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中海集團協同辦公OA平臺實現信息化改革
用戶背景
中國海運（集團）總公司（簡稱“中國海運”）成立于1997年7月1日，總部設在上海市東大名路700號。中國海運是中央直接領導和管理的重要國有骨干企業之一，是以航運為主業的跨國經營、跨行業、跨地區、跨所有制的特大型綜合性企業集團。
中國海運主營業務設有集裝箱、油運、貨運、客運、特種運輸等專業化船隊；正在開展汽車船運輸和LNG業務。相關業務有碼頭經營、綜合物流、船舶代理、環球空運、船舶修造、船員管理、集箱制造、供應貿易、金融投資、信息技術等產業體系。
中國海運在全球85個國家和地區，設有北美、歐洲、香港、東南亞、韓國、西亞六個控股公司和日本株式會社、澳大利亞代理有限公司；境外產業下屬90多家公司、代理、代表處，營銷網點總計超過300多個。
中國海運擁有各類船舶430艘，1650萬載重噸，集裝箱載箱位44萬標準箱；集團年貨物運輸完成量超過3.3億噸、950萬標準箱，在國家能源和進出口貿易中發揮了重要的運輸支持和保障作用。 中國海運堅持科學發展、建設百年中海的發展理念；堅持做強做大航運主業、積極發展相關產業的經營戰略；中國海運“十一五”發展目標是：成為具有較強國際競爭力的國家重要骨干企業之一，建設具有世界一流水平的航運企業。
中海集團協同辦公項目的背景
當前中國海運(集團)總公司面對國內外巨頭的直接競爭與挑戰，為更好地應對挑戰，急需以信息技術為支撐點，以信息化為突破口，通過建設辦公自動化等系統推動企業的業務流程再造與組織結構重組以提升競爭力。這種通過信息化求生存謀發展的迫切需要，與我們整個行業面臨的生存與發展挑戰是分不開的。
行業發展的需要
早在進入21世紀之初，國家就提出了“信息化帶動工業化”這一戰略方針。我國信息產業為了迎接WTO后市場開放的挑戰，用最先進的信息技術全面滲入行業設計、生產、流通、管理過程，加速信息產業、產品的結構調整，完善航運信息產業管理體制，滿足市場和消費者的需求，提高整體競爭實力。
企業內部發展的需要
如何實現資源的優化組合使“1＋1＞2，這是當前中海集團面臨的主要問題，實現企業內部資源互補，資源融合，資源協調，資源統一，從而實現企業在戰略目標上的實現。
行政辦公方面的需要
如何更有效的提高工作效率，那就必須考慮實現日常辦公的電子化，例如員工之間的交流可以使用留言流程。并將其它行政工作納入到流程中，包括行政收/發文、簽報、通報；事務性處理如：請假、出差、報告、報銷等各種審批工作完全可以用電子流程代替。通過IT系統的應用提高集團的整體效率，為工作提供有力的技術支持，同時為將來更多的需求打下良好的門戶基礎。
文件、知識管理的需要
文件、知識文檔必須納入到企業管理內容中。尤其是中國海運(集團)總公司的相關文件信息，大量的文檔與數據，應該將這些數據及文檔進行有效的整理與管理，為其他部分的工作提供幫助，讓員工和管理層能夠得到充分的利用與創新。
領導決策平臺
隨著中海信息化的進一步推進，作為領導來講，是否可以通過一個決策信息平臺可以對中海集團的經營數據做集中的展現，以及加強領導層對業務執行層面的監督與指導是關鍵，因此，做好領導決策平臺是為管理層與決策層最好的一個管理工具。
本項目建設目標
實現“零距離，分權化”管理
? 使得中國海運(集團)總公司領導能夠對整個集團總部運營進行有效掌控，既有宏觀面的把握和實時了解，又有層層追溯的深入功能；
? 提供完備的零距離垂直化管理模式，同時有效的將高層管理層的精力節約至戰略性發展問題；
? 建立職責明晰的崗位部門建制，將日常工作權力分化給協同工作的下屬中層管理人員；
利用系統進行工作流管理，實現無紙化辦公
辦公流程自動流轉，節省時間、提高效率、減少人為失誤；方便地查詢流程執行情況，以及流程的責任人、相關文檔等信息；根據執行狀態，自動進行下一步操作及決定工作的執行者。實現無紙化辦公，企業中的所有文檔進行集中的電子化管理，包括檔案、財務文檔、工程文件、技術文檔、報告、合同等；
? 實現辦公流程規范化，包括行政公文流轉、簽報流程、通告流轉、預算流程、采購流程、年（月）度計劃報批流程等，通過辦公自動化系統實現自動運轉；
? 內部文件流轉自動化，可根據文檔（如合同）的不同狀態自動進行下一步操作，并決定誰是相關責任人；
? 實現工作的執行透明化，任務執行狀態查詢方便，實現管理者與員工之間的互動；實現組織內部的協同工作；
? 個人工作的有效組織，便于管理層有效組織部門計劃；
? 會議全過程管理：會議建立，召集，議程管理，會議結束等；
有效地組織和管理公司的員工，以及他們的工作
通過信息化系統為每個員工建立信息檔案，需要時可快速地了解相關員工的信息；可以確切地知道每一個員工的特點、專長、工作業績等；深入了解到每個員工所進行的工作，所完成的工作以及完成情況；根據需要在系統中為相關員工分配和去除權限和工作職責，增強組織的柔性；根據業務需要以及員工的工作安排情況，將他們組織到不同的項目中；總之，實現管理層與員工、員工之間的互動。建立中國海運(集團)總公司的組織架構，方便管理層對整個公司的掌控并提供一定的決策支持；
? 定崗，定編，建立完善的符合現代化企業運作的電子組織形式，使公司運作順暢；
? 建立員工卡片，員工資料集中管理，查詢方便；
? 建立人力資源庫，實現從提請用人到新員工入職的全過程管理；
? 任務的下達、執行自動化，提高工作效率；
? 勞資、培訓、黨務等的管理流程化、規范化；
? 完善靈活的人力資源狀況報表；
文章作者：IT168
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