在位于北京中環世貿古色古香的北京同仁堂健康藥業股份有限公司（簡稱同仁堂健康藥業）總部，董事兼總經理俞俊的辦公室更是將古典發揮到了極致——辦公家具古樸雅致，還有不少古董。而在俞俊的辦公室門口，用的是人臉識別系統；在他辦公桌邊典雅的雕花盒子里，裝的是網線等高科技相關的東西；在他的電腦里，可以看到上千家銷售終端的實時監控錄像。
　　同仁堂健康藥業是百年老店同仁堂科技創新的一個典范，而在2009年實施的ERP和POS系統，更是讓同仁堂健康藥業邁開了智能管理的步伐。
　　ERP開啟二次創業之旅
　　同仁堂健康藥業是北京同仁堂（集團）有限公司所屬的十大公司之一，也是集團三大支柱公司之一。同仁堂健康藥業是以高新技術為主導，全方位發展的現代化企業，研發、生產、銷售傳統中成藥、參茸飲片、滋補類保健食品、普通營養食品等產品。
　　得益于良好的研發和市場建設，以及對產品品質的追求，同仁堂健康藥業于2003年4月注冊成立，到現在只有短短的6年多時間，營業額從3.2億元增長到30億元，擁有上千家零售終端。但是，俞俊卻面臨很大的管理壓力。
　　他介紹說：“我們在產品研發方面有很好的研發隊伍，每年都有30多個新品種推出來。在市場方面，我們建立了上千家不同形式的門店。可見，我們的產品研發和市場都沒有問題，最大的挑戰就是管理。”
　　之所以做出如此結論，是因為在過去的發展過程中，同仁堂健康藥業和我國幾乎所有傳統藥業企業一樣，采用的是比較傳統的人工管理方式，只是在日常管理中應用了一個已經應用了9年的定制的功能比較簡單的進銷存軟件。
　　盡管同仁堂健康藥業不斷對系統進行完善，但是隨著企業的飛速發展，系統已經不能支撐業務發展，數據的準確性也受到考驗。業務部門亟待擁有一個能夠提供準確數據的業務平臺。2008年底，同仁堂健康藥業已經擁有900多個零售終端，如果依舊采用傳統的手工作業，很難對所有這些終端進行很好的控制。
　　談到以往同仁堂健康的管理狀態，俞俊說：“我們不缺資源，但是依靠手工作業我們沒法把各種數據整合起來。”因此，信息化已經成為同仁堂健康藥業的必然選擇。
　　為此，同仁堂健康藥業將2009年定為基礎管理年，希望建立以人才、科技為支撐的智能管理體系。俞俊將ERP系統的實施和應用作為同仁堂健康藥業進行二次創業的重要舉措，幫助企業實現前端高效、后端有序的管理。他指出：“要建立這個體系，就要以ERP為基礎。有了這個基礎，我們宏偉的規劃才能得以實現。只有這個規劃得到實現，我們在傳統行業中運用現代科技手段來運營的理念才能得到實現。”
　　四招保證系統平穩上線
　　2007年，首席信息官俞睿璇來到同仁堂健康藥業時，IT部門只有5個人。“我們的信息化基本上從零開始。”俞睿璇介紹說。而在2009年3月至9月，同仁堂健康藥業用短短的半年時間就成功上線ERP和POS系統，其中ERP系統包含了財務、分銷和制造。之所以能做到這樣，主要取決于同仁堂健康藥業在系統建設時采用的四個有效策略。
　　策略一：軟件選型 磨刀不誤砍柴功
　　在2008年初，同仁堂健康藥業開始從價格、軟件與管理現狀的匹配度和實施難度幾個角度對ERP產品進行海選。他們把當前的ERP產品分成三類：國際化廠商的產品，如SAP、Oracle；國內知名廠商的產品，如用友、金蝶；國內區域性/行業性軟件廠商的產品。為了保證能夠選擇到合適的ERP產品，俞睿璇帶領選型小組每個月都出去看產品、看案例。
　　盡管俞睿璇已經想好同仁堂健康藥業最終要用成熟的國際化廠商的ERP產品，但是考慮到當時企業需求最緊迫的是零售管理，她希望先選一個中型的國內ERP產品以短平快地解決當務之急。后來，考慮到如果采用這種做法，在一年后可能還要面對選型的問題，無論是IT部門還是業務部門，壓力都會很大，同仁堂健康藥業最終決定一步到位。
　　與此同時，考慮到同仁堂健康藥業的零售終端都是自有門店，對門店管控的需求較高，同仁堂健康藥業決定在上ERP系統的同時再上一套POS系統。
