40個項目考察組一致給予肯定

　　辦公自動化系統(OA系統)目前是各級政府都離不開的信息化工具，然而，如何構建一套實用、可行的辦公OA系統，卻是大多數政府機關面臨的挑戰。如何考慮系統的實用性?如何提高普通工作人員的信息化水平?如何通過OA系統提升工作效率?正因為如此多的衡量因素，目前，國內大多數的辦公OA系統都是失敗的，很難真正用得起來。而廣東省交通廳辦公OA系統則被證明是成功，并多次被其他同行借鑒。其成功之處表現在哪里?有哪些經驗可以借鑒?

　　2008年5月初，廣東省交通檔案管理信息中心(以下簡稱信息中心)迎來了廣東省委組織部信息化建設項目組的考察取經團，當看完交通廳辦公自動化系統的演示后，考察團成員對廣東省交通廳的OA系統給予了充分肯定，認為這是他們考察的這么多個廳局的辦公自動化系統中的佼佼者，省委組織部信息處的處長表示這次考察獲益良多。

　　事實上，這是廣東交通檔案信息中心開發的辦公OA系統，自2001年運營以來迎來的第40多個考察團，而每次考察團的結果幾乎都與上面的一樣，認為這套系統值得借鑒，有實用價值，有在其他行業推廣的價值。而在2007年，該系統也通過了廣東省信息產業廳組織的“廣東省信息化試點示范工程”專家審查，交通檔案管理信息中心，也被授予2007年廣東省信息化示范單位(電子政務類)稱號。

　　為什么一個普通的辦公OA系統，能引起如此眾多的關注?

　　交通信息化從辦公自動化開始

　　交通系統是一個擁有眾多職能部門和下屬機構，行業管理流程非常復雜的一個行業。如何選準切入點，行之有效的推動交通信息化是信息中心成立初期的一個急需解決的問題。

　　“利用信息化手段來改變傳統的辦公模式，這是我們當時選擇辦公自動化系統作為信息化起步項目的初衷，這也是當年的交通廳辦公室兼信息中心主任楊三喜同志確定的工作思路。”巫建文說，“辦公自動化系統具有兩個特點，首先它與政府部門的日常事務聯系緊密，所有機關人員都必須使用它，尤其是一把手也得用到它，因此，如果這個系統成功了，我們就可以讓每個機關工作人員切身體會到信息化的工作模式與傳統的工作模式的不同，通過對比來體現信息化的優越性，這樣才能帶來觀念上變革，尤其是使上層領導認識到信息化工作的重要性和必要性后，信息化工作的推進更會事半功倍。其次，辦公自動化系統有利于普及基礎的計算機應用技能，從而為進一步推廣其他業務系統打下基礎。只有當用戶具備一定的計算機應用技能才能正確使用各類信息系統。與其他專業的信息化系統相比，辦公自動化更具有普遍性意義。通過辦公自動化系統的實施，我們至少實現了讓用戶“三會”(即會打字、會上網、會發郵件)，有了這三項基本功，我們就有了信息化的推廣工作中的用戶基礎。”

　　事實證明了當時的決策是正確的。2001年，廣東省交通廳辦公自動化系統正式上線，是廳機關唯一一套全員使用的信息化系統，而包括一些財務軟件在內的信息系統，廳機關總共在運行的信息系統不足5個。到了2007年底，廳機關在用的與交通行業管理密切相關的信息系統已經達到了30多個，其中面向全省的信息系統就有3個。而且網絡基礎設施、安全基礎設施也逐步建立起來，信息化應用層面已經覆蓋了機關所有處室。通過廳信息化建設的示范效應，信息化應用勢頭迅猛，業務系統應用范圍從省交通廳擴展到廳直屬單位和交通企業，并對各地市交通行政管理部門的信息化建設起到輻射作用。

　　“該有的基本上都有了。”從巫建文這句話中我們體會到了一個交通信息化工作者在成功后的欣慰。

　　正確的思路是OA成功的基石

　　廣東省交通辦公自動化系統的建設并不一帆風順。

　　“我們期望借鑒其他行業辦公OA的建設經驗。”巫建文介紹。但是，很快他們就失望了!通過到其他行業對其辦公OA系統進行取經、調查。他們發現，大部分辦公OA系統都是失敗的：要么系統設定的工作流程與工作人員的實際工作流程相差太遠而無法被使用;要么系統界面太復雜、人們難以適應而無法在行業內推廣;要么就是因為過分依賴開發公司，一旦開發公司出現問題而導致系統癱瘓和崩潰……總之，那時，當時，他們確實無法找到可以照搬的經驗。

