合同管理

　　對草擬的合同的專門管理，利用工作流定義功能，定義“草擬”等環節，系統自動傳至有關員工的“待辦事宜”中審批處理、編號、打印正本（標準文本則直接填制）、對方蓋章、公司蓋章、分發、辦結后自動電子歸檔（歸入檔案管理中），并做到對合同執行的監控（如付款、對合同對方的評價、到期前的續約提醒、續約情況等等），有提示功能。

　　七、預、結算及報銷

　　e-cology系統預、結算及包銷功能是以“財務管理模塊(e-Financials)”為主線，協同“工作流模塊(e-Workflow)”、“知識文檔模塊(e-Docuument)”、“人力資源模塊(e-HRM)”提供下屬和財務、審批人可查詢借款及支付情況查詢，實現財務預算的電子化審批。包括：

　　對財務數據進行集中管理

　　獲得對企業績效宏觀和微觀上的認識

　　預算和實際支出的比較

　　提供各類固定及自定義之財務報告

　　集成其它的財務系統向管理層展現公司情況

　　協同性:找到某個財務數據,就能找到與這個財務數據相關的所有信息(客戶/其它財務數據/項目/資產/計劃/流程/文檔/人員)

　　具體表現為：通過工作流管理實現所有的財務相關流程都可以可以通過工作流的方式進行流轉，包括：預算審批、借款、商戶結算等；通過知識管理功能，管理人員相關的合同，客戶相關資料；通過人力資源管理結合財務管理實現人員占用資產統計和相關費用統計。

　　八、郵件、短消息、即時通信以及傳真系統的運用

　　郵件

　　協同管理平臺(e-cology)運用所有遵循POP3/SMT協議的郵件服務器，與主流的Exchange、Lotus notes等結合在一起。直接可以在系統上收發郵件，不需要再次進行客戶的端的安裝，直接可以在系統上收發郵件。

　　短消息、即時通信工具

　　短消息功能將郵件系統和e-cology系統的功能和應用擴展到員工以及客戶的手機上，滿足了廣大用戶對移動辦公的需求。例如：員工可以通過系統與同事或者客戶進行手機短消息通信；也可以通過手機發送、接收和回復短信到接收者的郵件系統；通過郵件和手機短信的互通實現移動狀態下的工作流程通知和待辦事宜提醒。目前并已實現與騰迅RTX集成，實現即時通信、在線信息提醒、傳輸文件、以及視頻會議等功能。

　　與傳真系統集成，可以直接在協同辦公OA系統上收、發傳真。

　　九、資產管理

　　以e-cology的“資產管理(e-Logistics)”為主線，協同“工作流管理”“知識文檔管理”“人力資源管理”來實現資源利用的管理，所有的借用、維修、各種申請都可以通過工作流的方式進行流轉；通過知識管理功能，管理資源相關的原始資料，如：發票、采購合同、維修卡等；結合人力資源實現人員占用資產統計。

　　十、企業文化制度、人與組織的協同發展

　　企業文化的管理要關注人、規章制度兩個方面的內容，泛微根據對“企業文化”需求的理解，主要采用e-cology的“知識文檔模塊”實現，與“工作流模塊”和“人力資源模塊”協同。

　　為知識搜集和沉淀、積累、傳遞為主要目標的過程。

　　建立知識管理模塊，將太平保險公司內部所有已經沉淀下來的文檔按照一定的組織或類別按照一定的權限控制進行整理和規范使用。在管理上太平保險公司的管理層應該從管理方式上做出制定，要求所有的員工將所有有用的文檔按照一定的目錄或類別進行存儲。不但提供自定義的文檔存放，還允許用戶將文檔在一定的權限泛微內實現共享與文件的流動。

　　擴大知識采集范圍和發布方式方法，建立部門信息門戶，和企業業務應用系統數據集成。

　　知識的來源可以限于現有的電子形式的文檔，系統提供的知識管理功能還可以MAIL或項目管理、流程管理、人力資源管理系統進行集成。

　　實現企業級流程管理

　　引進流程方法，實現項目管理、個性化服務的知識傳播和發布，初步實現個人信息門戶，讓企業知識信息圍繞人的工作性質和階段任務，主動發布和呈現，初步實現信息圍著個人轉的信息流體系。在這部分的話就是需要與人力資源功和工作流能相結合，通過在人力資源中的組織與崗位的分布，實現知識與職責的互動，形成個性化的信息與知識服務。通過工作流程的使用，實現知識的再次利用與創新，對文檔進行動態的管理。

