信息化動(dòng)因及目標(biāo)

　　太平保險(xiǎn)的管理者一直十分重視信息化建設(shè)工作，隨著公司業(yè)務(wù)的迅猛發(fā)展，組織機(jī)構(gòu)不斷壯大，對(duì)公司內(nèi)部各級(jí)機(jī)構(gòu)內(nèi)及組織間的信息溝通提出了更高的管理要求，為適應(yīng)公司一級(jí)法人、授權(quán)經(jīng)營(yíng)的管理模式，促進(jìn)信息和知識(shí)的上傳下達(dá)，使公司管理流程規(guī)范化、戰(zhàn)略決策科學(xué)化、數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)化，公司決定選擇一套適合其發(fā)展戰(zhàn)略的協(xié)同辦公OA系統(tǒng)。通過(guò)該系統(tǒng)的實(shí)施達(dá)到：

　　（1）各級(jí)組織內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)的電子化；

　　（2）組織間公文流轉(zhuǎn)的自動(dòng)連接；

　　（3）提供各級(jí)組織的信息發(fā)布渠道；

　　（4）促進(jìn)組織知識(shí)的收集、共享和利用；

　　（5）促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)

　　（6）支持員工移動(dòng)辦公

　　

　　關(guān)鍵需求

　　根據(jù)太平保險(xiǎn)信息化的整體目標(biāo)，其關(guān)鍵需求主要體現(xiàn)在：

　　配合公司 “一級(jí)法人，授權(quán)經(jīng)營(yíng)”的管理模式，協(xié)同辦公OA系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)上既要保證整個(gè)系統(tǒng)的統(tǒng)一性，又要考慮各級(jí)組織的管理差異，在保證信息可以在組織內(nèi)各層級(jí)縱向、橫向快捷流轉(zhuǎn)的前提下，實(shí)現(xiàn)多級(jí)授權(quán)的管理維護(hù)模式。

　　總、分公司有各自的主界面，并可以相互進(jìn)入，系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)用戶的偏好，提供個(gè)性化設(shè)置功能。同時(shí)對(duì)個(gè)人信息要提供自助管理功能。

　　協(xié)同辦公OA系統(tǒng)完善的工作流引擎，可實(shí)現(xiàn)多種流向及操作控制，高度可配置，可以方便快捷的和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)的應(yīng)用相關(guān)聯(lián)。應(yīng)用中所用到的各種表單格式可以快速定義和配置，提升辦公效率。

　　通過(guò)協(xié)同辦公將業(yè)務(wù)流程的處理也納入其中，如：保單審核、理賠審批等，實(shí)現(xiàn)了高效、快速、準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)處理能力。

　　借助協(xié)同辦公OA系統(tǒng)建立完善的信息發(fā)布及知識(shí)沉淀機(jī)制，可以實(shí)現(xiàn)知識(shí)信息不同的知識(shí)組織和共享方式。

　　通過(guò)協(xié)同辦公OA系統(tǒng)的公文管理代替紙質(zhì)公文的流轉(zhuǎn)方式，實(shí)現(xiàn)各組織內(nèi)公文流轉(zhuǎn)的電子化，規(guī)范公司內(nèi)公文管理的相關(guān)流程和制度，提高公文流轉(zhuǎn)的效率和效果。

　　通過(guò)協(xié)同辦公OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部不同組織間公文交換的電子化，并達(dá)到公文流轉(zhuǎn)的一體化即組織間公文往來(lái)要和內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)流程相關(guān)聯(lián)，提升組織間公文交換的實(shí)效性、安全性和可跟蹤性。

　　對(duì)于公司文書檔案，實(shí)現(xiàn)公文檔案一體化管理，其管理的文書檔案來(lái)自于公文管理和手工補(bǔ)錄的文件，實(shí)現(xiàn)電子化標(biāo)準(zhǔn)的歸檔文件整理。

　　整個(gè)協(xié)同OA辦公系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)和郵件系統(tǒng)、即時(shí)通訊系統(tǒng)、FAX系統(tǒng)的用戶及應(yīng)用集成，可以通過(guò)手機(jī)短信實(shí)現(xiàn)用戶待辦事宜的提醒及簡(jiǎn)單批復(fù)。

　　實(shí)現(xiàn)集團(tuán)資產(chǎn)統(tǒng)一管理，并對(duì)采購(gòu)實(shí)行流程化管理和預(yù)算管理。

　　　