　　“我們在建設初期甚至聽到了一些不是十分和諧的聲音”巫建文說。交通廳機關歷來都是工作繁忙，尤其是機構改革以后，人員編制壓縮，每個工作人員都是滿負荷在工作，大家都熟悉了原來的工作模式，突然來個徹底的顛覆，不是所有工作人員都接受和理解。因此，在建設初期用戶中的畏難情緒還是普遍存在的。“其實我們比用戶的壓力更大”巫建文說，“尤其是在得到廳領導的支持后，OA的第一版上線不久就停止了紙質文件的內部流轉，我們也擔心系統的不完善為用戶帶來的不便，更怕影響到正常的工作開展”。

　　其實，對于信息中心的OA系統的開發人員來說，面臨的困難遠不止這些。更重要的是他們如何去解決。詳細的調研讓他們摸準了思路：

　　第一，辦公自動化軟件的開發需要辦公室的緊密配合。“楊三喜同志在項目開發初期就明確指出，OA項目的成功需要辦文專家和技術專家的結合，才能真正做好”巫建文介紹說。“其實這就是我們常說的把需求做細做足”。事實上，信息中心做到了這一點，他們利用自身與廳辦公室聯系緊密的優勢，在廳辦公室的大力支持下，把公文辦理的所有流程都吃透，再用技術的方式重現出來，一方面盡量模擬原來的公文流轉過程，一方面對一些不合理的流程進行整合和優化。在系統試用過程中，廳辦公室的同志提出了大量的寶貴意見和建議。項目做完后，楊三喜同志開玩笑說“信息中心也出了不少的辦文專家”。

　　第二，合作開發比委托開發更符合實際情況。很多行業的oa系統都是委托開發的，這樣對業主單位來說可以省點事。但是失敗的教訓也擺在眼前，過分依賴開發公司往往會造成需求調研不充分，新的需求出來以后，承建的公司無法作出快速的反應，問題積累多了，會積重難返，進而影響用戶的積極性，尤其是作為交通信息化的啟動項目，這種問題是致命的。

　　第三，要保持技術的先進性。“技術選型必須要有前瞻性，”OA項目的負責人胡林介紹說，“當時的主流架構還是C/S架構，它具有一定的技術優勢，開發成本較低，但是B/S架構已經嶄露頭角了，其兼容性和擴展性是C/S架構無法比擬的。因此，我們絕頂不盲目跟隨主流，用發展的眼光去定位這次系統的開發。果然，不到1年時間，B/S架構就展示了其強大的生命力，一舉成為了主流的技術架構。我們少走了很多彎路。”在采訪中我們還了解到，信息中心的開發團隊對OA技術先進性的追求沒有停下腳步，從2001年至今，oa系統已經進行了?次改版，經過幾年來的發展，辦公自動化系統已經從一個單純的辦公軟件，發展成一個跨平臺、智能化的電子政務辦公平臺，成為了廣東省交通電子政務建設的亮點工程。

　　第四，要重視系統的易用性。“谷歌能在雅虎的強大壓力下突圍而出，其系統的易用性功不可沒”OA項目的負責人胡林給我們打了個比方，“谷歌正是用它簡潔友好的界面吸引了廣大的互聯網用戶，而我們在oa的介面設計中也非常注重這一點，我們當時面對的用戶計算機的應用水平都還不高，復雜的操作會讓影響系統的推廣，因此，我們在系統的易用性目標定位就是用戶會打字、會輸入網址、會收發郵件就能熟練使用我們的系統。”在實際觀看OA系統的演示過程中，筆者切身體會到了開發人員在細節上面所做的工作，例如系統支持了模糊查詢，在公文查找過程中只需要打入關鍵字，就可以搜索到相關的文件;在填寫公文意見時，系統會將常用的意見列出來，點擊即可;在收發郵件時，系統設置了短信提醒功能，保證用戶第一時間能獲取郵件到達的信息。

