關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)計及典型業(yè)務(wù)流程

    大型連鎖零售企業(yè)涉及節(jié)點多、地域廣、人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜。因此，如何保證業(yè)務(wù)流程的順暢流轉(zhuǎn)是系統(tǒng)首要考慮的問題。

    在系統(tǒng)中我們采用了“數(shù)據(jù)流驅(qū)動業(yè)務(wù)流”的概念，確保業(yè)務(wù)流程的順暢流轉(zhuǎn)。具體講，將數(shù)據(jù)庫技術(shù)和基于電子郵件的流程管理技術(shù)結(jié)合起來，利用內(nèi)部短信來串聯(lián)一項工作的不同階段。各種單據(jù)完成后，系統(tǒng)自動生成短信發(fā)送到下一階段的工作人員的郵箱中；下一階段的工作人員將在他們的郵箱中看到自己所負(fù)責(zé)工作的當(dāng)時狀況，并且可以選擇其中任意一項工作切換到相應(yīng)單據(jù)進(jìn)行處理。這樣既減少了信息的流轉(zhuǎn)時間，提高效率，也避免了因某一階段或崗位人員的原因而造成業(yè)務(wù)停滯。更值得一提的是，可以及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)的停至點，從而及時采取措施。

    1、價格體系

    各地消費(fèi)水平的參差不齊與貨源的多樣性，決定了連鎖零售企業(yè)商品價格的多樣性。因此，擁有一個大規(guī)模的多價格體系是一個零售連鎖企業(yè)賴以發(fā)展的必要因素。

    在系統(tǒng)中，可以設(shè)定不同的價格組，商品按區(qū)域、包裝不同可以有不同價格，同一商品在不同的門店可以有不同的價格，商品的價格也可有多種調(diào)整控制的方式，價格信息的變化可以及時、準(zhǔn)確地傳遞到需要的節(jié)點。

    2、科學(xué)與實用的編碼體系

    建立科學(xué)的編碼體系是連鎖企業(yè)信息系統(tǒng)實施中的核心問題之一，是系統(tǒng)擴(kuò)展、企業(yè)擴(kuò)張的基本前提。而對于大型連鎖零售企業(yè)來說，其最終用戶的習(xí)慣與水平是良莠不齊的，因此，實用的編碼體系與科學(xué)的編碼體系同樣重要。

    編碼體系包括組織機(jī)構(gòu)編碼、商品編碼、供應(yīng)商編碼、類別編碼、控制代碼、單據(jù)編碼等。對于基本信息編碼，如供應(yīng)商、商品等，系統(tǒng)保證編碼在全系統(tǒng)中的唯一性，以確保采購、配送等業(yè)務(wù)不出現(xiàn)“貨不對板”的情況，同時，還保證編碼的多樣性，以適應(yīng)不同的節(jié)點用戶。對于類別編碼，系統(tǒng)保證不同節(jié)點不同部門的分類需求。對于控制代碼，如管理節(jié)點的組織代碼、商品分類碼等，除要求統(tǒng)一的編碼規(guī)則外，還嚴(yán)格控制各節(jié)點對此類編碼的修改權(quán)限。

    總之，編碼體系充分體現(xiàn)了連鎖經(jīng)營對編碼的特殊要求，大大降低系統(tǒng)的復(fù)雜度和使用成本。在統(tǒng)一編碼方案、統(tǒng)一編碼管理與發(fā)放的原則指導(dǎo)下，三九連鎖體系絕大多數(shù)區(qū)域和門店的基礎(chǔ)編碼體系是一致的，這為今后系統(tǒng)整合和資源共享打下了堅實的基礎(chǔ)。

    3、統(tǒng)一、靈活的權(quán)限控制

    大型連鎖企業(yè)各節(jié)點的權(quán)、責(zé)必須明確清楚，并且要統(tǒng)一控制，否則容易失控。對于不少國內(nèi)連鎖企業(yè)來說，由于節(jié)點與節(jié)點用戶的復(fù)雜性，還必須考慮到每一最終用戶的責(zé)任與權(quán)利問題，否則更容易失控。面對形形色色顧客，零售企業(yè)還必須要有處理應(yīng)急事物的能力，否則會造成不必要的負(fù)面影響。因此，系統(tǒng)的權(quán)限控制也是連鎖企業(yè)必須要考慮的重要問題之一。

    該系統(tǒng)權(quán)限控制分為兩個層面，即功能權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限。系統(tǒng)不但控制了用戶對功能的執(zhí)行權(quán)限，如采購、采購審核、修改、打印等，還控制了用戶對數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限。

