一、概述

　　當(dāng)今的中小企業(yè)，一般應(yīng)具有產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、服務(wù)的能力，為此企業(yè)都設(shè)有相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，以管理各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，銷(xiāo)售是企業(yè)運(yùn)作的重要環(huán)節(jié)，一般采用分公司或代理制，通過(guò)分公司或代理把產(chǎn)品推向最終用戶(hù)。銷(xiāo)售中，總公司和分公司及代理商之間按年度簽訂銷(xiāo)售協(xié)議，總公司統(tǒng)一規(guī)定產(chǎn)品的市場(chǎng)零售價(jià)，而總公司與分公司或代理之間采用基本代理價(jià)的銷(xiāo)售總量累進(jìn)梯階返點(diǎn)制，根據(jù)分公司或代理完成協(xié)議的情況確定其享受的優(yōu)惠，以此鼓勵(lì)分公司或代理商的銷(xiāo)售積極性。許多分公司或代理商分布在全國(guó)各地，還有一些在境外，遠(yuǎn)距離頻繁的業(yè)務(wù)交流形成企業(yè)活動(dòng)的特點(diǎn)。公司之間一般采用電傳、電報(bào)甚至電話(huà)傳遞訂貨、發(fā)貨、到貨、壓貨、換貨、退貨等信息。總公司的商務(wù)部門(mén)一般見(jiàn)到分公司或代理的貨款銀行匯款單據(jù)傳真件就開(kāi)據(jù)產(chǎn)品出庫(kù)通知。銷(xiāo)售情況是公司“進(jìn)、銷(xiāo)、存”系統(tǒng)的重要數(shù)據(jù)來(lái)源，以往的辦法是通過(guò)手工方式把銷(xiāo)售單據(jù)錄入到“進(jìn)、銷(xiāo)、存”系統(tǒng)中(如果公司已經(jīng)有單機(jī)或局域網(wǎng)的“進(jìn)、銷(xiāo)、存”系統(tǒng))。縱觀當(dāng)前國(guó)內(nèi)大多數(shù)中小企業(yè)的銷(xiāo)售運(yùn)作現(xiàn)狀，不難看出存在著信息傳輸效率低，可靠性、安全性、保密性差的缺點(diǎn)，缺少全系統(tǒng)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資源和規(guī)范的商務(wù)文件運(yùn)行手段(擬稿、審核、執(zhí)行記錄、存檔及統(tǒng)計(jì)分析等)，許多信息分散隨意存放，缺少一致性、易于丟失、不易重復(fù)使用。

　　建立一個(gè)規(guī)范、高效、安全可靠的商務(wù)信息管理系統(tǒng)，提高企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力，是每一個(gè)公司總裁日思夜想的問(wèn)題。以往由于通信手段尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的限制，公司老總們很難建立滿(mǎn)意的商務(wù)管理信息系統(tǒng)，當(dāng)今的網(wǎng)上電子商務(wù)為企業(yè)的發(fā)展提供了難得的機(jī)會(huì)。在國(guó)外一些大的公司，由于業(yè)務(wù)的需要和雄厚的資產(chǎn)，從七、八十年代就開(kāi)始建立專(zhuān)用的電子數(shù)據(jù)傳輸系統(tǒng)，這對(duì)于一般的中小企業(yè)是可望而不可及。現(xiàn)在不同了，由于Internet的發(fā)展和相應(yīng)開(kāi)發(fā)軟件的商品化，使得企業(yè)不必大量投資就可以建立一個(gè)滿(mǎn)意的電子商務(wù)系統(tǒng)(本質(zhì)上是基于廣域網(wǎng)絡(luò)的商務(wù)管理信息系統(tǒng))。國(guó)家和社會(huì)各界投巨資，建立信息高速公路，制定了各項(xiàng)政策，鼓勵(lì)政府、事業(yè)單位和企業(yè)部門(mén)使用信息高速公路。各部門(mén)只需弄清本部門(mén)的需求，制定電子商務(wù)建設(shè)規(guī)劃，自己或請(qǐng)技術(shù)部門(mén)進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)，購(gòu)買(mǎi)有限的設(shè)備和應(yīng)用軟件，編制系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)則，培訓(xùn)員工掌握系統(tǒng)的使用方法，一個(gè)電子商務(wù)系統(tǒng)就初步建成了。如同國(guó)家和社會(huì)建立了高速公路(如同網(wǎng)絡(luò))，單位和個(gè)人購(gòu)買(mǎi)了汽車(chē)(如同計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件)，就可以載人或運(yùn)貨了(如同在網(wǎng)上開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng))。購(gòu)買(mǎi)軟件和開(kāi)發(fā)應(yīng)用程序的投入是一般處于正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中小型企業(yè)可以承受的，而通過(guò)電子商務(wù)運(yùn)行給企業(yè)帶來(lái)的效益則大大超過(guò)投入。

