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中海集團協(xié)同辦公OA平臺實現(xiàn)信息化改革
用戶背景
中國海運（集團）總公司（簡稱“中國海運”）成立于1997年7月1日，總部設在上海市東大名路700號。中國海運是中央直接領導和管理的重要國有骨干企業(yè)之一，是以航運為主業(yè)的跨國經(jīng)營、跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨所有制的特大型綜合性企業(yè)集團。
中國海運主營業(yè)務設有集裝箱、油運、貨運、客運、特種運輸?shù)葘I(yè)化船隊；正在開展汽車船運輸和LNG業(yè)務。相關業(yè)務有碼頭經(jīng)營、綜合物流、船舶代理、環(huán)球空運、船舶修造、船員管理、集箱制造、供應貿易、金融投資、信息技術等產業(yè)體系。
中國海運在全球85個國家和地區(qū)，設有北美、歐洲、香港、東南亞、韓國、西亞六個控股公司和日本株式會社、澳大利亞代理有限公司；境外產業(yè)下屬90多家公司、代理、代表處，營銷網(wǎng)點總計超過300多個。
中國海運擁有各類船舶430艘，1650萬載重噸，集裝箱載箱位44萬標準箱；集團年貨物運輸完成量超過3.3億噸、950萬標準箱，在國家能源和進出口貿易中發(fā)揮了重要的運輸支持和保障作用。 中國海運堅持科學發(fā)展、建設百年中海的發(fā)展理念；堅持做強做大航運主業(yè)、積極發(fā)展相關產業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略；中國海運“十一五”發(fā)展目標是：成為具有較強國際競爭力的國家重要骨干企業(yè)之一，建設具有世界一流水平的航運企業(yè)。
中海集團協(xié)同辦公項目的背景
當前中國海運(集團)總公司面對國內外巨頭的直接競爭與挑戰(zhàn)，為更好地應對挑戰(zhàn)，急需以信息技術為支撐點，以信息化為突破口，通過建設辦公自動化等系統(tǒng)推動企業(yè)的業(yè)務流程再造與組織結構重組以提升競爭力。這種通過信息化求生存謀發(fā)展的迫切需要，與我們整個行業(yè)面臨的生存與發(fā)展挑戰(zhàn)是分不開的。
行業(yè)發(fā)展的需要
早在進入21世紀之初，國家就提出了“信息化帶動工業(yè)化”這一戰(zhàn)略方針。我國信息產業(yè)為了迎接WTO后市場開放的挑戰(zhàn)，用最先進的信息技術全面滲入行業(yè)設計、生產、流通、管理過程，加速信息產業(yè)、產品的結構調整，完善航運信息產業(yè)管理體制，滿足市場和消費者的需求，提高整體競爭實力。
企業(yè)內部發(fā)展的需要
如何實現(xiàn)資源的優(yōu)化組合使“1＋1＞2，這是當前中海集團面臨的主要問題，實現(xiàn)企業(yè)內部資源互補，資源融合，資源協(xié)調，資源統(tǒng)一，從而實現(xiàn)企業(yè)在戰(zhàn)略目標上的實現(xiàn)。
行政辦公方面的需要
如何更有效的提高工作效率，那就必須考慮實現(xiàn)日常辦公的電子化，例如員工之間的交流可以使用留言流程。并將其它行政工作納入到流程中，包括行政收/發(fā)文、簽報、通報；事務性處理如：請假、出差、報告、報銷等各種審批工作完全可以用電子流程代替。通過IT系統(tǒng)的應用提高集團的整體效率，為工作提供有力的技術支持，同時為將來更多的需求打下良好的門戶基礎。
文件、知識管理的需要
文件、知識文檔必須納入到企業(yè)管理內容中。尤其是中國海運(集團)總公司的相關文件信息，大量的文檔與數(shù)據(jù)，應該將這些數(shù)據(jù)及文檔進行有效的整理與管理，為其他部分的工作提供幫助，讓員工和管理層能夠得到充分的利用與創(chuàng)新。
領導決策平臺
隨著中海信息化的進一步推進，作為領導來講，是否可以通過一個決策信息平臺可以對中海集團的經(jīng)營數(shù)據(jù)做集中的展現(xiàn)，以及加強領導層對業(yè)務執(zhí)行層面的監(jiān)督與指導是關鍵，因此，做好領導決策平臺是為管理層與決策層最好的一個管理工具。
本項目建設目標
實現(xiàn)“零距離，分權化”管理
? 使得中國海運(集團)總公司領導能夠對整個集團總部運營進行有效掌控，既有宏觀面的把握和實時了解，又有層層追溯的深入功能；
? 提供完備的零距離垂直化管理模式，同時有效的將高層管理層的精力節(jié)約至戰(zhàn)略性發(fā)展問題；
? 建立職責明晰的崗位部門建制，將日常工作權力分化給協(xié)同工作的下屬中層管理人員；
利用系統(tǒng)進行工作流管理，實現(xiàn)無紙化辦公
辦公流程自動流轉，節(jié)省時間、提高效率、減少人為失誤；方便地查詢流程執(zhí)行情況，以及流程的責任人、相關文檔等信息；根據(jù)執(zhí)行狀態(tài)，自動進行下一步操作及決定工作的執(zhí)行者。實現(xiàn)無紙化辦公，企業(yè)中的所有文檔進行集中的電子化管理，包括檔案、財務文檔、工程文件、技術文檔、報告、合同等；
? 實現(xiàn)辦公流程規(guī)范化，包括行政公文流轉、簽報流程、通告流轉、預算流程、采購流程、年（月）度計劃報批流程等，通過辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)自動運轉；
? 內部文件流轉自動化，可根據(jù)文檔（如合同）的不同狀態(tài)自動進行下一步操作，并決定誰是相關責任人；
? 實現(xiàn)工作的執(zhí)行透明化，任務執(zhí)行狀態(tài)查詢方便，實現(xiàn)管理者與員工之間的互動；實現(xiàn)組織內部的協(xié)同工作；
? 個人工作的有效組織，便于管理層有效組織部門計劃；
? 會議全過程管理：會議建立，召集，議程管理，會議結束等；
有效地組織和管理公司的員工，以及他們的工作
通過信息化系統(tǒng)為每個員工建立信息檔案，需要時可快速地了解相關員工的信息；可以確切地知道每一個員工的特點、專長、工作業(yè)績等；深入了解到每個員工所進行的工作，所完成的工作以及完成情況；根據(jù)需要在系統(tǒng)中為相關員工分配和去除權限和工作職責，增強組織的柔性；根據(jù)業(yè)務需要以及員工的工作安排情況，將他們組織到不同的項目中；總之，實現(xiàn)管理層與員工、員工之間的互動。建立中國海運(集團)總公司的組織架構，方便管理層對整個公司的掌控并提供一定的決策支持；
? 定崗，定編，建立完善的符合現(xiàn)代化企業(yè)運作的電子組織形式，使公司運作順暢；
? 建立員工卡片，員工資料集中管理，查詢方便；
? 建立人力資源庫，實現(xiàn)從提請用人到新員工入職的全過程管理；
? 任務的下達、執(zhí)行自動化，提高工作效率；
? 勞資、培訓、黨務等的管理流程化、規(guī)范化；
? 完善靈活的人力資源狀況報表；
文章作者：IT168
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