    4、商品管理

    我們獨(dú)創(chuàng)的商品分布體系使總部、區(qū)域總部、門店對商品的靈活管理成為可能。如同一商品在不同的門店可以有不同的定價、不同的采購權(quán)、不同的配送權(quán)等，符合連鎖管理的實際需要。同時，我們也支持條碼、店內(nèi)碼、助記碼、商品分類碼、分離類擴(kuò)展碼等多種碼種。另外，新商品的引入，一定會通過嚴(yán)格的準(zhǔn)入流程，保證商品信息的完整性。

    5、采購管理

    連鎖系統(tǒng)中的采購業(yè)務(wù)可以發(fā)揮集中采購的價格優(yōu)勢，然而，由于連鎖體系中存在要貨點多、信息滯后、反饋不及時、配送轉(zhuǎn)采購等原因，容易引起缺貨現(xiàn)象。同時，由于存在一對多的商品一供應(yīng)商關(guān)系，如何選擇合適的供應(yīng)商就成了采購業(yè)務(wù)中的難點。我們采取以下措施解決采購問題：

    （1）建立自動采購模型，以庫存、銷售和供貨商信息等為基礎(chǔ)，動態(tài)地自動產(chǎn)生訂貨建議，實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的計劃性、可控性和目的性，既降低庫存又避免缺貨。

    （2）提供多種預(yù)警機(jī)制，如缺貨預(yù)警、積壓預(yù)警、不動銷預(yù)警等。

    （3）通過系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)定，實現(xiàn)了采購商品的品種、數(shù)量、價格在計劃、合同、訂單中的相互控制。

    （4）對供應(yīng)商對比分析選擇最佳供應(yīng)商。

    （5）對供應(yīng)商進(jìn)行到貨率、退貨率、不合格商品比率的考核，確定供應(yīng)商信譽(yù)度。

    6、配送管理

    隨著門店數(shù)量的增多，能否實現(xiàn)有效配送往往成為制約業(yè)務(wù)發(fā)展的環(huán)節(jié)，避免門店缺貨或積壓成為系統(tǒng)所必須解決的問題之一。我們根據(jù)門店銷量及優(yōu)先級別合理分配配送數(shù)量，用自動配送、自動鋪貨、倉內(nèi)貨位管理、批次管理等手段來提高配送效率。用替代品、配送調(diào)節(jié)的方法與手段來避免斷貨與積壓的問題。

    7、供應(yīng)商結(jié)算

    大型連鎖零售企業(yè)中，同一商品可能有不同供應(yīng)商，同一供應(yīng)商可能對應(yīng)不同節(jié)點、不同商品。因此，對供應(yīng)商的結(jié)算問題是管理難點之一。系統(tǒng)采用先進(jìn)先出的批次進(jìn)價核算方法，可以按銷量結(jié)算，也可以按單結(jié)算，特別是可以按單品選擇結(jié)算，從而解決了與供應(yīng)商之間的結(jié)算難問題。

    8、商品成本核算

    現(xiàn)代零售企業(yè)的價格瞬息萬變性與區(qū)域不統(tǒng)一性決定了核算的復(fù)雜性。商品成本核算一般情況下有兩種體系：一種是以售價為核算基礎(chǔ)的售價核算體系，此種方法在使用計算機(jī)管理的時代已經(jīng)失去了它固有的優(yōu)點，相反更加暴露了其在商品競爭時代不可回避的缺點，因此不再采用此種核算體系。另一種是以進(jìn)價為核算基礎(chǔ)的進(jìn)價核算體系，這是使用計算機(jī)后越來越被重視的核算體系。

    系統(tǒng)采用的進(jìn)價核算體系，根據(jù)不同的出貨規(guī)則或原理具有不同的核算方法。一般情況下有：先進(jìn)先出法、后進(jìn)先出法、批次核算法、移動加權(quán)平均法、加權(quán)平均月末結(jié)轉(zhuǎn)法、最新進(jìn)價法等幾種。

    9、稅率

    系統(tǒng)采用價稅合一的方法，其銷項稅靜態(tài)設(shè)置，而進(jìn)項稅則隨著商品入庫而動態(tài)改變，在進(jìn)行核算時可以根據(jù)實際情況剝稅，從而解決了稅率難以準(zhǔn)確計算的問題。

    10、財務(wù)接口

    由于國家政策及行業(yè)專一性原因，連鎖企業(yè)的管理系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)一般是兩個不同的系統(tǒng)，這就在一定程度上加大了企業(yè)的管理成本與工作量。三九醫(yī)藥系統(tǒng)通過標(biāo)準(zhǔn)的財務(wù)接口，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的各項數(shù)據(jù)無縫轉(zhuǎn)入到財務(wù)軟件中，使系統(tǒng)中的各類單據(jù)自動轉(zhuǎn)為憑證并進(jìn)入財務(wù)系統(tǒng)，減輕了財務(wù)人員的工作量。