　　廣義上講，電子商務(wù)可以涉及到企業(yè)運(yùn)作的各個(gè)方面，但一個(gè)無(wú)所不包的系統(tǒng)不要說(shuō)在Internet上難以實(shí)現(xiàn)，即便在一些利用早期網(wǎng)絡(luò)手段建立的企業(yè)管理信息系統(tǒng)，也多是在一些部門(mén)和一些業(yè)務(wù)方面運(yùn)轉(zhuǎn)比較成功。因此沒(méi)有必要在概念上和完整性上追求一個(gè)理想的電子商務(wù)系統(tǒng)。應(yīng)該從企業(yè)自身的實(shí)際情況出發(fā)，利用Internet技術(shù)，改善最需改善的商務(wù)活動(dòng)條件，以此作為突破口，帶動(dòng)企業(yè)向現(xiàn)代化管理邁進(jìn)。本方案正是基于這種思想，提出一個(gè)以面向中小企業(yè)，具有全國(guó)范圍購(gòu)銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的“進(jìn)、銷(xiāo)、存”電子商務(wù)解決方案，并側(cè)重介紹銷(xiāo)售信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化。一些公司的總部已經(jīng)建立了“進(jìn)、銷(xiāo)、存”系統(tǒng)，也不必立即放棄，可以分別建立“進(jìn)”或“銷(xiāo)”的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境，替代已有的“進(jìn)、銷(xiāo)、存”系統(tǒng)手工錄入。這不僅縮短了系統(tǒng)的建設(shè)周期，也保護(hù)了企業(yè)已有的投入。

　　二、一般中小企業(yè)“進(jìn)、銷(xiāo)、存”運(yùn)作的模式

　　(一) 機(jī)構(gòu)

　　現(xiàn)代企業(yè)一般采用“產(chǎn)、供、銷(xiāo)”一體化。在有生產(chǎn)功能的企業(yè)中，生產(chǎn)和銷(xiāo)售有合一的也有分開(kāi)的。一些企業(yè)不生產(chǎn)產(chǎn)品，但供和銷(xiāo)總是有的。中小企業(yè)的機(jī)構(gòu)比較單一，即便有分支機(jī)構(gòu)或有合作伙伴，也多是獨(dú)立經(jīng)營(yíng)、獨(dú)立核算，各企業(yè)(或機(jī)構(gòu))多建立獨(dú)立的、單一的“進(jìn)、銷(xiāo)、存”系統(tǒng)。企業(yè)的“進(jìn)、銷(xiāo)、存”運(yùn)作一般在總裁(總經(jīng)理)領(lǐng)導(dǎo)下，涉及商務(wù)、采購(gòu)、庫(kù)房和財(cái)務(wù)等部門(mén)，這些部門(mén)分工明確，緊密配合，支撐著公司“進(jìn)、銷(xiāo)、存”業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。這是一種典型的物流管理模式，其管理的復(fù)雜程度與公司的規(guī)模和產(chǎn)品性質(zhì)有關(guān)。

