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安徽省公安廳協同辦公系統案例
夜深人靜，看看內部網上還有誰在線，這是安徽省公安廳不少民警最近養成的習慣。
原來，自從協同辦公系統上線后，安徽省公安廳很多民警都發現，在夜深人靜的時候，系統“在線用戶”中依然顯示著“崔亞東”、“宓建毅”等廳領導的名字。民警們知道，那是領導們白天沒有時間，就晚上加班在系統中批示文件、閱讀編報信息。不少民警在加班離開辦公室時，都習慣地看看還有哪些領導在。
對于一些行業來說，深夜工作可能是因為白天效率低，對于公安戰線，夜晚工作經常是工作需要。安徽省公安廳上線協同辦公系統，就是為了提高工作效率。這里所指的效率，不再是單個個體效率，而追求的是整體效率，分工的目的是為了通過追求單個效率來提高整體效率。協同則是直接追求整體效率，盡量彌補因分工可能導致的效率損失。從追求個體效率（部門信息化）到追求整體效率（協同政務），是電子政務發展的必經階段。
追求整體效率，需要實現政府信息資源共享，順暢的溝通交流及協同辦公。因此，安徽省公安廳在推進電子政務建設時，從整體效率提高著手，搭建協同辦公平臺變革辦公方式。
效率催生信息化
安徽省公安廳是安徽省政府主管全省公安工作的職能部門，是安徽省公安機關最高的領導機構，是全省政府部門中機構級別最健全、人數最多的廳級單位，各處室或總隊下均設秘書科。安徽省公安廳協同辦公平臺的應用范圍是公安廳機關，含32個處室、總隊，共852個用戶。
安徽省公安廳一直以來都非常注重信息管理系統的建設，是公安部科技強警的示范單位。作為安徽省規模最大的廳級機關，30多個處室，800多人，往往被來自上級、下級以及其他兄弟單位的各類黨務、行政、公文，以及大量的請示文件占用大量寶貴時間。如何將寶貴的人力資源從繁重的日常公文處理中解放出來，充實到基層一線，一直是廳領導想要解決的問題。
充分利用計算機網絡技術，全面、系統地建設一套適合機關管理需要，能夠確保公文高效運轉，有效整合各種管理信息，提高內部管理效率和減輕工作人員工作負擔的辦公自動化系統，成為安徽省公安廳從管理上適應機關發展、建設效能機關的迫切要求。
這個項目吸引了數十家國內知名OA品牌提供商參與競爭，安徽省公安廳辦公自動化領導小組對萬戶的產品表示出興趣――和平臺無關性，并能支撐幾百人同時使用的架構打動了招標評委，從而選擇萬戶網絡作為安徽省公安系統信息化推進的合作伙伴，為其搭建協同辦公平臺，重點實現公文流轉電子化，提高公文辦理效率。
公文流轉電子化
提高政務整體效率的一個重要方面是提高公文處理效率。在安徽省公安廳的協同辦公平臺中，公文管理是以工作流為基礎開發的特殊模塊，主要實現內部公文審批流轉的電子化，由電子行文代替手工行文，解決傳統模式下公文傳遞慢，信息不及時、不同步，不易于監控和查閱等問題。系統實現了收文、發文和一般請示/報告/文稿的審核審批自動化，可靈活設定若干公文審批流程，自動進行流程跟蹤，并可歸類存檔，全文檢索，最終實現“文檔一體化”。
公安廳機關的發文包括以公安廳名義的發文和各處室的發文。在發文處理標簽中，我們可以看到各相關活動的審批意見。系統自動記錄審批人和審批時間。公安廳機關的收文處理分為外單位的來文和各處室收到的內部文件。
根據公文流轉的實際需求，系統進行了更人性化的設計。在發文流轉審批結束時，可以轉為收文處理；在收文流轉審批結束時，可以轉為發文處理。文件送審在公安廳OA文件處理中占了很大的比重。主要對一些請示、報告、函、文稿等各種非正式公文的審批處理。
在公文處理流程上，各個處室有自己的規定，而且經常會隨著情況的變化有所改變。為此，協同辦公平臺提供了圖形化的流程設計器，使各處室部門管理員能夠自定義自己的收發文審批流程。使用者可通過工作流程模塊使用自己可以使用的流程，審批過程中審批者通過桌面上的“文件辦理→待批文件”文件辦理提醒區來辦理文件，用戶可以通過“文件辦理→文件監控”來監控文件的審批進度，并通過“文件辦理→已呈文件”來查閱已辦理完畢的文件。
在公文處理流程完畢之后，需要進行歸檔處理。安徽省公安廳采用了專業的科怡檔案管理軟件，為OA和科怡檔案系統開發了接口，有歸檔權限的用戶可以點擊“歸檔”按鈕，系統自動將發文、收文、文件送審的相關字段和附件，以及含有審批意見的發文標簽傳到科怡檔案系統數據庫和相關文件夾。這樣，科怡檔案的用戶可以即時查詢到從OA歸檔過來的記錄。與原有檔案系統無縫銜接，所有公文辦理完畢后都自動歸檔到科怡檔案管理系統中，不用重復勞動，真正電子化無縫歸檔，也為全廳同志查詢檔案在第一時間提供了方便，這使得安徽省公安廳辦公室檔案科的同志極為贊賞。
信息共享與溝通
在知識管理中，公安廳用戶發布通知、簡報、學習材料、每日編輯供領導參閱的輿社情編報、情報信息、值班安排，等等。對各種信息進行分門別類的管理，使得公安廳所有用戶能夠通過信息的沉淀、積累、挖掘和綜合利用來達到共同成長。有維護權限的用戶可以根據本單位的知識點來設置若干個信息欄目，可以設置哪些用戶可以在某個欄目下發布信息或查看信息，通過這種嚴密的權限管理保障信息的針對性和安全性。
系統整合了即時溝通平臺，為安徽省公安廳廣大民警提供了豐富的即時溝通體驗。系統提供了內部用戶的郵件服務，它具有無延遲、大容量、易管理的特點。值得一提的是，系統還設計了郵件群發的權限，以此限制普通用戶隨意群發郵件，這給管理者提供了選擇。系統還給用戶管理員提供了有選擇的刪除郵件的工具，這樣，可以定期整理空間、避免浪費。另外，論壇模塊為廣大民警提供了交流學習的空間。RTX、內部郵件、論壇等溝通工具為安徽省公安廳用戶提供了空前的方便快捷的溝通方式。
文章作者：國脈電子政務網
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