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華電招標有限公司信息化之路
中國華電集團公司是電力體制改革后國務院批準成立的五大全國性發電企業集團之一，是經國務院同意進行國家授權投資的機構和國家控股公司試點企業。華電招標有限公司是中國華電集團公司為適應電力工業改革和發展的需要，實施“以電為主、綜合發展”的戰略目標成立的專業性的招標代理公司，主要從事國內建設項目的招標代理業務。
急需解決的問題
招標采購可以提高物資采購透明度，保證采購的物資質量，降低采購價格，減少企業采購成本。但招標采購在帶來這些優點的同時，也給招標業務人員帶來大量繁瑣重復的工作。如：規范化的發標、收標，保證金收取退還環節的管理；以及歷史資料的保存、統計和分析；供應商庫，專家庫等資料的整理存檔，資源的共享等。華電招標有限公司采用傳統的人工方式處理，隨著公司業務的逐步發展，日常工作中碰到很多問題急需解決，主要表現在：
1、招標代理業務對日常工作規范化要求高，責任重大，公司制定大量相關規章制度，卻缺少行之有效的監督與執行手段。
2、招標采購涉及行業范圍極廣，對人員專業知識要求高，新業務員上手難，迫切實現知識管理，做到隱性知識顯性化。
3、制定管得緊了，業務人員工作靈活性降低，甚至妨礙了日常工作，如何平衡兩者的關系。
4、業務人員重復編寫類似文檔，排隊收發傳真文件，大量工作時間消耗在簡單重復性工作。
5、保證金收取退還帶來企業資金流量巨大，業務人員與財務人員不能實現互動，公司的財務軟件已遠遠不夠用。
6、領導不能隨時掌握工作進展狀況，業務員不匯報，出了事公司才知道，而且一出就是大事！
信息化之路
華電招標有限公司領導非常重視企業信息化工作，2004年初，公司成立以副總經理為首的信息化領導小組，著手進行軟件選型和調研方面的工作。經過對市場上一些常見的招標行業軟件進行了初步考查，發現大部分處理總體水平不高，基本還是停留在辦公自動化、財務管理等局部應用的層次。公司領導最終決定選擇具有招標代理行業軟件開發經驗的技術公司，針對華電招標有限公司進行定制開發，力爭建設招標代理機構專用的集招標業務、經營管理、協統辦公一體管理系統。
在確定最終技術實施公司階段，包括用友（600588行情，股吧，信息化）軟件在內的多家公司參與競標，最終北京網達信聯科技發展有限公司脫穎而出。成熟的軟件產品、針對客戶定制開發能力和最優的性價比，是北京網達信聯公司最終中標的關健因素。
在整個設計、開發和實施的過程中，雖然經過了充分的準備，整個團隊還是遇到了巨大的困難，這些困難有些來自技術開發層面，有些來自規范業務流程與工作現狀的矛度。在公司領導層的決心與全力支持下，業務部門的大力配合下，再加上項目組的熱情與心血無私投入，終于系統在2005年開始上線運行。
系統功能：
該系統系統是一套集辦公自動化、招標項目管理及經營管理等為一體的招標機構的協同辦公工作平臺，系統完全基于B/S，支持通過Internet進行訪問。系統功能包括招標業務管理，經營管理，綜合辦公，公文辦理，業務信息，檔案管理，人力資源，資產管理，工作計劃，合同管理，通訊中心，系統設置，統計查詢共13子系統，112個功能模塊。
系統以業務部門為主動點，在業務部門和財務部門之間交互執行，中間加入綜合部門的審核和領導的批準環節。最終形成業務的有效閉環監控，業務執行完成后全過程存檔的功能。
功能特點：
嚴格依據我國招投標法所規定的招標程序，符合相關法規的要求。
充分考慮了傳統招標工作的工作習慣，系統操作更簡單易用。
招投標業務過程、財務經營管理、辦公自動化有機地結合，集成化解決方案。
系統批量生成文檔、集成傳真、短信、郵件實現信息溝通，提高工作效率。
經營過程收支業務帳、財務業務數據互動，互為監督。
統計分析報表,業務流程控制，規范招標業務過程,輔助領導決策。
實施效果：
系統上線運行后，在提高業務人員工作效率，加強管理，規范工作方面取得了良好的效果，也得到了使用者的良好的反饋：
“這是專為我們招標公司設計的管理系統，建議你們向其它公司推廣” --公司領導
系統解決傳統手工作業方式容易出現的問題，領導通過系統及時了解業務進展情況，極大程度提高了公司的管理水平。
“為什么我的不能批量生成邀請函？因為你沒有做模版！”--部門經理
業務員要做項目，就必須在信息系統中做，就必須在工作流中做，而工作流中的提交條件、路由條件等技術手段把數據規范管理和業務流程控制緊密的結合起來了；
“保證金收取、退還，再也不需要翻閱厚厚的記帳憑證” —財務部門負責人
系統里清晰明確記錄保證金實收情況、應收服務費，自動計算應退保證金，降低了人為操作出錯的可能性。
“原來需要半天時間才能發送的傳真，現在點點鼠標就完成了”――某業務人員
系統集成電子傳真系統，業務人員套用模板文件，批量生成電子傳真，通過電腦直接發送到用戶傳真機上。
文章作者：趙凱
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