　　2008年8月，當某國際廠商的ERP產品走入對自身需求已經非常明確的同仁堂健康藥業的選型組時，所有人都認為該產品與同仁堂健康藥業的實際情況非常匹配，特別是在看到該產品在化妝品企業雅詩蘭黛的實際應用之后。
　　策略二：系統實施 借船出海
　　同仁堂健康藥業深諳“三分軟件，七分實施”的道理。值得一提的是，在同仁堂健康藥業的信息中心，除了一個員工參與過ERP項目以外，其他員工都沒有ERP項目經驗。所以，對他們來說，選擇一個經驗豐富的實施合作伙伴更加重要。
　　正因為如此，同仁堂健康藥業選擇了在實施方面具有豐富經驗的IBM作為其戰略合作伙伴。“他們有一整套的方法論，不用我去想太多。”俞睿璇認為，IBM的經驗可以彌補她在ERP項目實施上經驗不足的缺憾。與此同時，俞睿璇還在簽約時特別強調要求經驗豐富的顧問劉運霞作為IBM方的項目經理。
　　俞睿璇認為，事實證明這種做法是正確的。在項目的籌備和實施過程中，IBM不僅為同仁堂健康藥業帶來了先進的管理理念，更幫助他們實現了業務流程的優化。俞睿璇透露，同仁堂健康藥業在實施ERP過程中，對200多個流程進行了重新梳理，劉運霞在此過程中起到了非常關鍵的作用。
　　策略三：系統上線 寧推遲不倉促
　　2009年8月，系統已經實施完畢。但是考慮到POS系統與門店的銷售密切相關，一旦系統出現任何問題，就可能直接影響銷售業績，俞睿璇在模擬測試問題不大的情況下還是頂著壓力決定推遲上線。
　　與此同時，項目組在IBM的幫助下用了74天在系統正式上線前搶出來一個信息中心幫助臺，并在上線前做了演練。幫助臺匹配了呼叫中心，除了接線員，項目支持人員還作為二線人員來協助幫助臺處理問題；二線人員不能解決的問題，內部顧問還作為呼叫中心的三線專家來處理。有了這個幫助臺，ERP用戶一旦在應用過程中發現任何問題，都可以在第一時間通過幫助臺來得到解決。相關人員將這些問題進行完整的記錄以供以后的業務參考。
　　2009年9月1日，經歷6個多月努力，同仁堂健康藥業的ERP和POS系統終于正式上線。因為聽說過很多企業在ERP上線切換時問題層出不窮而提心吊膽的俞睿璇，與IBM的實施團隊一起走訪了總部以及試點實施的門店。結果讓她非常滿意：財務沒有出現問題，業務也沒有出現問題，一切風平浪靜。
　　2009年的“十一”長假期間，同仁堂健康藥業的業務狀況非常喜人，營業額達到了當年春節的量。但是這種狀態卻讓項目組的員工非常緊張，他們都在擔心系統能否通過這樣大業務量的挑戰。最后，系統順利度過了這個應用高峰期。
　　“我們提出了運維提前的做法，打了一個有準備的仗。”提到系統平穩上線的原因，俞睿璇如是說。
　　策略四：人才培養 實戰練兵
　　盡管在系統實施過程中，同仁堂健康藥業充分借助合作伙伴的力量，但是他們并不是完全依賴IBM。“我們是邊實施邊建設團隊。”俞睿璇說。
　　在項目實施之初，同仁堂健康藥業信息中心的力量比較薄弱。為了保證系統的成功實施，同仁堂健康藥業充分利用信息中心以外的資源，對ERP和POS項目在內部進行了總動員，并且成立了由各部門主管組成的進度督導小組。同時，他們還將員工對項目的支持情況作為績效考核指標之一。
　　在系統上線前，對最終用戶的培訓是同仁堂健康藥業項目組的一項非常重要的工作。同仁堂健康藥業的很多業務部門的工作方式從沒有系統支持到依賴系統來工作，很多員工都很難改變原來的工作習慣去適應這種轉變。面對這個問題，項目組最有效的做法就是加強培訓。他們首先對18個關鍵用戶進行一對一的培訓，然后再讓這些關鍵用戶回到工作崗位后對本部門的最終用戶進行培訓。
　　“這些關鍵用戶，已經成為我們企業人才的第三梯隊，也就是我們的中堅力量。”俞睿璇透露。值得一提的是，不但很多關鍵用戶已經成為業務部門的骨干，還有一些關鍵用戶被吸收成為信息中心成員，成為原來人才力量較弱的信息中心的重要補充。
