團(tuán)隊(duì)溝通協(xié)作

　　提供中國(guó)海運(yùn)(集團(tuán))總公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、管理人員與廣大職工人與人之間、團(tuán)隊(duì)與團(tuán)隊(duì)之間多種溝通渠道。

　　- 提供視頻會(huì)議、在線交流、電子郵件、網(wǎng)上傳真、手機(jī)短信等通訊手段與實(shí)用的文件快速傳遞。

　　- 延續(xù)多種傳統(tǒng)溝通形式：請(qǐng)示匯報(bào)、指示、約見、留言等。

　　- 輔助企業(yè)文化建設(shè)的企業(yè)級(jí)論壇與部門級(jí)論壇。

　　- 信息協(xié)同

　　追求在中國(guó)海運(yùn)(集團(tuán))總公司范圍內(nèi)各種信息的一次錄入重復(fù)利用，將分散的信息關(guān)聯(lián)組織起來，從海量信息中找出價(jià)值信息。

　　- 以文檔中心、知識(shí)庫(kù)為基礎(chǔ)，不斷沉淀與分享全部員工的技術(shù)、業(yè)務(wù)知識(shí)與經(jīng)驗(yàn) 。

　　- 與企業(yè)系統(tǒng)等交換信息，以及發(fā)布互聯(lián)網(wǎng)的社會(huì)、行業(yè)新聞與交通天氣信息等。

　　- 提供強(qiáng)大的搜索引擎，挖掘企業(yè)內(nèi)部與外部互聯(lián)網(wǎng)零散而海量的信息。

　　- 集中的信息化問題與需求處理流程。

　　- 流程協(xié)同

　　把中國(guó)海運(yùn)(集團(tuán))總公司中各種跨地域、跨組織、跨應(yīng)用流程及人員相關(guān)、業(yè)務(wù)相關(guān)流程進(jìn)行連接、嵌套、整合，構(gòu)造一個(gè)完整的企業(yè)流程體系。

　　- 實(shí)現(xiàn)集團(tuán)總公司各部門之間的跨組織流程、本地與異地之間的跨地域流程、與財(cái)務(wù)等整合的跨應(yīng)用流程的來回跳轉(zhuǎn)、嵌套。

　　- 協(xié)同和銜接與人員相關(guān)、業(yè)務(wù)相關(guān)的各種文件流程、行政流程、業(yè)務(wù)流程、監(jiān)控流程等。

　　- 流程能實(shí)現(xiàn)連續(xù)處理、轉(zhuǎn)發(fā)，也能自動(dòng)從相關(guān)事務(wù)的任何環(huán)節(jié)中發(fā)起流程。

　　- 事務(wù)協(xié)同

　　尊重中國(guó)海運(yùn)(集團(tuán))總公司用戶日常工作習(xí)慣，以具體的某項(xiàng)工作事務(wù)為中心組織各項(xiàng)功能，加強(qiáng)諸多功能之間的聯(lián)動(dòng)，使用戶專心于事務(wù)本身而不用考慮功能使用。

　　- 各種待辦工作的提醒，以系統(tǒng)內(nèi)、手機(jī)短信、電子郵件等多種方式。

　　- 以日程為主線，一方面以用戶為中心關(guān)聯(lián)各種事務(wù)，事圍人轉(zhuǎn)，如會(huì)議、出差、派車、通知的協(xié)同；另一方面，在用戶以“事”為中心組織工作時(shí)，實(shí)現(xiàn)順利完成事務(wù)的多功能聯(lián)動(dòng)，如接待事務(wù)同時(shí)涉及到接待安排、會(huì)議安排、車輛調(diào)度等多事務(wù)和多功能聯(lián)動(dòng)。

　　- 集成外部政府、企業(yè)的各種網(wǎng)上服務(wù)。

　　- 對(duì)資源的統(tǒng)一調(diào)度安排，包括文件、會(huì)議室、車輛、辦公用品、印章、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)等。

　　- 信息在流程與功能模塊之間相互引用、更新，流程實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的審批，模塊實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的落地管理。

　　項(xiàng)目實(shí)施方案

　　中國(guó)海運(yùn)(集團(tuán))總公司協(xié)同辦公OA項(xiàng)目實(shí)施遵循“總體規(guī)劃、分步實(shí)施”的指導(dǎo)方針，從應(yīng)用層、管理層、決策層等三個(gè)層次上保證實(shí)施效果：

