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太平保險協(xié)同辦公OA系統(tǒng)建設(shè)成功案例
一、 用戶背景
太平保險有限公司創(chuàng)立于1929年，1951年與15家保險公司合并重組為公私合營的太平保險公司，1956年，作為中國人民保險公司的全資海外子公司專營境外業(yè)務(wù)。2001年12月20日，經(jīng)中國保險監(jiān)督管理委員會批準，太平保險在中國境內(nèi)全面恢復(fù)經(jīng)營財產(chǎn)保險業(yè)務(wù)，成為由中國保險(控股)有限公司、中保國際控股有限公司及中國工商銀行(亞洲)有限公司持股的全國性專業(yè)財產(chǎn)保險公司，總部設(shè)在深圳。公司現(xiàn)設(shè)深圳、廣州、上海、北京等十九家分公司，基本形成全國性的機構(gòu)布局。
二、 信息化動因及目標
太平保險的管理者一直十分重視信息化建設(shè)工作，隨著公司業(yè)務(wù)的迅猛發(fā)展，組織機構(gòu)不斷壯大，對公司內(nèi)部各級機構(gòu)內(nèi)及組織間的信息溝通提出了更高的管理要求，為適應(yīng)公司一級法人、授權(quán)經(jīng)營的管理模式，促進信息和知識的上傳下達，使公司管理流程規(guī)范化、戰(zhàn)略決策科學(xué)化、數(shù)據(jù)信息標準化，公司決定選擇一套適合其發(fā)展戰(zhàn)略的協(xié)同辦公OA系統(tǒng)。通過該系統(tǒng)的實施達到：
(1)各級組織內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)的電子化;
(2)組織間公文流轉(zhuǎn)的自動連接;
(3)提供各級組織的信息發(fā)布渠道;
(4)促進組織知識的收集、共享和利用;
(5)促進企業(yè)文化建設(shè)
(6)支持員工移動辦公
三、 關(guān)鍵需求
根據(jù)太平保險信息化的整體目標，其關(guān)鍵需求主要體現(xiàn)在：
1、 配合公司 “一級法人，授權(quán)經(jīng)營”的管理模式，協(xié)同辦公OA系統(tǒng)功能設(shè)計上既要保證整個系統(tǒng)的統(tǒng)一性，又要考慮各級組織的管理差異，在保證信息可以在組織內(nèi)各層級縱向、橫向快捷流轉(zhuǎn)的前提下，實現(xiàn)多級授權(quán)的管理維護模式。
2、 總、分公司有各自的主界面，并可以相互進入，系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)用戶的偏好，提供個性化設(shè)置功能。同時對個人信息要提供自助管理功能。
3、 協(xié)同辦公OA系統(tǒng)完善的工作流引擎，可實現(xiàn)多種流向及操作控制，高度可配置，可以方便快捷的和辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)的應(yīng)用相關(guān)聯(lián)。應(yīng)用中所用到的各種表單格式可以快速定義和配置，提升辦公效率。
4、 通過協(xié)同辦公將業(yè)務(wù)流程的處理也納入其中，如：保單審核、理賠審批等，實現(xiàn)了高效、快速、準確的業(yè)務(wù)處理能力。
5、 借助協(xié)同辦公OA系統(tǒng)建立完善的信息發(fā)布及知識沉淀機制，可以實現(xiàn)知識信息不同的知識組織和共享方式。
6、 通過協(xié)同辦公OA系統(tǒng)的公文管理代替紙質(zhì)公文的流轉(zhuǎn)方式，實現(xiàn)各組織內(nèi)公文流轉(zhuǎn)的電子化，規(guī)范公司內(nèi)公文管理的相關(guān)流程和制度，提高公文流轉(zhuǎn)的效率和效果。
7、 通過協(xié)同辦公OA系統(tǒng)實現(xiàn)公司內(nèi)部不同組織間公文交換的電子化，并達到公文流轉(zhuǎn)的一體化即組織間公文往來要和內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)流程相關(guān)聯(lián)，提升組織間公文交換的實效性、安全性和可跟蹤性。
8、 對于公司文書檔案，實現(xiàn)公文檔案一體化管理，其管理的文書檔案來自于公文管理和手工補錄的文件，實現(xiàn)電子化標準的歸檔文件整理。
