERP以后，西可通訊還面臨集團化的管理需求，要求其信息化建設要邁上一個新的臺階：建設大型的集團化信息管理平臺，把河源電子廠、河源模具廠、香港西可、深圳賽貝、香港賽貝等五個不同的單位納入ERP的統籌范圍，讓各分公司的管理在統一的大平臺下實現規范化、明晰化，讓集團信息更加完備、統一，為公司決策、訂單計劃提供明確的依據。此時易飛ERP已經不再能滿足西可通信的管理需求。于是，西可通信希望把易飛ERP全面升級為更為高端的系統——易拓ERP，從而滿足公司集團化管理的需要，實現跨工廠跨地域管理，使信息化建設與公司的快速增長保持同步。

    2007年6月，西可通信啟動了易拓ERP項目。西可通信首先進行了進銷存、生產和財務等模塊的培訓。緊接著，項目組對流程進行討論，并在此基礎上進行二次開發。10月，項目組完成了系統模擬和基本資料導入工作。2007年11月，進銷存和生產模塊正式上線。年底前，應收、應付、總賬模塊也都一一成功上線運行。

    流程的梳理，是西可通信實施易拓ERP的一個難點。在實施易拓ERP之前，西可通信的工作人員經常因為生產廠的現場物料管控問題發生爭執。原來西可通信的生產部門通過手工開具的借料單向倉庫借料，等生產完畢以后再以退料的方式來處理余料問題。西可通信經常會接到一些很急的訂單，為了趕工期，相關工作人員有時會在沒有打工單的情況下就直接借料、出庫、入庫，然后再補單。乍一看，這好象是為了盡快完成訂單，提高工作效率，但是這樣操作經常會發生漏補單的情況，造成倉庫的實際物料和賬目記錄的嚴重不符。久而久之，這造成庫存的積壓和資金的占用，進而影響公司的資金流動和正常運轉。

    為了改變這種混亂的狀態，西可通信管理層出面對業務流程進行重新梳理，并將新流程固化到系統中以推行下去。ERP的應用，改變了西可通信原來混亂的工作流程——系統要求工作人員在每個關鍵控制點必須先制作工單再進行實際操作，保證了進、銷、存和生產等關鍵環節的良性運作。

    易拓ERP上線后的另一大顯著成效，就是實現了西可通信香港地區和內地之間的跨區管理，特別是不同貨幣之間的順暢過渡。以前，西可通信深圳公司和河源公司的定價模式完全由香港公司的體系來定，而報價則是從深圳的銷售公司出來，由于定價和報價所用的貨幣不一樣，很容易造成混亂。易拓ERP的應用，幫助西可通信實現了產品在香港地區核價以后，通過系統在深圳、河源等地就可以得到兌換后的價格，有效解決了定價體系的問題。目前，西可通訊已將集團化的管理平臺初步搭建起來，集團財務有了明顯的加強。

    “目前，西可通信已經搭建好了強大的信息平臺，但是系統功能需要經過逐漸磨合和優化后才能發揮出最大效益。現階段最讓我們有成就感的就是，系統理順了各地分公司的操作流程，分布在深圳、河源和香港等地的分公司都可以做到數據的共享和統一的管控。現在，西可通信已經向神州數碼續購了ERPⅡ系列產品，包含PDM、HR、CRM等模塊。此外，公司還計劃上線一套電子商務系統，從而實現由內到外的全面信息化管理，將集團的信息化戰略進一步推向縱深。”陳斯美滿懷信心地說。