新華社辦公信息化已經歷八年的風雨，從最早的信息電子化至如今的協同平臺化，從最初的探索應用到如今的普及推廣，無論從管理理念、技術架構、認識水平都有了質的飛躍。但隨著信息化腳步正以幾何級的速度的向前邁進，人們對信息化這一用以提高工作效率并推動生產力發展的有效手段也提出更高的要求。
    知識管理以智力為資本、以信息化為要素的管理方法論引領著我們進行新的辦公信息化發展的探索思路。
    一、 知識管理的定義
    知識是一種有價值的信息。價值針對每個人與每個企業而言都有所差異，因此對知識的理解也存在差異，任何信息都有成為知識的可能性。從知識的發展而言，早期的知識主要來自于紙質文檔等非結構化元素，包括書本、公文、圖表、合同、字據、材料、規范為主，顯著的特征是靜態結果；隨著電腦的普及，數字化信息或者電子信息已經成為主導，知識來源已大大擴展，包括多媒體、數字庫、結構化表單及其它更多無形的元素等，例如管理經驗、業務方法、企業文化、職工技能等。
    “企業知識財富是企業主要競爭優勢的來源”這一點已經被越來越多的人接受。安德魯.卡內基曾說過“在一個組織內，唯一不能被替代的資產是組織的知識和她的人員。”，可以說新時期的知識已成為企業運營管理的最大資本，更是推動社會發展的新動力。
    知識管理（Knowledge Management，KM）伴隨著知識經濟應運而生，即系統的利用信息內容和專家技能，從而在大量信息中進行知識挖掘以及對人的隱性知識，進行知識的獲取、傳播、共享、利用、創新等有關連續管理過程，改進企業創新能力及快速響應能力，提高生產效率和技能素質，以促進經濟和社會發展的理論與實踐。
    從實踐層面上來說，知識管理一方面就是通過獲取信息化手段將企業內外部的各種信息、數據、文檔等綜合起來，實現知識的發現與利用；另一方面即結合知識相關的活動進行充分的管理和支持，把知識本身、使用知識的人、傳播知識的活動等各方面的資源協調統一起來，強調信息向知識價值增值過程。
    二、 知識管理在辦公信息化領域的結合
    辦公信息化經過十幾年的發展，已進邁進協同OA的新時代。通過協同化的辦公信息化平臺，可以實現跨組織跨部門及人與人之間的資源共享、便捷溝通，讓人們體會到協同帶來的高效與便捷，推動了管理進步與服務創新。然而，如何從辦公信息化的過程中挖掘到更多的信息，創造更多的價值，充分發揮職工的特長與能力，并帶動企業的發展是我們新的思考焦點。
    知識管理與辦公信息化的融合并以此為理念的新一輪系統建設與推廣是解決該問題的優選方案。知識管理在信息化系統中不是獨立存在的，知識管理更像是一種管理思想，貫穿于信息化建設的整個過程，是聯系眾多資源、管理者、業務人員及企業整體的橋梁。
    在傳統信息化建設過程中，往往所有的動作都是圍繞著具體的事務來進行的，而辦公信息化的目的也在于幫助企業擺脫部分手工工作，在一定程度上提升業務效率。傳統OA中的信息是以單純的文檔、或靜態數據等形式存在，信息的覆蓋面和覆蓋深度十分有限，難以將其凝練成知識，更無法建立很好的知識管理體系。而以知識管理為導向的新一代辦公信息化系統不僅提供基本的信息和事務管理平臺，還關注這些信息和業務過程中所包含的知識，并利用一系列知識管理工具實現對其的獲取、轉化、存儲和利用，以支持企業知識型組織的建立。應該說，引入知識管理是辦公自動化領域的一場革命，必將給辦公信息化帶來更高層面的應用價值。
    三、 知識管理的主要實施過程
    一個企業的知識鏈通常包括知識的識別、獲取、開發、分解、儲存、傳遞、共享以及知識產生價值。那么又如何實施知識管理信息化呢？我們認為知識管理信息化的主要包括認知、信息積累、知識挖掘、知識運用、規范化發展五個步驟。
