五、行政辦公管理

　　結合e-cology的知識管理、人力資源管理、資產管理、工作流程管理、客戶管理、財務管理、報表中心來實現太平保險公司的行政辦公需求。所有在辦公自動化中的收、發文、合同管理、預結算管理、采購管理、檔案管理、日程管理、工作計劃、工作總結、短消息管理、郵件管理、各類報表等都可通過e-cology的相應模塊協同完成。

　　收、發文、合同管理、內部文件管理、檔案管理在運用了知識管理、客戶管理以及工作流程管理；

　　預結算管理、采購管理可通過財務管理模塊實現，對部門及個人可進行部門預結算、結合工作流程實現費用報銷、借款及采購管理。

　　日程安排、工作計劃、總結與泛微的人力資源、項目管理、工作流以及與產品數據管理中的項目管理，進行互動，實現數據的多源化；

　　短消息與郵件都是結合在工作流程中，也可以單獨使用；

　　在行政辦公管理中還包括會議管理、培訓管理。其中會議管理以及培訓管理又與人力資源以及知識管理來互動完成；

　　資產管理也歸結到行政辦公管理功能中，實現對辦公設備以及太平保險公司固定資產以及會議、車輛的管理、圖書資料、證照管理、辦公用品管理等；

　　六、公文管理

　　作為現代辦公的其本功能，為用戶提供了較為完整的一套辦公室常用的公文處理流轉系統。行政辦公按文檔類別可分為收文管理、發文管理、檔案管理、簽報管理、用印管理和任務督辦。因此太平保險公司的收發文、檔案管理、公告等都歸結到行政辦公中。

　　用戶可在系統的工作流中進行公文的起草、流轉、編輯、簽發、登記、歸檔、等操作，從而實現太平保險公司辦文的自動化。

　　收文管理、發文管理和檔案管理的協同運作，使企業實現文檔的一體化管理。

　　收文管理

　　收文管理的功能主要是以電子文檔的形式處理和記載上級公文、平級來文等公文，然后通過e-cology系統來代替以前的辦理模式。從而提高了辦文的運轉速度、公文辦理信息的完整性，用戶可根據公文的登記日期、緩急程度、當前流轉狀態、當前處理人員快速有效地找到相關文檔做相應操作。

　　在系統設置中被賦予“收文登記員”的角色或人員可以將來文掃描或直接手工輸入。收文登記的內容包括收文主題、收文來源、收文分類、收文編號（系統根據分類自動生成）、緩急程度、密級性、登記員、起草時間、文件內容和附件，以及收文流轉的流程名稱等信息。

　　在收文登記時，有些登記項系統會自動生成，有些登記項已經提供了標準信息供您選擇，有些登記項系統會提供一些智能化的提示，這樣就提供用戶使用方便，遵循本系統處處從用戶角度出發的原則。

　　流程管理員可根據需要，將流轉中的文檔重置到流程的任何一個節點，再進行流轉，從而提高了流程的應變能力。

　　若收文流轉過程中超過了設定的辦文時限，系統會自動將催辦信息發送到當前處理人員的待辦事宜，提醒用戶及時辦理公文。

　　具有發布權限的用戶，可把有些已辦理完成的收文發布到“信息發布”模塊中，并設定有權限查看該文件的用戶，使文件發揮它應有的作用。

　　在整個收文流轉過程中，收文每經過一個節點，系統會自動記錄每個節點的處理人員，處理時間，處理信息等，讓用戶更清晰地了解當前收文的日志信息。

　　有“收文歸檔員”權限的用戶可把已流轉結束的收文歸檔到“檔案管理”數據庫，歸檔員可以單個歸檔，也可以批量歸檔，一次性處理多個文檔。

　　發文管理

　　發文管理主要是處理內部制定的或外來文件轉發的公文，起草的電子文件一般需逐級通過各級領導的審批和修改，最后提交相關主管領導簽發并登記歸檔。

　　真正實現了無紙化辦工，將傳統手工的、繁瑣的公文處理轉為輕松的計算機聯網辦公，安全、可靠、省時、省力，使辦公人員徹底從傳統辦公模式中解脫出來。

　　在系統設置中被賦予“發文起草員”的角色或人員有起草發文的權限。起草的內容大致有發文主題、發文分類、發文編號（系統根據分類自動生成）、起草人、起草時間、發文正文和附件，以及發文流轉的流程名稱等信息。

　　起草員確認文件起草完成后，進入審批，系統會根據審批的流程把發文自動流轉到相應的處理人員處。

　　發文審批過程中的人員可以從待辦事宜獲悉待審批信息，并直接打開文檔。根據系統管理員賦予的權限，進行修改正文，添加意見，繼續流轉，結束流轉，傳閱文檔、電子簽名等操作。編輯文件時，系統可記錄并區別多個不同的人對文件的修改印記。系統提供電子簽名以提高審批文件的安全性。

　　系統將權限設置細化，所有發文的登記也可以定義在流程中的任意一個節點，真正實現了流程的自定義。

　　發文登記員可對已流轉完畢的發文進行意見匯總，匯總后的意見獨立成文，查看方便。

　　檔案管理

　　太平保險公司可以根據案卷類別的不同，在知識管理庫建立需要的案卷庫。并可供普通用戶進行網上借閱，實現多人同時借閱的模式。還不僅提供用戶以案卷為單位進行借閱，也可以只借閱案卷中的一個或多個文件。

　　所有收、發文管理模塊中的文檔經歸檔員歸檔后都會自動轉移到檔案管理的已歸檔文件中，并根據來源進行自動分類。

　　檔案管理員也可在以歸檔文件窗口中，進行獨立歸檔（如，將以前的文件錄入系統）。

　　檔案管理員可對各案卷中的文件進行調整（如，將案卷中的文件移出），還可決定每個案卷在封卷后的借閱情況（如，是否可對外借閱；借閱到案卷一級還是案卷中的文檔一級；借閱對象是系統中的所有人員還是部分人員等）。

　　檔案管理員還有權設定案卷可借閱的范圍，即可以指定案卷可借閱的人員/角色/部門。

　　案卷管理員可將案卷中的一個或多個文件發布到信息發布數據庫中。案卷管理員的發布權限，可在系統設置中設置發布員及其權限時設定。

　　系統提供借閱管理的窗口，在此檔案管理員可查看普通用戶提交的借閱申請，并執行審批（如，同意、拒絕等相關操作），同時也可添加個人意見（如，關于借閱時間的長短可協商后再決定）。

　　提供一般用戶借閱案卷或文件的列表（列表分案卷一級和文檔一級），用戶在未提出借閱申請前，只能看到案卷或文檔的標題，只有在提出借閱申請并得到管理員同意后，才有權限查看到案卷或文件的具體內容。

　　用戶在借閱期限內，查看完相關的案卷或文件后，可自行歸還。若用戶未及時歸還，系統會自動發出提示郵件，催促用戶歸還，并可設定催還的間隔期限，如每2天發送一封郵件。系統管理員也可主動收回借閱權限。

　　若用戶到時仍想借閱，可填寫續借申請單。申請續借該案卷或文件，需經管理員審批通過后才有繼續借閱的權限。