　　“事實證明我們的思路是正確的。”巫建文說。“我們不僅培養了自己的研發團隊，而且系統在行業內推廣后取得了非常好的成績，我們基本已經實現了無紙辦公，所有的公文基本都在網上流轉，并且，辦公效率得到極大的提高。”

　　一組數據可以說明這一成果：截至到2008年4月21日止，廣東省交通行業內，系統的注冊單位數為26個，注冊用戶數為3100個。電子文檔有59801份，其中收文36008份，發文23793份。電子公文傳輸12246份，成功傳輸率為100，非超時成功傳輸率超過96%。目前，在廣東省交通廳內部，公文流轉從7個工作日縮減為3個工作日;跨部門的公文流轉從15個工作日縮短為5個工作日;檔案查詢基本實現自動化，電子檔案查詢占全年查詢量的97%;

　　三套模塊構建特色智能系統

　　廣東交通辦公自動化系統主要包括三個模塊：辦公自動化模塊、數據中心模塊、電子公文交換模塊。

　　辦公自動化模塊主要由十個管理系統構成，分別是：公文管理、郵件管理、個人事務、辦公事務、資源管理、公共社區、資訊中心、項目管理、維護中心、系統管理。這個模塊是系統的核心模塊，基本滿足了OA的日常使用的全部功能。在模塊設計上，系統主要采用了AJAX和XML Webservice相結合的技術，實現拖拉式的流程自定義，并完全符合《國家行政機關公文格式》(GB/T9704-1999)要求，同時，結合交通管理部門現有典型政務信息系統特點，設計了電子公文流轉所必需的全部要素。

　　“我們還采用了最新的微軟移動網絡開發平臺(MMIT)和XML Webservice技術結合，開發了基于移動終端的OA模塊，(例如手機、PDA)，這樣可實現移動辦公。而內嵌CA認證模塊，納入‘廣東省交通CA認證中心’管理，可實現信息安全。”廣東省交通檔案管理信息中心技術科科長OA系統項目負責人胡林介紹。

　　對數據中心模塊的建設，信息中心可謂是花費了心思。據信息中心的同志介紹，這個模塊主要是要體現系統的智能化功能，通過用戶平常在工作中對信息資源的積累，形成一個內容豐富，查詢簡便的后臺數據中心，用戶在辦文過程中可以方便快捷地獲取與文件相關的一些材料和信息，對提高辦文質量有很大幫助。

　　在實際應用中，數據中心模塊使用的Web2.0技術，實現了個性化的桌面。對收集分類后的信息，按分類產生RSS源，供用戶訂閱，并便于相關系統引用信息。同時，實現了對收集分類后的信息可進行二次加工，使用者能夠發布、編輯各類信息，提供附件上載功能;系統提供信息專題化功能，用戶可靈活建立專題整理相關信息，專題有私有、共享屬性，實現個性化的信息管理和使用，并便于信息的共享。而其以樹狀形式展示“信息分類”，可供用戶快速查閱和訂閱感興趣的信息分類下的信息。并提供組合查詢功能，便于用戶定位感興趣的信息。另外，通過建立信息價值評價體系，設定積分標準，實現當用戶對采集得到的數據進行訪問時，對訪問情況進行記錄和計數，以作為數據的重要程度和有用程度的評價指標之一。同時，用戶自己也可以對數據的重要性和有用性進行評級。這樣，系統在以后的數據采集中會重點關注那些訪問次數較多或評級較高的數據資源，對與其相關的資源(如與這些資源在同一網站中的其他資源)進行更深更全面的搜索。而對于那些訪問次數很少，有用性較低的數據，可以在以后的采集過程中不進行搜索，或者定期將這些數據清除，使得數據采集工作更加有效。

　　電子公文交換模塊則是參考廣東省原有組織架構，采用星型分布方案，實現省、地市、縣各級交通管理部門的連接，交通廳信息交換中心作為一級網絡，是公文交換的數據傳輸中心。各單位可通過運政網或政務內網連接到一級網絡，各地市公路子局可通過征費專網先與省公路局進行數據交換，再通過省公路局的交換中心與其他單位實現數據交換。