    首先，認知是企業實施知識管理的第一步，主要任務是了解企業的管理現狀及整體信息化水平，確定實施方向，逐漸樹立企業知識管理的遠景規劃目標。在這階段，最重要的是掌握企業知識管理實施的背景及進行企業戰略發展的規劃及目標。信息化的過程是個流程再造及管理適應的過程，若不了解企業自身的情況，就盲目將信息化推進至一個很高的階段或無序引進知識管理戰略將很可能不適應企業的發展要求，甚至可能導致產生信息化成為一種負擔，而知識管理更是無法取得一個良好的效果。
    隨著信息化過程的邁進，信息積累是進一步走向知識管理的重要步驟。傳統的信息沒有有效的手段可以進行分類、識別、歸檔、存儲及綜合利用，而信息科學技術則使信息轉化為知識進而成為一種資本的源動力。信息管理將各種各樣的信息以一定的方式匯總、組織起來，方便人們利用計算機來查詢和檢索。將企業內部的人事、資產、財務、公文、檔案等各方面的信息進行積累，并將它們相互關聯，使信息成為知識的源泉，是知識管理實施步驟最重要的基礎。
    知識是由信息而來，它是通過信息的提取、識別、分析和歸納轉換而來的，故信息管理是知識管理的基礎，知識管理則是信息管理的延升和發展。完成一定的信息積累后，知識的挖掘則是展開知識管理實施的開拓步伐。錯綜復雜的信息一直隨著幾何級的基數快速增長。如何將信息轉化成為一種知識呢？
    每一個企業都有自己的管理方法、經驗、業務流程及企業文化，它們的體系及任務特性也各不相同，所產生的知識也有所差異。根據相應的流程特點及管理模式，將這些任務特性進行信息化的描述成為一種信息資源。結合信息檢索、分析及挖掘技術，進行適當的分類及抽取或形成一組問答序列，并將這些信息進行提取，形成解決某一問題域的數據集市，挖掘出一定的專門知識，作為決策的依據。
    針對不同的知識體系及應用特點,企業可根據自身的現狀及遠景規劃進行知識管理模式的分析并擬定合適的知識管理方法。在初步可率先選取適當的部門和流程，依照規劃基礎進行知識管理實踐，并取得知識管理的初步運用。在不斷總結完善的基礎上，繼而進行知識管理全面的溶入企業業務流程和價值鏈，實現學習型組織、頭腦風暴等知識管理提升計劃的全面運行。
    有了探索實踐為基礎，規范化發展階段既是知識管理項目實施的結束，又是企業知識管理的一個新開端，同時也是一個自我完善的過程。要完成這一階段，企業必須重新定義戰略，并進行組織構架及業務流程的重組，準確評估知識管理在企業中實現的價值。這一階段，企業開始意識到知識管理是企業運作的一種戰略，而且有必要成為綜合企業運作機制的一部分，從而把知識管理全面融入企業戰略、流程、組織、績效等管理體系。在此基礎上，知識管理將逐漸演變企業核心競爭力的一部分，有力促進企業每一位員工的發展。
    四、 結合新華社知識管理的實踐手段
    知識管理體系解決方案目標就是圍繞信息自動化，構造網絡管理中心，提高辦公效率，溝通內部信息等。因此，在確保安全性的前提下，方案應該充分利用計算機和通訊技術，使信息計算機化、網絡化，實現信息共享、協作和協調辦公，提高辦公效率和辦公質量，為管理決策層提供及時、準確、全面的服務。
    新華社有較好的信息化積累，從八十年代便一直致力于信息化推動業務發展與管理進步的源動力。按照“統一規劃、分期建設、先易后難、逐步推廣”的原則，新華社于2001建成了《新華社辦公信息化系統》，開啟了向辦公信息化管理邁進的新步伐。經過近八年的系統不斷完善及應用推用，現已初步建成了集日常辦公、信息發布、組織人事管理、資產管理、圖書管理、數字圖書、文書及人事檔案管理等多個領域及業務的綜合性辦公信息化管理平臺。隨著系統不斷的推廣，辦公信息化系統已經成為全社同志學習、管理、辦公的重要助手和工具，同時也提出越來越高的要求。