　　- 在應(yīng)用層，作為使用者的事務(wù)/業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，為使用者提供快捷、方便的工作工具，方便員工的辦公與信息交流，提高了工作效率；

　　- 在管理層，作為使用者的信息管理系統(tǒng)，有助使用者實(shí)時(shí)、全面掌控部門的工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，從而減少差錯(cuò)、防止低效辦公；

　　- 在決策層：作為使用者的決策支持系統(tǒng)，能夠提供決策參考和依據(jù)，可以強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，增強(qiáng)對(duì)組織的控制力，及時(shí)有效監(jiān)控各部門、各個(gè)人員的工作進(jìn)度情況。

　　泛微公司應(yīng)用成熟的軟件技術(shù)和平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)本項(xiàng)目的各項(xiàng)需求，采用OSSP項(xiàng)目實(shí)施方法，如下圖：

　　

　　圖：泛微公司OSSP 項(xiàng)目方法

　　在OSSP 實(shí)施方法的四個(gè)階段中，每個(gè)階段定義了一套交付、里程碑和報(bào)告，并在第三階段——執(zhí)行階段中應(yīng)用基于CMM的項(xiàng)目管理理論。

　　1、啟動(dòng)階段

　　項(xiàng)目交付過程的第一個(gè)階段是啟動(dòng)，啟動(dòng)階段的目標(biāo)是：

　　- 詳細(xì)描述項(xiàng)目的目標(biāo)和范圍

　　- 定義項(xiàng)目結(jié)構(gòu)，包括必需的硬件、應(yīng)用程序、工具、服務(wù)點(diǎn)的辦公設(shè)備等等，以完成建立流程一個(gè)經(jīng)由用戶批準(zhǔn)的初步項(xiàng)目計(jì)劃

　　- 用戶和泛微公司實(shí)施團(tuán)隊(duì)都同意的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，用來驗(yàn)收項(xiàng)目的完成

　　2、計(jì)劃階段

　　計(jì)劃階段在啟動(dòng)階段后。計(jì)劃階段的目標(biāo)是：

　　- 定義to-be 流程

　　- 由泛微公司實(shí)施團(tuán)隊(duì)協(xié)助用戶定義和批準(zhǔn)的詳細(xì)需求

　　- 詳細(xì)的框架和實(shí)施說明

　　- 用戶和泛微公司實(shí)施團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目完成步驟上達(dá)成一致

　　3、執(zhí)行階段

　　完成了計(jì)劃階段的目標(biāo)后，進(jìn)入執(zhí)行階段，在此將完成：

　　- 項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)進(jìn)入實(shí)施角色

　　- 定義項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制、項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)控、質(zhì)量保障體系和項(xiàng)目文檔管理等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，明確何時(shí)項(xiàng)目就緒并生效

　　- 培訓(xùn)教師己接受培訓(xùn)

　　4、移交階段

　　項(xiàng)目交付流程的最后階段是移交，在移交階段的末期：

　　- 制造執(zhí)行系統(tǒng)的用戶己培訓(xùn)

　　- 項(xiàng)目已部署，并投入生產(chǎn)

　　- 用戶已簽署了項(xiàng)目驗(yàn)收表

　　在所有這些階段，項(xiàng)目管理任務(wù)如計(jì)劃、通信、項(xiàng)目結(jié)構(gòu)管理、基礎(chǔ)架構(gòu)維護(hù)、質(zhì)量保證等等，由項(xiàng)目經(jīng)理來執(zhí)行，直至系統(tǒng)證實(shí)上線運(yùn)行并進(jìn)行推廣應(yīng)用。

　　應(yīng)用成果

　　目前，中海集團(tuán)的協(xié)同辦公OA系統(tǒng)已經(jīng)很好的實(shí)現(xiàn)了初期設(shè)想的目標(biāo)，建立了公司統(tǒng)一的電子化管控體系和知識(shí)管理體系，為公司建立了一個(gè)良好的電子化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化辦公環(huán)境，也使企業(yè)員工在虛擬的電子化運(yùn)營(yíng)組織中形成了共同的辦事風(fēng)格和企業(yè)文化，為企業(yè)全體員工在工作中實(shí)現(xiàn)高效、協(xié)作創(chuàng)造了便利條件，目前，中海集團(tuán)的協(xié)同辦公OA系統(tǒng)已經(jīng)成為集團(tuán)的核心競(jìng)爭(zhēng)力之一。

　　 協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用截圖

　　

　　

　　

　　協(xié)同辦公OA系統(tǒng)效益分析