信息系統(tǒng)的生態(tài)評(píng)估

　　為了更好地評(píng)估信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)、發(fā)展戰(zhàn)略的支持、性能以及投資收益等內(nèi)容并為后續(xù)的信息化建設(shè)提供經(jīng)驗(yàn)和參考，湖北中煙創(chuàng)造性地提出了生態(tài)評(píng)估的方法，并將它應(yīng)用于實(shí)踐，不斷地“行”，并促進(jìn)“知”，真正做到了“知”中有“行”，“行”中有“知”。

　　應(yīng)用系統(tǒng)生態(tài)評(píng)估體系與傳統(tǒng)的應(yīng)用系統(tǒng)評(píng)估方法有很大的不同，傳統(tǒng)的系統(tǒng)評(píng)估方法重點(diǎn)是對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)自身功能使用效果和技術(shù)性能的評(píng)估，而生態(tài)評(píng)估更加關(guān)注對(duì)于應(yīng)用系統(tǒng)所處的企業(yè)生態(tài)環(huán)境變化的分析，重點(diǎn)評(píng)估企業(yè)環(huán)境的變化對(duì)于應(yīng)用系統(tǒng)的影響，并根據(jù)評(píng)估結(jié)果為后續(xù)的信息化建設(shè)提供決策依據(jù)。

　　應(yīng)用系統(tǒng)生態(tài)評(píng)估體系能夠使IT部門快速感知企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化，并迅速作出有效的決策來(lái)推動(dòng)應(yīng)用系統(tǒng)的不斷完善。

　　應(yīng)用系統(tǒng)生態(tài)評(píng)估體系的核心目標(biāo)包括如下六項(xiàng)內(nèi)容：

　　（1）評(píng)價(jià)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)的支持狀況；

　　（2）考察信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略及未來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展的適應(yīng)能力；

　　（3）評(píng)估企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)的投資收益；

　　（4）評(píng)價(jià)信息系統(tǒng)在性能方面的表現(xiàn)；

　　（5）評(píng)價(jià)信息系統(tǒng)應(yīng)用的效果以及存在的問(wèn)題；

　　（6）輔助決策應(yīng)用系統(tǒng)優(yōu)化的方式。應(yīng)用系統(tǒng)優(yōu)化的方式有兩種：一種是在現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ)上根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)變革的要求對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)，增加或者調(diào)整應(yīng)用系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和功能，以滿足企業(yè)業(yè)務(wù)變革的需要；一種是徹底推翻現(xiàn)有系統(tǒng)，重新實(shí)施或者開(kāi)發(fā)新的系統(tǒng)來(lái)滿足企業(yè)業(yè)務(wù)變革的需要。采用哪種應(yīng)用系統(tǒng)優(yōu)化的方式，應(yīng)用系統(tǒng)優(yōu)化的具體方案如何設(shè)計(jì)，這些問(wèn)題需要通過(guò)系統(tǒng)生態(tài)評(píng)估的結(jié)果來(lái)進(jìn)行判斷。

　　（7）為后續(xù)的信息化建設(shè)提供經(jīng)驗(yàn)與參考。

　　生態(tài)評(píng)估體系的范圍包括如下三個(gè)方面：

　　（1）業(yè)務(wù)支持：業(yè)務(wù)支持評(píng)估主要從項(xiàng)目基本情況、管理改善支持、業(yè)務(wù)效率改善支持、業(yè)務(wù)協(xié)作支持、系統(tǒng)服務(wù)支持等5個(gè)方面進(jìn)行。