　　這一模塊則是依據《國家行政機關公文格式》(GB/T9704-1999)，采用標準電子公文XML格式規范，統一公文傳遞的標準，嚴格遵循公文格式規范，建立起可靠有效的公文傳輸渠道。它具有其他公文流轉沒有的優勢：首先，提供了三種方式與不同版本的OA系統進行連接，包括基于Web Service的公文傳輸接口、中間數據庫和手工輸入方式。其次，該模塊集成廣東交通CA證書，實現基于數字證書的身份認證服務，對每個訪問系統的用戶進行強身份驗證;對于敏感數據可以通過數字證書進行加密解密，對于電子公文可進行簽名和驗簽，很好地保證了電子公文的數據安全性、傳輸可靠性和不可篡改性。第三，該模塊集成了電子印章技術，保證了電子公文的真實有效性，即收文方可確認收到的電子公文是真實的發文機關所發。簽章流程可全程跟蹤，簽章人的身份可以得到確認;電子印章具有唯一性、不可復制性和防偽能力;已簽章電子文件用電子印章封裝加密，保障電子文件的隱秘性和數據完整性。第四，這一模塊實現了對電子公文的全網傳輸監控，利用星型的數據交換模型定時檢查網絡連通情況，記錄公文流轉中每一步操作的日志，并利用星型的數據交換模型，逐級將日志傳遞給子交換中心，并最終傳遞給交換中心，由系統管理員定時查看交換日志，由此可以判斷每一份公文是否傳送成功、在哪一步出錯，并可以分析出該采取的補救措施。

　　OA系統徹底改變辦公習慣

　　自從這一系統上線后，目前交通廳辦公人員的工作習慣已經完全改變了。各級領導以及普通辦公人員目前的習慣是：一上班就打開電腦，看看今天有哪些公文需要閱讀、傳遞或簽發?網上查閱各種交通動態信息、交通檔案信息。下班前一定要看一下，今天的工作任務是否為零?今天還有哪些事情需要處理完畢才能回家?

　　“除了改變辦公習慣外，這一系統上線最重要的意義是，工作效率得到了極大提升，人們已經養成了‘今日事、今日畢’的習慣。”交通廳有關領導如此表示。此外，該系統還帶來如下的好處：

　　首先，數據因為集中共享，提升了工作效率、拓寬了管理手段。目前該項目的推廣實施，使得全省交通公文數據、政務信息數據得到了有效的整合，政府的管理手段實現了從粗放型的管理過渡到精細的自動化管理。項目實施前，交通公文數據、政務信息數據往往需要通過手工途徑來獲取，而且數據源又相對分散，獲取到這些相對分散的數據后又需要人工進行篩選、分析才能獲得最終的數據。這樣就大大影響了辦事效率，還容易發生政出多門的管理混亂。而項目實施后，交通公文數據、政務信息數據可由統一的數據庫進行管理，并實現隨時的查詢、統計、分析，為行政管理決策提供強有力的數據支撐。

　　其次，智能化的數據采集有力提高決策能力。數據中心模塊基于大集中的數據庫、便捷的網絡、規范化的流程管理，通過智能的數據采集工具，工作人員可以隨時利用各種信息源，快速地獲得所需的數據，提取準確的信息，有效地輔助決策。

　　最后，有效促進了計算機技能在全省交通系統的普及。隨著系統在全省的推廣應用，省廳及各市共組織了2000多人次的培訓。通過培訓和實際業務操作，大大提升了人員的計算機應用水平，同時，也進一步深化了全體人員的信息化意識，為交通信息化建設的發展打下了基礎。

　　當然，在辦公自動化系統全面上線之后，能否適應交通管理部對辦公自動化的要求，能否承載省交通廳大量數據管理?這些應用性問題將會成為考驗這一系統的新指標。

　　成功經驗:六大要素缺一不可

　　這套系統的建立，對于交通行業而言是一個典型的實施案例。那么，對于這樣的系統，作為開發者的廣東省交通檔案信息管理中心又有何感觸呢?對此巫建文表達了自己的觀點。

　　一是領導重視是系統成功的第一法寶。建設的初期，系統在省交通廳單點運行，各級領導對系統的實施工作給予了大力支持，尤其是廳領導，不但在試運行期間帶頭使用，而且在系統的第一個版本通過驗收后，即刻拍板：省交通廳內部停止紙質文件流轉，單軌實施自動化辦文的全部流程。推廣工作完成后，省廳也不再接受紙質文件的報送，全面實現電子公文交換。因此，我們認為領導重視是系統建設成功的第一法寶，只有領導重視了，才可能在資金和人員上給予支持，才可能協調其它部門把工作開展下去，才可能打破傳統的管理方式。