    通過知識管理理念的指導，我們開啟了新一輪辦公信息化的探索實踐。
    1、 進一步完善基礎信息資源數據庫
    通過多年的建設積累，新華社已初步建成了全社人事、資產、公文、日常信息等統一數據標準、統一數據存儲、統一維護管理的基礎信息資源庫，為辦公自動化向知識管理信息化發展搭建了扎實的信息資源保障。在基礎信息資源平臺的建設中，首先解決了長期以來數據不統一，無法共享的管理混亂狀態。通過系統的建設與應用范圍的不斷推廣及深入，一方面逐漸豐富了信息內容，另一方面信息資源的綜合利用不斷滲透到每個員工的日常工作、學習、生活的每個細節之中，又反過來促發了知識的產生。經過如此的反復，新華社的信息資源數據庫已初步形成具有自我增長與學習能力的知識庫。
    2、 協同化平臺是知識管理的基礎保障
    協同化的信息管理平臺是一個為整合內部資源，集成業務子系統，通過網絡技術及信息化手段，使企業各部門的職員、客戶和合作伙伴能利用該平臺實現信息共享和開展業務工作，實現信息發布、信息管理、業務流程、資源共享、消息及文件傳送等功能，是新一代網絡化信息服務的有效工具。
    通過隨需應變的協同化管理平臺，一方面將原本靜態的文檔表格、管理資料、財務賬目等引進從信息產生、演變、利用、再利用、清除這樣一個完整的信息生命周期的管理，提高了信息利用維度，另一方面，業務流程化自動化及強調協作溝通的有效工具則將管理模式推向了動態團隊的協同管理，由過去完全集中在一個辦公室、物理的協作方式變為跨部門、跨企業，跨地區、跨時區、跨網絡、跨系統的團隊協同模式。隨著信息與企業的融合，不斷深化了如何提高企業效率、積累企業發展經驗，信息的不斷匯聚運釀著知識的產生。知識分享刺激著企業管理理念的提升，以新經濟時代要求來塑造新的企業文化，使企業充滿活力，健康向上。總之，協同化平臺為推動知識管理提供了基礎的信息保障與有效工具，反之知識管理理念的不斷深入也不斷強化協同化平臺的能力提升。
    3、 內容發布及管理是知識管理體系的重要組成
    信息可以是文本、圖形圖像、Web頁面、政務文檔、數據庫表單、視頻、聲音文件等。應該說，信息是一個比數據、文檔更廣的概念，是對各種結構化數據、非結構化文檔、信息的聚合，這在某種程度上也包含了知識。信息采集是知識積累的基本方式，內容管理作為一種有效的信息采集方式在近年來獲得了飛速的發展，已經成為政府和企業信息化的基礎應用軟件平臺之一。內容發布及管理系統集成了信息采集、信息編輯、信息審核、信息統計、信息發布等功能，提供了電子文檔、圖片、音視頻等多種格式的結構化及非結構化信息的支持，成為知識管理體系的重要組成。結合多點采集、在線內容管理、安全的權限控制、便捷的檢索查詢及歸檔等措施，為知識提供了統一、高效、安全的資源存儲中心，實現信息共享、協作和協調辦公，提高辦公效率和辦公質量，為管理決策層提供及時、準確、全面的服務。2007年新華社全面引入了內容管理系統作為全社信息的采集及發布平臺，實現了網站化內容管理及多級站點應用,將信息積累模式推進至一個新臺階。
    4、 人力資源管理是知識管理的核心
    人既是知識創新的主體，又是知識的載體，因此，知識管理是一項與人打交道的密切關聯的管理活動，而人的問題往往是人力資源管理部門的關注焦點，所以知識管理與人力資源管理的進一步整合將是知識管理發展的最主要趨勢和最重要方面，人力資源管理即成為知識管理的核心內容。