　　建立知識地圖。

　　開始專家知識發現機理建設。提高知識關聯度，和知識的參考價值。

　　整合的業務系統

　　使業務系統和事物系統緊密整和互操作，使企業內個人的知識獲取和業務動作整合一體，而把業務動作過程中的知識自動搜集歸納的真正的知識循環系統。實現知識管理為企業員工經營行為提供有效知識支持。深入挖掘整理企業內部分散的知識和業務數據，為決策提供有價值關聯性知識參考，實現知識管理為決策服務的主要目的。

　　員工檔案記錄

　　員工的檔案記錄功能是在專門的人力資源模塊下進行管理。

　　規章制度，包括員工手冊、制度、公文

　　知識管理庫中建立各種形式的制度文件，格式內容沒有限制。

　　制度文件可以建立版本控制，滿足企業的長期發展。每一個階段的規章制度都可以保留。

　　制度文件的權限控制，

　　根據不同的制度內容，可以根據角色、用戶、部門以及安全級別來確立查看范圍。另外，在制度的建立過程中，可以通過系統的工作流實現對制度的建立、修改、制定的過程管理，最后可以發布到規章制度庫中。

　　公告新聞，包括內部公告、內部新聞

　　在系統中，不僅有專門的公告管理還有內部的新聞管理。任何的一個新聞與公告都可以在工作流中進行提交，通過一定的流程進行審批之后，公告的話直接可以發布到首頁上的公告欄，而新聞的話可以按照發布到部門的新聞頁或以類型為主的新聞頁，還可以是內部或外部網站。

　　在顯示時間上，用戶可以在發布該公告或新聞的時候設定它在公告欄或新聞頁的顯示時間，一旦超過時間，他會自動從各個欄位撤消。而所有的文件其實都保存在知識管理庫中的公告或新聞目錄中。

　　公告也可以進行手動的刪除。

　　培訓課件共享

　　培訓課件是與人力資源一起共同完成的，其中還包含工作流的運用。太平保險公司通過提交各個部門的培訓請求與計劃之后，人力資源部門在人力資源模塊中制定詳盡的培訓安排，培訓所產生的文件都可以歸結到在知識管理中的課件文件中。因此，整個員工的培訓過程是由三方面協同工作完成。課件的共享范圍也是有權限控制的。課件或人力資源部的管理員可以隨時調整課件的安全性選項。

　　員工考評數據管理

　　考評數據管理也由三方面完成，工作流、知識管理、人力資源。

　　通過工作流提供員工的各個考評數據，經過匯總與審批最后歸結到知識管理中，人力資源部根據每個員工的考評數據進行有針對性的工作效率評估。

　　電子刊物：管理由內部和外部信息組成的企業內部電子刊物的管理和查詢；

　　通過知識管理中的電子刊物功能，建立分部門、分信息類別的電子刊物。由于太平保險公司的內部網與外部是隔離的，因此，對于外部的信息接受存在一定的困難，但是e-cology平臺可以通過電子刊物或內部新聞網站的功能或形式將外部信息引入到內部。在知識管理中建立電子刊物目錄，根據不同的刊物內容或形式，通過門戶的權限，將個性化的信息提供給相應的內部員工。

　　應用成果

　　通過對泛微協同辦公OA系統的成功實施運用，太平保險的辦公自動化水平和操作規范得到了很大的提升，工作流程得到廣泛應用，從行政事務處理、公文流轉、業務審批，都實現了全公司電子化審批統一運作管理，大大提升了公司統一的監管能力和各職能部門及人員辦事效率；公司知識管理成功推廣，為公司人員整體素質的提升帶來幫助，公司的各種知識文檔資源在系統得到很好的有效管理，非常方便的實現了知識的積累、共享、利用、創新，為太平的發展和打造知識型企業注入新的活力；系統溝通協作的良好應用，使企業溝通交流、信息傳達變得隨順暢；資產管理獲得很好的管理，使公司資產透明化，能夠讓公司資產的使用為企業發揮最大效應。