　　二是細致翔實的需求調研。細致翔實的需求調研保障了系統建設工作少走彎路、節約成本。需求調研期間，項目組與廳辦公室的同志們一起，把公文辦理的各環節的需求進行了詳細分析，在初步設計階段就敲定了總體框架。正是由于是經驗豐富的用戶深入參與了需求調研，使得系統的設計框架保持了長期的穩定性，大大提高了實施工作效率。

　　三是資源、資金的合理有效利用。系統要實現聯網，但是組建網絡的費用龐大。當時廣東省道路運政管理信息系統的網絡節點已經覆蓋到縣，是一個非常好的現成資源。經過技術攻關，本系統實現了與運政系統并網運行的目標，實際運行效果顯示，兩個系統并網后的傳輸指標都沒有下降。另外，在服務器選型時候，我們不盲目追求國外廠商的服務器，而是經過認真的分析調研，選擇適合系統需要，性價比高的國產服務器，為工程建設節約了資金。

　　四是嚴格執行軟件工程建設規范。首先，軟件開發工作：經歷了需求調研分析到概要設計到詳細設計到具體編程四個階段。其次，審查測試工作：從內部審查測試到工作小組審查測試到模擬試運行。最后，第三方測試工作：一是壓力測試。測試系統的壓力極限，檢驗系統的可靠性、穩定性。二是用戶功能測試，測試系統功能與設計文檔的吻合、是否滿足用戶的需要。

　　五是產品化設計、集合優勢、逐步推廣。在廳機關OA系統建成不久，辦公自動化系統領域進入了高速發展期，各各式各樣的OA系統像雨后春筍一樣破土而出，當時，本系統還未在全省推廣，而省廳以外個別單位因自身需要也陸續啟動了自身的辦公自動化系統建設工作，這就給我們的推廣工作帶來了很多困難。因此，項目組認真研究分析了市場的現狀，確定了推廣實施方案。首先，是將系統的OA模塊產品化。經驗告訴研發人員，為全省各個交通行政管理部門都定制一個OA系統是不現實的。在激烈的競爭環境中是，速度將是致勝的一個關鍵。設計出來產品要講究通用、易用、能快速部署，同時要預留可定制功能，滿足用戶現在和未來的各種個性化需求。經過技術攻關，項目組實現了OA模塊的產品化設計。目前，部署一個地市級交通行政管理單位的OA系統只需要10天的時間。其次，集合優勢進行推廣。本系統在交通行業來說具有明顯的優勢，例如系統的電子公文交換模塊可兼容各類主流開發平臺開發出來的OA系統，用戶單位在對系統進行二次開發的成本很低;系統的電子公文交換模塊及CA認證模塊在行業內部具有一定的獨創性優勢。2007年底，推廣實施工作順利完成，全面實現了省廳、廳直屬各單位、21地市交通局的聯網辦公。

　　六是周到細致的運維服務。系統建設初期，正值我省交通電子政務的起步階段，用戶的計算機應用水平較低。在需求調研期間我們發現，運營維護工作不到位是導致許多辦公自動化項目夭折的一個重要原因。因此，我們在建設過程中就把運維服務作為一項重要工作來抓，成立了專門的運維小組，并由項目組作技術支持。運維小組除了嚴格按照有關制度做好日常的維護工作外，以高度的責任心和周到細致的服務解決了用戶對信息化系統起步應用的問題，從打字、發email、瀏覽網頁等最基礎的技能培訓做起，直到用戶完全了解和學會使用系統的所有功能，乃至引導用戶主動提出更深層次的應用需求。正是由于有了良好的運維機制和服務手段，系統的應用走向正規，在短時間內實現了傳統模式到信息化模式的過渡。 

文章作者：胡英