9、 整個協(xié)同OA辦公系統(tǒng)要實現(xiàn)和郵件系統(tǒng)、即時通訊系統(tǒng)、FAX系統(tǒng)的用戶及應(yīng)用集成，可以通過手機短信實現(xiàn)用戶待辦事宜的提醒及簡單批復(fù)。
10、 實現(xiàn)集團資產(chǎn)統(tǒng)一管理，并對采購實行流程化管理和預(yù)算管理。
四、 解決方案
管理軟件不單單是軟件與技術(shù)的問題，很重要的從企業(yè)的組織機構(gòu)與管理方法上去完善。泛微在太平保險協(xié)同辦公OA平臺解決方案中仔細考慮到如何改善企業(yè)的管理方法，建立一定的應(yīng)用基礎(chǔ)，保證太平保險公司的信息化順利實施和達到預(yù)期的目標。
基于泛微協(xié)同管理平臺( e-cology)的協(xié)同辦公(OA)系統(tǒng)解決方案，通過七個關(guān)聯(lián)模塊搭建了虛擬化的企業(yè)組織，以人力資源為核心，工作流程為血脈帶動整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸、功能應(yīng)用的協(xié)同運作，針對太平保險信息化發(fā)展戰(zhàn)略和目前規(guī)劃的目標，搭建出融合企業(yè)制度與文化的高效信息化辦公系統(tǒng)，解決企業(yè)實際辦公過程中出現(xiàn)的各種問題，提升公司整體辦公效率。
泛微協(xié)同辦公(OA)平臺解決方案：
在信息化的輔助下企業(yè)組織模式應(yīng)該是一種適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需要以業(yè)務(wù)過程為中心、適應(yīng)市場發(fā)展變化、滿足迅速決策需要(以敏捷為特點)和內(nèi)部與外部自由交流的一種網(wǎng)絡(luò)化的組織，這種組織結(jié)構(gòu)可以使各個部門之間根據(jù)業(yè)務(wù)過程的需要進行自由交流。這種組織結(jié)構(gòu)不僅具有市場適應(yīng)能力，而且還有自我發(fā)展和自我完善能力。而要實現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)由職能部門性向網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)換，必須實現(xiàn)企業(yè)組織的“EAI”，進行組織的橫向和縱向集成，打破企業(yè)及其職能部門之間的三維障礙——橫向障礙、縱向障礙、外部障礙。
1、橫向的企業(yè)集成
橫向的企業(yè)集成是指支持業(yè)務(wù)過程的不同功能領(lǐng)域的部門和應(yīng)用系統(tǒng)之間的集成，消除職能之間、部門之間、產(chǎn)品線之間或地理位置之間的界限。這種橫向集成可以看作是“煙囪式”的企業(yè)部門之間的橫向連接，橫向集成就是要消除部門之間的障礙，各個部門之間自由通信，實現(xiàn)對業(yè)務(wù)過程的支持。
2、縱向的企業(yè)集成
縱向的企業(yè)職能部門集成是指在不同的控制和管理層的系統(tǒng)之間的集成，打破企業(yè)上下級之間的交流障礙。由于以前很多組織領(lǐng)導(dǎo)層次劃分成一種金字塔形，上下級之間具有明顯的等級關(guān)系，縱向集成的目的就是為了實現(xiàn)上下級系統(tǒng)之間的關(guān)系和諧和交流暢通，以便共同分享企業(yè)信息，對業(yè)務(wù)過程中的一些問題迅速作出決策。橫向集成和縱向集成使企業(yè)內(nèi)部組織變成一個開放的“魔方”式結(jié)構(gòu)，企業(yè)的各個面向面向過程的職能部門通過業(yè)務(wù)過程貫穿起來。
3、與外部的集成
太平保險公司由于客戶比較多的是一些商戶，考慮將外部資源(合作伙伴、供應(yīng)商、商戶等)通過門戶的方式將外部的資源也納入到系統(tǒng)中。
通過企業(yè)組織的橫向集成、縱向集成和外部集成，企業(yè)在組織形態(tài)變成了結(jié)構(gòu)扁平化、網(wǎng)絡(luò)化，決策方面實現(xiàn)分散化、實時化，部門之間和上下級關(guān)系緊密化和協(xié)調(diào)化，與供應(yīng)商、合作伙伴和商戶的關(guān)系開放化。這樣的組織將是一個有生命的能夠自我適應(yīng)外部市場競爭環(huán)境的生態(tài)型的組織，同時也是泛微協(xié)同管理平臺(e-cology)的價值所在。
文章作者：國脈電子政務(wù)網(wǎng)
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