　　（2）系統(tǒng)性能：主要定性的從適用性、先進(jìn)性、擴(kuò)展性等方面對(duì)軟件、硬件、安全方面的性能進(jìn)行評(píng)估。

　　（3）系統(tǒng)主要功能：主要對(duì)系統(tǒng)涉及的主要功能進(jìn)行評(píng)估。

　　管理模式產(chǎn)生的效益

　　湖北中煙采用“知行合一”信息化管理模式推進(jìn)信息化后，信息化成功率100%， 在整個(gè)煙草工業(yè)內(nèi)非常少見(jiàn)。2007年，湖北中煙工業(yè)有限責(zé)任公司獲得 2007年度中國(guó)企業(yè)信息化500強(qiáng) “最佳企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）應(yīng)用獎(jiǎng)”榮譽(yù)稱號(hào)。2009年也申請(qǐng)成功了湖北省科技廳的湖北省制造業(yè)信息化科技工程示范企業(yè)，這些都是社會(huì)對(duì)湖北中煙“知行合一”信息化管理模式的肯定。這種管理模式的成功運(yùn)行，也為中煙帶來(lái)了巨大的經(jīng)濟(jì)消息和社會(huì)效益。以ERP系統(tǒng)為例，ERP系統(tǒng)成功上線后，使得原材料的庫(kù)存投資減少40～50％，庫(kù)存周轉(zhuǎn)率提高50%，企業(yè)的準(zhǔn)時(shí)交貨率平均提高55%，誤期率平均降低35%，采購(gòu)提前期縮短了50%，停工待料減少60%，制造成本降低12%，生產(chǎn)能力提高10％～15％。其具體效益如下所示：

　　直接經(jīng)濟(jì)效益表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

　　1. 降低庫(kù)存資金占用，避免盲目采購(gòu)。煙葉、輔料、備品備件占用企業(yè)的大部分資金，ERP對(duì)庫(kù)存進(jìn)行了初始與準(zhǔn)核，解決了大量歷史遺留問(wèn)題，消除了賬物不符的現(xiàn)象。在進(jìn)行采購(gòu)、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)和原、輔、備庫(kù)存儲(chǔ)備時(shí)根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃和原有庫(kù)存情況制定合理的采購(gòu)計(jì)劃，做到有的放矢，變?cè)瓉?lái)的靜態(tài)粗放管理為動(dòng)態(tài)精細(xì)管理，節(jié)約了大量的庫(kù)存資金，降低了庫(kù)存資金占用。

　　2. 降低生產(chǎn)成本，減少浪費(fèi)。通過(guò)對(duì)物流和生產(chǎn)過(guò)程中各階段發(fā)生的實(shí)際費(fèi)用進(jìn)行監(jiān)控以及對(duì)各部門的資金占用情況的監(jiān)控，嚴(yán)格地控制了企業(yè)的各項(xiàng)費(fèi)用。ERP系統(tǒng)中的生產(chǎn)管理很大程度地提高了生產(chǎn)計(jì)劃的準(zhǔn)確性和執(zhí)行的力度，減少了生產(chǎn)過(guò)程中設(shè)備、能源、原輔材料等的浪費(fèi)。實(shí)施MRPⅡ/ERP成功的企業(yè)證明可降低制造成本5%～12% 。生產(chǎn)成本系統(tǒng)運(yùn)行監(jiān)督各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)的生產(chǎn)狀況，通過(guò)分析生產(chǎn)數(shù)據(jù)，及早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，避免生產(chǎn)工藝失誤和生產(chǎn)過(guò)程中不必要的浪費(fèi)。

　　3. 全面預(yù)算控制，降低管理費(fèi)用。成本控制中心對(duì)預(yù)算費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)一歸口管理，負(fù)責(zé)費(fèi)用預(yù)算的編制、實(shí)施、差異分析和控制監(jiān)督工作，通過(guò)對(duì)運(yùn)營(yíng)成本系統(tǒng)的運(yùn)行，成本控制中心理順費(fèi)用預(yù)算流程，加強(qiáng)對(duì)預(yù)算的控制，逐步修正費(fèi)用預(yù)算的年度目標(biāo)，減少不必要的開(kāi)支。