　　解決方案

　　管理軟件不單單是軟件與技術(shù)的問(wèn)題，很重要的從企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)與管理方法上去完善。泛微在太平保險(xiǎn)協(xié)同辦公OA平臺(tái)解決方案中仔細(xì)考慮到如何改善企業(yè)的管理方法，建立一定的應(yīng)用基礎(chǔ)，保證太平保險(xiǎn)公司的信息化順利實(shí)施和達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。

　　基于泛微協(xié)同管理平臺(tái)( e-cology)的協(xié)同辦公（OA）系統(tǒng)解決方案，通過(guò)七個(gè)關(guān)聯(lián)模塊搭建了虛擬化的企業(yè)組織，以人力資源為核心，工作流程為血脈帶動(dòng)整個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸、功能應(yīng)用的協(xié)同運(yùn)作，針對(duì)太平保險(xiǎn)信息化發(fā)展戰(zhàn)略和目前規(guī)劃的目標(biāo)，搭建出融合企業(yè)制度與文化的高效信息化辦公系統(tǒng)，解決企業(yè)實(shí)際辦公過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，提升公司整體辦公效率。

　　

　　泛微協(xié)同辦公（OA）平臺(tái)解決方案：

　　在信息化的輔助下企業(yè)組織模式應(yīng)該是一種適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需要以業(yè)務(wù)過(guò)程為中心、適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展變化、滿足迅速?zèng)Q策需要（以敏捷為特點(diǎn)）和內(nèi)部與外部自由交流的一種網(wǎng)絡(luò)化的組織，這種組織結(jié)構(gòu)可以使各個(gè)部門之間根據(jù)業(yè)務(wù)過(guò)程的需要進(jìn)行自由交流。這種組織結(jié)構(gòu)不僅具有市場(chǎng)適應(yīng)能力，而且還有自我發(fā)展和自我完善能力。而要實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)由職能部門性向網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)換，必須實(shí)現(xiàn)企業(yè)組織的“EAI”，進(jìn)行組織的橫向和縱向集成，打破企業(yè)及其職能部門之間的三維障礙——橫向障礙、縱向障礙、外部障礙。

　　1、橫向的企業(yè)集成

　　橫向的企業(yè)集成是指支持業(yè)務(wù)過(guò)程的不同功能領(lǐng)域的部門和應(yīng)用系統(tǒng)之間的集成，消除職能之間、部門之間、產(chǎn)品線之間或地理位置之間的界限。這種橫向集成可以看作是“煙囪式”的企業(yè)部門之間的橫向連接，橫向集成就是要消除部門之間的障礙，各個(gè)部門之間自由通信，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程的支持。

　　2、縱向的企業(yè)集成

　　縱向的企業(yè)職能部門集成是指在不同的控制和管理層的系統(tǒng)之間的集成，打破企業(yè)上下級(jí)之間的交流障礙。由于以前很多組織領(lǐng)導(dǎo)層次劃分成一種金字塔形，上下級(jí)之間具有明顯的等級(jí)關(guān)系，縱向集成的目的就是為了實(shí)現(xiàn)上下級(jí)系統(tǒng)之間的關(guān)系和諧和交流暢通，以便共同分享企業(yè)信息，對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程中的一些問(wèn)題迅速作出決策。橫向集成和縱向集成使企業(yè)內(nèi)部組織變成一個(gè)開(kāi)放的“魔方”式結(jié)構(gòu)，企業(yè)的各個(gè)面向面向過(guò)程的職能部門通過(guò)業(yè)務(wù)過(guò)程貫穿起來(lái)。

　　3、與外部的集成

　　太平保險(xiǎn)公司由于客戶比較多的是一些商戶，考慮將外部資源（合作伙伴、供應(yīng)商、商戶等）通過(guò)門戶的方式將外部的資源也納入到系統(tǒng)中。

　　通過(guò)企業(yè)組織的橫向集成、縱向集成和外部集成，企業(yè)在組織形態(tài)變成了結(jié)構(gòu)扁平化、網(wǎng)絡(luò)化，決策方面實(shí)現(xiàn)分散化、實(shí)時(shí)化，部門之間和上下級(jí)關(guān)系緊密化和協(xié)調(diào)化，與供應(yīng)商、合作伙伴和商戶的關(guān)系開(kāi)放化。這樣的組織將是一個(gè)有生命的能夠自我適應(yīng)外部市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的生態(tài)型的組織，同時(shí)也是泛微協(xié)同管理平臺(tái)（e-cology）的價(jià)值所在。