　　到目前為止，同仁堂健康藥業的信息中心已經從原來的5人壯大到今天的52人。俞睿璇說，同仁堂健康藥業還要培養內部顧問，因為企業正處于快速擴張時期，他們要為新門店成立后進行系統的快速復制做好準備。
　　向智能管理邁出第一步
　　到記者采訪時為止，ERP和POS系統已經在同仁堂健康藥業順利運行兩個半月。俞睿璇認為，ERP的成功上線，標志著同仁堂健康藥業向智能化管理體系戰略目標邁出了第一步，是傳統中醫藥行業進行信息化建設的一次有益探索。
　　系統首先幫助同仁堂健康藥業實現了信息流、物流、資金流和數據流四流合一，實現財務、業務的一體化；其次，幫助同仁堂健康藥業消除了信息孤島，實現了資源的統一調配；最后，系統促進了同仁堂健康藥業經營模式的轉變，從以往的以產定銷轉變為現在的以銷定產。
　　同仁堂健康藥業財務總監何瓊認為，上ERP系統后，受益最大的是財務部門。這主要體現在三個方面。第一，ERP幫助同仁堂健康藥業的財務管理從核算型向管理型轉變。她分析說，同仁堂健康藥業業務飛速發展，如果仍然采用原來的手工作業，工作量之大不可想象，現在通過ERP系統自動處理數據，財務人員不用再埋頭記錄數據，轉而關注數據的準確性和有效性。第二，財務管理更加縱深化，因為同仁堂健康藥業的業務包含從生產到物流，再到多種銷售終端、電子商務等內容，財務工作從單一維度的分析記錄要轉化為多維度的分析，從粗線條管理轉化為細節化管理，這靠手工作業是無法實現的。ERP給財務部門一個很好的財務核算工具，使財務工作更加細致、多元化。第三，實現了財務業務的一體化，使得所有數據都可以整合共享，提高財務管理水平。
　　將ERP系統和POS系統打通，讓同仁堂健康藥業市場部對門店的管理更加高效、可控。市場部的關鍵用戶介紹說：“我們可以從系統實時看到各個銷售終端的銷售、庫存數據。如果發現他們的庫存不足，我們就會提醒他們及時補貨。如果我們發現某款產品的銷售額特別低甚至為零，我們就會和門店的負責人一起討論到底是什么原因，商量相應的對策。”以前，門店一個星期給市場部傳真一次手工統計的數據，但是這些數據有可能跟實際的數據不一樣，市場部的工作人員經常要去門店核查數據。
　　采購部門的工作也有了很大的提升。相關人員可以從ERP系統上直接導入物料需求計劃，結合庫存情況生成采購訂單，而且每個產品都會顯示其可選擇的供應商。
　　俞俊認為，ERP是同仁堂健康藥業規劃的基礎，ERP的成功上線保證了企業的戰略規劃得以實現。他評價說：“現在我們的每個數字都是準確的，財務是垂直管理的，上千家零售店是可控的。我們的經驗告訴同行的兄弟們，傳統藥業也可以實現信息化管理。”
　　期待再次起航
　　信息中心幫助臺不但為同仁堂健康藥業ERP和POS系統的上線保駕護航，還能幫助信息中心在系統上線后為最終用戶提供統一、規范的服務。俞睿璇透露，系統上線后幫助臺還陸續收到來自一線的應用問題。值得慶幸的是，這些問題都是些操作、使用和需求問題，而沒有根本性的大問題。
　　到目前為止，信息中心幫助臺已經收到了1000多個問題，但是收到問題的頻率變得越來越小，而提出需求的比重越來越大。俞睿璇指出，目前是同仁堂健康藥業ERP項目的休整期，信息中心正在對這些問題進行歸納、整理，并將這些問題匯總到高管層，由他們對問題進行再跟蹤，助力管理升華。他們還將在ERP二期工程啟動的時候著手解決這些問題。
　　完善ERP系統只是同仁堂健康藥業未來五年信息化建設的一部分。在信息共享中心的規劃中，他們還將郵件系統、統一通信、工作流、審批流等內容整合到統一的協同辦公系統中，在企業內部實現無紙化的智能辦公。與此同時，為了更好地利用ERP系統所提供的數據，他們還將為管理層實施BI（商業智能）系統。
　　與此同時，在建的北京亦莊開發區同仁堂健康藥業新的辦公大樓已經規劃部署了新的數據中心。這為同仁堂健康藥業未來的信息化建設解除了后顧之憂。