基礎(chǔ)階段 網(wǎng)上報銷受歡迎

　　陽光雨露內(nèi)部OA系統(tǒng)的建立經(jīng)歷了三個階段：流程管理、精細(xì)管理、集成管理。實(shí)現(xiàn)流程的電子化管理是基礎(chǔ)，精細(xì)管理是流程電子化后的優(yōu)化和升級，集成管理是整合應(yīng)用的體現(xiàn)，最終實(shí)現(xiàn)IT價值的升華。

　　2005年，陽光雨露在開始實(shí)施OA系統(tǒng)。首先應(yīng)用的是NOTES郵件系統(tǒng)，隨后搭建了統(tǒng)一的協(xié)作管理系統(tǒng)平臺，整合了信息中心、行政后勤管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理等業(yè)務(wù)的主要流程，包含了新聞中心、信息平臺、網(wǎng)上調(diào)查，辦公用品、名片申請，人事信息、人力地圖，個人借款報銷、項(xiàng)目費(fèi)用報銷等10大模塊。

　　“陽光雨露的OA推行沒有遇到什么阻力，因?yàn)槲覀兊腎T基礎(chǔ)比較好。”余斌說，“在搬出聯(lián)想之后原來聯(lián)想的系統(tǒng)和其他各種系統(tǒng)、及手工流程混合應(yīng)用，造成了一定的混亂，兩個系統(tǒng)并行了一段時間，最終甩掉老系統(tǒng)啟用新的系統(tǒng)”。余斌告訴筆者，新系統(tǒng)上線后用得最多的就是網(wǎng)上報銷、其次是人力地圖和合同管理，OA系統(tǒng)的這三項(xiàng)功能極大地提高了員工的工作效率，并且電子簽核明確了流程和權(quán)責(zé)，控制了風(fēng)險。通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的辦公無紙化，為公司節(jié)約了很多資金。現(xiàn)在系統(tǒng)一年約有2萬條數(shù)據(jù)的處理量，而且這些數(shù)據(jù)分布在全國各地，有了系統(tǒng)，這種地域限制和數(shù)量限制就被很容易突破了。

　　深化應(yīng)用 合同管理正當(dāng)時

　　合同是公司明確業(yè)務(wù)相關(guān)權(quán)益的載體，合同條款的簽訂水平和時效直接決定了公司業(yè)務(wù)的利潤水平和經(jīng)營風(fēng)險水平，如果沒有完善的風(fēng)險評估體系、明確的審批權(quán)限和高效的審批速度，將會面臨機(jī)會喪失、項(xiàng)目賠錢等風(fēng)險。陽光雨露的合同管理，在應(yīng)用協(xié)作管理系統(tǒng)的前后有了明顯的變化，可謂管理正當(dāng)時。

　　陽光雨露的合同管理分為立項(xiàng)審批、報價審批、合同審批三個階段進(jìn)行管控，每個階段都有相應(yīng)權(quán)限和不同級別的審核人，從而形成一個權(quán)責(zé)對等，評估準(zhǔn)確的管控體系。然后再與財(cái)務(wù)應(yīng)收應(yīng)付整合，隨時查詢項(xiàng)目的費(fèi)用支付情況，形成閉環(huán)管理，有效避免了未付款而提供服務(wù)的情況發(fā)生。

　　余斌介紹，在沒有使用神州數(shù)碼協(xié)作管理系統(tǒng)之前，項(xiàng)目審批只能打電話和發(fā)郵件跟領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，急的時候就自己做主，造成項(xiàng)目管理難以控制，甚至有些單子判斷不準(zhǔn)，并不賺錢。而且項(xiàng)目信息沒有備案，如果銷售人員離職將會造成信息流失。使用協(xié)作管理系統(tǒng)以后，項(xiàng)目審批管理清晰明確，表單流程由手工操作變成電子化操作，這樣領(lǐng)導(dǎo)可以隨時審批，申報人員可以隨時查閱項(xiàng)目進(jìn)展。而且分布在全國各地的項(xiàng)目信息可以快速流通，極大地提高了效率。同時，神州數(shù)碼協(xié)作管理系統(tǒng)設(shè)立了預(yù)警機(jī)制，項(xiàng)目應(yīng)收應(yīng)付財(cái)務(wù)信息，與財(cái)務(wù)人員關(guān)聯(lián)，根據(jù)應(yīng)收款的狀態(tài)，進(jìn)行監(jiān)督，系統(tǒng)自動通過發(fā)郵件方式提醒催收。并且可以根據(jù)需要設(shè)定提前提醒的天數(shù)，這為相關(guān)業(yè)務(wù)人員來帶來了極大的方便，不用擔(dān)心漏收。