    在企業發展過程中，顯性的知識往往來源于信息的轉化與抽取，而隱性的知識則主要存儲于職工的頭腦中。這些隱性的知識可能存在于人的實踐過程中、可能隨著對事物及知識理解的日益深刻而升華或可能在對知識的運用中創造，然而這些知識往不易被他人獲知，無法用語言文字準確描述。通過人力資源配置與利用、人力資源計劃與控制、人力資源招聘與選拔、人力資源培訓與發展、人力資源考評與激勵等有效管理手段，才能充分挖掘并充分將每個成員獨特的知識發揮出來，使人作為一種資本實現增值，成為企業創新的源泉。
    新華社的人事管理很長一段時間內一直停留在人事管理階段，側重于人的事的管理。自引進組織人事管理系統，結合人力資源管理戰略導向，我們開啟了人力資源管理改革的序幕。首先我們建立人力資源數據庫，實現人事數據信息化、資源動態管理及共享，滿足人事信息管理的需求。其次，我們實施人事崗位管理改革，依崗聘人、以崗定人、據崗考核，并依托于已建立的人事資源數據庫，通過業務流程方式實現電子化、信息化的人事業務流程管理。在此段，充分利用信息化手段，從崗位出發，以人作為一種資源進行計劃配置、培訓發展、考核獎評，探索人力資源戰略在新華社的管理實施。一方面一定程度上提升了新華社的人事管理水平，另一方面，從知識管理角度嘗試性進行了人的隱性知識挖掘。隨著管理的深化改革，輔助以信息化手段，我們將逐步實現全方位的知識共享，建立人力資源知識庫，為新華社的人力資源戰略管理提供輔助決策支持的依據。
    5、 流程再造將業務不斷深化適應改革
    在很長一段時間里，原有以控制、組織為主的集權型管理體制一直占據著主要位置，由于信息不對稱，總是高層管理者才能得到大量和有效的信息，而導致一個企事業的運行效率也來源于高層管理者指揮的效能高低。隨著信息化時代快速反應和個性化服務為導向將整體的管理體系及業務流程進行了徹底的變革。流程管理作為現代管理的先進思想和有效工具，隨著市場環境與組織模式的變化，在以計算機網絡為基礎的現代社會信息化背景下越發顯示出其威力和效用，經過流程的重組與業務的規范化分工產生的新的管理體系使更加適應市場競爭與發展的需要。
    在引入流程化的業務管理系統后，新華社進行了生產過程的重組并定制了相關規范方法，通過行政手段的調控使新華社的辦公管理業務更上一臺階。例如新華社的考核業務，原來手工制作報表、依托excel進行的統計始終使整體考核工作停留在文檔化階段，數據無法得到重復利用與提煉，業務開展更是沒有詳細規范的分工與合作。通過全社考核系統的推進，依托現有的考核數學模型進行了流程化的業務塑造，再配之以可行的管理規范，使考核工作更加規范化及自動化，大大改善了原有“一人種豆，十人數豆”的工作局面，提高了效率，更為今后的考核業務數據綜合利用及數據分析、領導決策奠定了業務基礎。
    通過新華社辦公信息化的實踐，不斷深化新華社業務流程再造過程，使新華社組織由“職能型”工作關系逐漸向“流程型”及“服務型”轉變，突破組織壁壘，超越組織框架，培養出新華社職工共同的價值觀和整體協作意識，為知識管理發展方向搭建起較好的組織管理體系。
    五、 以知識管理為導向推進新華社辦公信息化發展
    新華社辦公信息化的發展也是經歷很長時間的歷煉才取得初步的應用效果。為應對新的業務需求及管理模式，新華社辦公信息化將逐漸樹立知識管理的理念導向，探索新一代辦公信息化的實施建設。知識管理作為一種全新的理念已在信息化領域不斷產生影響，然而，知識管理不能僅作為一個項目，更是一個長期的持續改善的過程。在實際的實施過程中，我們預想它不會像單純業務系統建設或信息管理系統開發一樣能夠產生明顯而直接的作用，而是首先建立全面定義與正確表達的知識管理體系，再保證持續有效的投入與完善并得到高層管理支持，甚至還會涉及到流程和工作習慣的變革，涉及到如何將知識創新活動融入業務流程之中等一系列的管理適應的過程，才能夠真正建立起知識管理體系，并充分發揮知識管理引導新華社辦公信息化發展及應用的作用。