歐麥公司是一家大型零售企業(yè)，成立13年至今，在全國(guó)陸續(xù)開(kāi)設(shè)了數(shù)十家賣(mài)場(chǎng)，年凈銷(xiāo)售額超過(guò)10億元。

　　如今的歐麥總部大樓共有6個(gè)樓層，700多名員工在此辦公。多年來(lái)，企業(yè)業(yè)務(wù)范圍擴(kuò)大，歐麥不斷為總部大樓購(gòu)置辦公設(shè)備，僅以打印機(jī)和復(fù)印機(jī)為例，高峰時(shí)曾共有120多臺(tái)，每個(gè)月的文印量高達(dá)30萬(wàn)頁(yè)左右。

　　亟需“管家”

　　添置的設(shè)備不但數(shù)量多，而且品牌、型號(hào)繁雜，管理起來(lái)耗時(shí)耗力。每個(gè)月，歐麥總部?jī)H文印設(shè)備耗材一項(xiàng)就要支出2萬(wàn)多元。并且，公司IT部門(mén)還安排了專人負(fù)責(zé)采購(gòu)不同機(jī)器所需的耗材、零件，配備了2個(gè)技術(shù)人員專門(mén)負(fù)責(zé)機(jī)器日常的維護(hù)。

　　盡管公司盡可能面面俱到，員工們卻仍是怨聲載道，“設(shè)備速度太慢了，性能也不好，總看到有人在修機(jī)器。”“換臺(tái)機(jī)器，操作界面又不一樣了，用起來(lái)真是麻煩。”

　　除此之外，員工對(duì)IT服務(wù)也頗有怨言，認(rèn)為機(jī)器報(bào)修后，得不到及時(shí)的服務(wù)。對(duì)此，歐麥總部IT部門(mén)的員工向《IT時(shí)代周刊》解釋說(shuō)：“通常情況下，輸出設(shè)備故障是IT服務(wù)中優(yōu)先度比較低的請(qǐng)求，一幢樓里這么多臺(tái)機(jī)器，我們有時(shí)真的忙不過(guò)來(lái)。而且，如果需要求助于生產(chǎn)廠家，我們更無(wú)法控制了。”據(jù)了解，目前銷(xiāo)售打印、復(fù)印設(shè)備的主流廠商，承諾的普遍是24小時(shí)之內(nèi)登門(mén)服務(wù)。

　　歐麥意識(shí)到，做自己并不擅長(zhǎng)的工作太費(fèi)時(shí)費(fèi)力，它需要為此找個(gè)專業(yè)的“管家”。

　　外包出去

　　為了找到稱心的“管家”，歐麥成立了項(xiàng)目組，項(xiàng)目組成員經(jīng)過(guò)考察后發(fā)現(xiàn)，他們需要的不是硬件供應(yīng)商和服務(wù)商，而是全能“管家”。最終，日本數(shù)字辦公設(shè)備解決方案提供商理光公司被納入了歐麥的視野。

　　“一個(gè)企業(yè)的發(fā)展要面臨眾多挑戰(zhàn)，這些挑戰(zhàn)一方面來(lái)自自身，另一方面來(lái)自社會(huì)對(duì)企業(yè)的要求，”歐麥的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人表示：“理光的TCO(總體擁有成本)和TGOS(綠色辦公解決方案)，使得我們解決了當(dāng)前面臨的挑戰(zhàn)，也有助于我們實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。”

　　對(duì)于歐麥來(lái)說(shuō)，企業(yè)自身的挑戰(zhàn)就是降低打印、復(fù)印成本，提高設(shè)備工作效率，社會(huì)的要求則是企業(yè)的社會(huì)責(zé)任——實(shí)踐綠色I(xiàn)T。

　　TCO是一種企業(yè)在評(píng)估潛在投資時(shí)經(jīng)常采用的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，有助于企業(yè)實(shí)現(xiàn)投資最小化。然而，傳統(tǒng)的評(píng)價(jià)方法過(guò)于重視低成本，容易使企業(yè)走進(jìn)因成本失利益的誤區(qū)。在和歐麥的前期接觸中，理光強(qiáng)調(diào)成本控制只是其TCO的一部分，更重要的是平衡效率和管理，因?yàn)闊o(wú)論客戶規(guī)模大小、歸屬何種行業(yè)，其需求不是一成不變的，理光會(huì)不斷根據(jù)客戶需求的變化來(lái)調(diào)整方案和服務(wù)。而TGOS為理光自有，它旨在協(xié)助用戶在有效控制成本的同時(shí)降低環(huán)境負(fù)荷。二者結(jié)合正好滿足歐麥的需要。2009年初，歐麥項(xiàng)目正式啟動(dòng)。

　　“設(shè)備數(shù)量多、成本高、管理難，且效率低”。這是理光重點(diǎn)客戶銷(xiāo)售部解決方案推進(jìn)科經(jīng)理孫翀對(duì)歐麥總部打印、復(fù)印設(shè)備工作狀況的第一印象。雙方項(xiàng)目組成員一起制定了解決方案，共涵蓋設(shè)備監(jiān)控、用戶管理、計(jì)費(fèi)報(bào)表和安全控制四大部分。

　　計(jì)費(fèi)報(bào)表涉及到打印成本，它自然是歐麥最關(guān)心的內(nèi)容。通俗地講，歐麥相當(dāng)于租用理光的設(shè)備，只管使用，不用操心采購(gòu)耗材、日常運(yùn)維的事，租金以按頁(yè)計(jì)費(fèi)的方式支付。為此，智能化的費(fèi)用報(bào)表能讓歐麥隨時(shí)清晰掌握和控制費(fèi)用支出，真正做到清楚地花錢(qián)。

　　一個(gè)半月后，整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施完畢。

　　從120臺(tái)到20臺(tái)

　　之前，歐麥的打印機(jī)、復(fù)印機(jī)多數(shù)是中低檔的單一功能設(shè)備，現(xiàn)在，原有設(shè)備被20臺(tái)多功能一體機(jī)取代，打印、復(fù)印、掃描輸出，在一臺(tái)機(jī)器上都能完成。

　　通過(guò)軟件對(duì)設(shè)備進(jìn)行不間斷監(jiān)控，理光公司的管理人員能提前對(duì)設(shè)備故障進(jìn)行預(yù)判。一旦有設(shè)備出現(xiàn)故障，售后服務(wù)人員能夠在2小時(shí)之內(nèi)趕到處理。

　　同時(shí)，歐麥總部員工的門(mén)禁IC卡，既是歐麥規(guī)范設(shè)備使用的工具，又是生成計(jì)費(fèi)報(bào)表的根據(jù)。在黑白文件的輸出量上，歐麥對(duì)員工沒(méi)有特定限制，但費(fèi)用較高的彩色文件，員工要申請(qǐng)后才能獲得有限的輸出量授權(quán)。這既能防止文件打印后因無(wú)人認(rèn)領(lǐng)而造成浪費(fèi)，也保證了機(jī)密和重要文件的輸出安全。值得一提的是，員工在任意機(jī)器上刷卡都能輸出文件。

　　半年多的時(shí)間過(guò)去了，歐麥總部已經(jīng)體會(huì)到當(dāng)“租客”的好處，這一項(xiàng)的總成本更是較之前節(jié)省了21%。