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紅帆iOffice.net在廣西科技廳成功案例
1 項目背景
廣西壯族自治區科技廳是廣西壯族自治區人民政府主管全區科技工作的職能部門，現有14個處室。
作為政府主管全區科技工作的職能部門，廣西科技廳要以“想大事，當高參，做先鋒”為目標，為政府起好參謀、助手作用。廣西科技廳對信息管理系統的建設提出了明確的指導思想，要求信息管理系統建設必須具有以下特性：
安全性：系統的安全性是至關重要的，應從網絡系統、主機系統、應用系統、管理制度、系統維護等方面來綜合考慮。
實用性：在保證系統具備安全可靠性的基礎上，應充分體現方案的實用性和易用性，不追求華而不實的東西。
先進性：在堅持安全、實用性的前提下，應盡量采用比較先進和穩定的技術、方案和產品。
可擴展性（靈活性）：能適應廣西科技廳網絡和應用系統不斷擴大的需要，確保系統升級、過渡的可操作性；能適應新技術不斷發展的要求，使現實方案能不斷引入新技術，方便地向新產品過渡和平滑升級。
易管理性：系統應比較容易管理和維護，運行成本要低。
2 解決方案
2.1 系統目標
信息管理系統能實現全廳辦公自動化，直接通過計算機就可以實現擬文、發文、批辦來文、提交申請、簽名批示、協同工作、在線交流、各處室業務管理等功能。使區科技廳機關的信息交流暢通無阻，實現無紙化辦公，提高辦公效率和工作水平，有效進行科學管理，為科技廳豐富科技管理工作手段。
2.2 產品簡介
經廣西科技信息網絡中心推薦，廣西科技廳審慎考察、認證后，從產品功能、開發技術、系統擴展性等多方面進行比較，最終決定引入廣州紅帆電腦科技有限公司開發的iOffice.net信息管理平臺系統，率先實現無紙化辦公和網上辦公。
iOffice.net的主要目標是通過計算機網絡實現虛擬的協同工作平臺，對辦公事務和公文進行全面、完善的協同管理；建立用戶的內部及與外部信息互訪平臺，提高信息交流的效率和共享程度，使各協作機構、各部門間的信息交流更為穩定、快捷、安全、可靠，方便地實現集中式管理，跨越不同的工作時間和不同的工作地點的時空限制。
3 項目特點
3.1 工作流程嚴謹
廣西科技廳是全區科技系統的主管部門，要求日常業務工作嚴謹細致，所有工作流程必須經過嚴格確定，才能實施。這就要求信息管理平臺能根據科技廳工作流程自定義，嚴格符合業務流程的需求；所有準備工作充分確定后才能實施。
3.2 公文管理
作為政府部門，廣西科技廳首先要求信息管理平臺能實現公文的管理，而且公文的流程必須能夠按照需求進行自定義。廣西科技廳信息管理平臺的公文管理整合了流程管理引擎，因此流程的定義以及各個步驟的辦理可以在流程管理里面執行，完全滿足廣西科技廳流程自定義的需求。
3.3 工作監管
廣西科技廳要求對各項工作進行監控管理。廣西科技廳信息管理平臺的任務管理按照項目管理的思想進行設計，可以新增多個步驟進程，按照進度、時間、費用進行控制，任務還可以分多個子任務，這樣把一項工作按照負責人、執行人進行分配，便于整項工作的協調和分工。
3.4 信息溝通
信息傳遞和郵件管理的廣泛應用也是廣西科技廳信息管理平臺的一大特點。由于廣西科技廳要實現全區下屬機構網上辦公，跨機構傳輸信息成為溝通交流的重要方式。
4 實施過程
項目于2003年4月正式開始，在廣西科技廳各級領導的指導和大力支持下，成立了專業的實施項目組。在整個項目的實施過程中，項目組以實現系統的安全性、實用性、先進性、靈活性為準則，以逐步實現廣西科技廳辦公自動化、加強信息的共享和交流、提高辦公效率為目標，成功地部署和開發了系統的各項功能，取得了預期的效果。項目于2003年5月順利驗收。
4.1 階段實施目標
廣西科技廳信息管理平臺項目建設以“整體規劃、分步實施、由簡到繁”為原則，分三個階段實施。
第一階段實施主要實現：公文流轉、管理；任務督辦；協同工作；在線交流；日常辦公管理。
第二階段實施主要實現：處室業務系統管理（如車輛管理等）；其它辦公流程。
第三階段實施主要實現：科技系統的知識管理，平臺與科技廳其它應用系統的集成，實現數字簽名、身份認證在系統上應用。
4.2 實施范圍
第一階段實施范圍：廣西科技廳機關、二層單位。
第二階段實施范圍：廣西科技廳機關、二層單位。
第三階段實施范圍：廣西科技廳機關、二層單位、地市科技局。
4.3 實施進度
項目準備期：一個月。
第一階段實施的時間：三個月。
第二階段的實施時間：三個月。
第三階段的實施時間：十二個月。
4.4 實施方法
仔細周到的培訓: 培訓主要分為兩類，一類是針對計算機基礎操作和iOffice.net系統使用方法的技術培訓；另一類是業務流程在經過改造之后的業務培訓。除了定期開展培訓課外，還在廳內部開通了iOffice.net項目專用的熱線電話，并配備有相關的技術人員定期走訪各個業務處室，收集大家的使用情況和意見，發現問題及時解決。
堅定不移的實施推廣：系統在投入使用之后，得到了廳領導的極大的關注，并由廳長親自掛帥成立了實施小組，要求所有業務處室全力配合，每個人每天都要打開iOffice.net系統，所有能在網上開展的工作都應在網上開展。為了達到提高辦公效率的目的，針對網上辦公的特點，我們對原有的流程進行了合理的改造，使之適應網上辦公的要求，切實讓大家體會到網上公辦的方便、快捷，有力的推動系統的實施進程。
加強管理監控 ：為了保證系統能安全、穩定的不間斷運行，還應制定相關的規章制度，計劃具體到天，責任落實到人，長期有相關人員對系統進行維護，爭取做到兩個“第一”(第一時間發現問題，第一時間解決問題)。
文章作者：睿商在線
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