　　4. 提高業(yè)務(wù)處理能力，降低管理成本。通過(guò)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高度集成與共享，在減少人力及耗材的開(kāi)支方面尤為突出。信息化建設(shè)前，很多業(yè)務(wù)單據(jù)如入庫(kù)單、出庫(kù)單、移庫(kù)單、結(jié)算單等均采用手工方式進(jìn)行記錄或單機(jī)版軟件進(jìn)行維護(hù)。不但數(shù)據(jù)分散，效率低下，而且相互之間的數(shù)據(jù)不能形成共享，造成很多重復(fù)性的勞動(dòng)，錯(cuò)誤率較高，很多關(guān)鍵性的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)也得不到及時(shí)的反饋。月底各個(gè)倉(cāng)庫(kù)將統(tǒng)計(jì)的進(jìn)銷存數(shù)據(jù)以報(bào)表和軟盤拷貝的形式反饋到財(cái)務(wù)、采購(gòu)、物流管理等相關(guān)部門，每月上千張的報(bào)表不但造成物力上的浪費(fèi)，更是一種人力上的浪費(fèi)。ERP系統(tǒng)上線后，這些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)得到了高度的集成與共享，各種分析圖表也能及時(shí)反饋到相關(guān)部門，無(wú)須打印。這不但提高了工作效率，也節(jié)省了大量人力及耗材的開(kāi)支。財(cái)務(wù)月末結(jié)算時(shí)間從7天下降到1天，財(cái)務(wù)收賬付賬準(zhǔn)備率提高10～15%等。

　　間接經(jīng)濟(jì)效益表現(xiàn)在如下幾方面：

　　1. 改進(jìn)企業(yè)基礎(chǔ)信息標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。數(shù)據(jù)是企業(yè)的核心，也是企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)正常運(yùn)作的保障。企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一與規(guī)范不僅關(guān)系到帳務(wù)的準(zhǔn)確性，為業(yè)務(wù)操作、統(tǒng)計(jì)分析、倉(cāng)儲(chǔ)管理等也帶來(lái)了很大的便利。ERP產(chǎn)品實(shí)施過(guò)程中，對(duì)地區(qū)、供應(yīng)商、客戶、倉(cāng)庫(kù)，尤其是物品等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行了統(tǒng)一歸類，并制訂了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)編碼方案。參照國(guó)家、煙草局、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)以前計(jì)劃價(jià)方式下遺留的同一編碼對(duì)應(yīng)多個(gè)不同規(guī)格物品進(jìn)行了拆分，并重新進(jìn)行了編碼；對(duì)缺少基本信息的物品進(jìn)行了信息補(bǔ)充。提高了企業(yè)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，保證信息流的暢通。

　　2. 流程優(yōu)化，提高工作效率。加強(qiáng)了業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、合理化。以前企業(yè)的業(yè)務(wù)流程多為傳統(tǒng)方式，信息共享程度較低、傳遞速度較慢。對(duì)信息的再加工能力和處理的深度與企業(yè)的要求和計(jì)算機(jī)處理的能力差距較大。在ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)超越了基于手工方式的業(yè)務(wù)，抽象出業(yè)務(wù)中的管理思想和規(guī)律性的東西，并在企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組的過(guò)程中使其更符合現(xiàn)代管理技術(shù)的要求。最終實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、合理化。ERP系統(tǒng)實(shí)施后，大量的重復(fù)計(jì)算工作都由計(jì)算機(jī)來(lái)處理，提高處理速度，減輕人的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了技術(shù)信息（圖樣、文件）的重復(fù)利用率，提升工作效率。

　　3. 提高了管理的時(shí)效性。ERP系統(tǒng)的上線，使得采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)相關(guān)調(diào)度、配方單變更等等變得準(zhǔn)確、及時(shí)，提高了管理的時(shí)效性。另外由于業(yè)務(wù)及生產(chǎn)相關(guān)數(shù)據(jù)的及時(shí)傳遞，大大加強(qiáng)了管理人員對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)控力度，預(yù)防和減少了很多不必要的損失。