　　(二)系統(tǒng)需求

　　本方案將把企業(yè)傳統(tǒng)的“進(jìn)、銷(xiāo)、存”從靜態(tài)擴(kuò)展到動(dòng)態(tài)。所謂靜態(tài)其實(shí)是一種賬目管理，通過(guò)構(gòu)造模型，取得賬目上“進(jìn)、銷(xiāo)、存”的平衡。而采購(gòu)或銷(xiāo)售的過(guò)程該系統(tǒng)并不關(guān)心。當(dāng)系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)告訴領(lǐng)導(dǎo)“進(jìn)、銷(xiāo)、存”出現(xiàn)了問(wèn)題，就已經(jīng)遠(yuǎn)離了問(wèn)題出現(xiàn)的時(shí)間和地點(diǎn)，無(wú)法及時(shí)挽回?fù)p失。如果把整個(gè)過(guò)程通過(guò)電子商務(wù)系統(tǒng)在網(wǎng)上展現(xiàn)給公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，這不僅僅使公司運(yùn)轉(zhuǎn)效率提高，還由于業(yè)務(wù)行為的規(guī)范化，起碼可以挽回一些操作上的失誤;還能及時(shí)獲得(或稱(chēng)動(dòng)態(tài)獲得)有關(guān)信息，及早發(fā)現(xiàn)決策中的問(wèn)題。

　　在改變觀念后，通過(guò)電子商務(wù)的“進(jìn)、銷(xiāo)、存”系統(tǒng)將把注意力放在過(guò)程和監(jiān)督。系統(tǒng)數(shù)據(jù)的采集將分散在各個(gè)職能部門(mén)隨時(shí)進(jìn)行。也就是說(shuō)，每一個(gè)數(shù)據(jù)在它產(chǎn)生之日就輸入到系統(tǒng)中，并隨著業(yè)務(wù)行為的進(jìn)展，數(shù)據(jù)的屬性也在改變，計(jì)劃中的數(shù)據(jù)變成結(jié)果數(shù)據(jù)。比如計(jì)劃采購(gòu)的物品變成已經(jīng)采購(gòu)的物品，計(jì)劃采購(gòu)物品的數(shù)量和價(jià)格變成已經(jīng)采購(gòu)物品的數(shù)量和價(jià)格。

　　為此，系統(tǒng)為采購(gòu)建立物品的詢(xún)價(jià)、采購(gòu)審批和票據(jù)錄入系統(tǒng);為庫(kù)房建立原材料、半成品和成品入出庫(kù)系統(tǒng);為銷(xiāo)售建立客戶(hù)信息、產(chǎn)品報(bào)價(jià)、訂單審核和發(fā)貨通知系統(tǒng);為財(cái)務(wù)建立銀行查詢(xún)和支付系統(tǒng);在上述各子系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，建立“進(jìn)、銷(xiāo)、存”綜合查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)。

　　(三)系統(tǒng)功能

　　“進(jìn)”的概念主要指采購(gòu)，其功能主要有：制定采購(gòu)計(jì)劃和審批、詢(xún)價(jià)、簽訂采購(gòu)合同、合同執(zhí)行跟蹤及監(jiān)督(包括運(yùn)輸、貨物檢驗(yàn)、處理糾紛等)、貨款支付等;

　　“銷(xiāo)”的概念主要指銷(xiāo)售，其主要功能有：客戶(hù)(分公司或代理商)信息管理、產(chǎn)品報(bào)價(jià)、訂單(或合同)審核及執(zhí)行跟蹤、發(fā)貨通知、到款信息等;

　　“存”的概念主要指入出庫(kù)管理，其主要功能有：原材料、半成品、成品入出庫(kù)通知管理、物品狀態(tài)(入出庫(kù)時(shí)間、存放地點(diǎn)、物品外觀、性能狀態(tài)等)管理等。

　　“進(jìn)、銷(xiāo)、存”的概念主要指上述子系統(tǒng)的綜合平衡管理，其主要的功能有：將上述子系統(tǒng)作為自身的數(shù)據(jù)源并根據(jù)需要從中汲取數(shù)據(jù);提供綜合查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能;根據(jù)創(chuàng)建的模型進(jìn)行企業(yè)物流管理方面的預(yù)測(cè)和提供決策支持方面所需的信息。

文章作者：國(guó)脈電子政務(wù)網(wǎng)