兩大功臣

　　如果說辦公自動化平臺的建立讓經研院辦公環境得到了大大的改善，那么該OA系統中的工作流模塊和項目管理模塊就是項目成功的兩大功臣。

　　據張艷介紹，雖然工作流程的自動化可以規范各項工作、提高單位協同工作的效率，但是實施起來卻并不是一件易事，需要調動所有企業領導和員工的積極性，改變他們的辦公習慣。面對困難，就要解決困難，新辦公平臺的公文流轉項目的實施得益于院領導的大力支持，在院長的鼎力支持下，經研院開始了一輪公文流轉的變革。

　　公文流轉牽涉到流轉過程的實時監控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協同工作問題，實現高效率的協作。各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作。這樣，問題就出來了：公文流轉單如何錄入？如果進行單純的掃描錄入，辦公室人員的工作量非常大，這個就沒有達到簡化流程、提高辦公效率的目的。流轉以什么為依據？如何保證公文的可信度和唯一性？批示如何體現？……等等一系列問題擺在項目實施小組的眼前。

　　經過項目小組和開發伙伴神州數碼的緊密配合，在四個月的開發工作成功實現了對于新辦公流程的再造，并且對一些諸如“痕跡”、審批等細節上做了進一步改進。“我們的公文流轉的需求十分復雜，每份公文的審批需要嚴格逐級查看，由于公文的獨一性，造成一旦哪個批復環節出現問題，整個公文的流轉將停滯，為此開發人員想了很多辦法，最后設計為每個批復環節上，單一的公文自動生成兩份，以便工作人員實時查看控制文件流轉過程，提高了公文流轉的可行性。”項目經理張艷介紹到，“此外，公文流轉很重要的一個因素就是‘痕跡’，所有看過這份公文的人，包括已經批復的意見都要有痕跡。另外，修改意見中還增加了對批復意見的重視，沒有在批復欄輸入意見的公文無法提交。諸如此類的細節都在試用的時候顯示出來，并一一加以改正和增強。”

　　項目管理功能是新辦公自動化平臺另一“應用明星”，張艷告訴記者，“新平臺應用了30多個模塊，其中，項目管理模塊應用的特別頻繁。雖然，我們不生產具體的產品，也沒有流水線，但我們是人才的智庫，主要的項目是為集團出謀略，做評估、評審等方面的工作，其中也包括國家成品油定價機制等軟課題的研究。每個課題我們都作為一個項目，通過立項、審批，項目成立以后的項目跟蹤、項目結項以及結項后對成果的管理，一系列的過程全部通過項目管理功能管起來了。”

　　一個好的OA系統遠必需融入管理的思想，引進切實可行的管理技術，讓OA系統服務于管理。管理是企業發展的推動力，也因管理而產生了辦公事務，所以OA系統要架構于管理基礎之上，才能確保OA系統的有效性和實用性。上級領導可以通過項目管理的方式對所管理單位或部門進行任務安排、工作安排，任務、工作安排會自動落實到部門的負責人。各個部門負責人根據領導的統一安排，設定自己部門的具體目標，通過管理人員與員工持續、動態的溝通，明確員工的工作任務，采用確保完成任務實現目標的措施，然后各就各位，把詳細的工作計劃再分配下去。這樣，上級領導就清楚要完成計劃須動員哪些力量，創造哪些條件，排除哪些困難，采取哪些手段，通過哪些途徑，做到心中有數，這既與實際工作相結合，又為計劃提供預見性信息。只有采用項目管理的方式，對組織計劃進行動態控制，清楚所制訂的措施、辦法，才能順利地完成任務，從而實現整體管理的目標。經研院通過采用項目管理的方式，對組織計劃進行動態控制，清楚所制訂的措施、辦法，才能順利地完成任務，從而實現整體管理的目標。