　　4. 提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平。ERP系統(tǒng)各模塊環(huán)環(huán)相扣、職責(zé)明確的工作任務(wù)和業(yè)務(wù)流程，通過(guò)系統(tǒng)分配權(quán)限和崗位任務(wù)，使職工只可以按照統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)合理的業(yè)務(wù)流程工作，員工只能做自己可以做的工作，承擔(dān)自己的責(zé)任，真正做到各負(fù)其責(zé)，避免不必要的人為因素對(duì)正常業(yè)務(wù)處理作業(yè)的干擾，使各項(xiàng)管理走上現(xiàn)代化管理的道路,進(jìn)而提高企業(yè)的整體管理水平。

　　5. 提高產(chǎn)品質(zhì)量，提高對(duì)外服務(wù)質(zhì)量，大大增強(qiáng)了質(zhì)量問(wèn)題的可追溯性。對(duì)出廠的產(chǎn)品，逐一建立完整的檔案，記錄產(chǎn)品號(hào)及關(guān)鍵主件號(hào)，從生產(chǎn)過(guò)程開(kāi)始即對(duì)其質(zhì)量進(jìn)行跟蹤，大大增強(qiáng)了質(zhì)量問(wèn)題的可追溯性。增強(qiáng)投訴反饋服務(wù)處理流程的時(shí)效性、強(qiáng)化對(duì)客戶服務(wù)支持，也保證了產(chǎn)品市場(chǎng)的穩(wěn)定。

　　6. 培養(yǎng)企業(yè)員工的信息化意識(shí)，提高員工綜合素質(zhì)。通過(guò)項(xiàng)目的實(shí)施建設(shè)，提高員工了計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平和綜合素質(zhì)，從ERP系統(tǒng)實(shí)施的過(guò)程來(lái)看：在進(jìn)行每一部分上線前都進(jìn)行了大量的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和操作培訓(xùn)，大大提高了業(yè)務(wù)人員對(duì)自身業(yè)務(wù)的理解以及計(jì)算機(jī)操作水平的提高。實(shí)施ERP系統(tǒng)可以進(jìn)一步把企業(yè)管理人員從繁重的日常業(yè)務(wù)中解放出來(lái)，使他們有機(jī)會(huì)進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而提高他們的業(yè)務(wù)分析能力及管理水平。只有管理人員素質(zhì)的提高，才能使企業(yè)從本質(zhì)上提高管理水平。

　　7. 奠定企業(yè)未來(lái)發(fā)展的基礎(chǔ)。建立起高速運(yùn)轉(zhuǎn)的計(jì)算機(jī)通訊網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)多平臺(tái)、多操作環(huán)境的信息共享機(jī)制，克服單一實(shí)施造成的信息孤島，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息集成，實(shí)現(xiàn)與Internet的信息集成，可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上訂貨、網(wǎng)上質(zhì)量查詢和服務(wù)；培養(yǎng)和鍛煉一批懂技術(shù)、會(huì)管理的人才，為企業(yè)的后繼發(fā)展提供了人才保證；確定了企業(yè)信息建設(shè)的發(fā)展方向，為企業(yè)發(fā)展成為信息化、數(shù)字化的現(xiàn)代化企業(yè)奠定了良好的基礎(chǔ)。

　　社會(huì)效益

　　實(shí)施ERP 加強(qiáng)了企業(yè)的內(nèi)部管理，消除無(wú)效的人力、物力資源消耗，同時(shí)提高了產(chǎn)品質(zhì)量、降低生產(chǎn)成本，最終提高了企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，提升了企業(yè)形象。2007年，湖北中煙工業(yè)有限責(zé)任公司獲得 2007年度中國(guó)企業(yè)信息化500強(qiáng) “最佳企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）應(yīng)用獎(jiǎng)”榮譽(yù)稱號(hào)。2009年也申請(qǐng)成功湖北省科技廳的湖北省制造業(yè)信息化科技工程示范企業(yè)。