一個(gè)需求

　　辦公自動(dòng)化是一個(gè)漫長的管理細(xì)化規(guī)范，同時(shí)也是人員和軟件相互學(xué)習(xí)和適應(yīng)的過程。1999年，經(jīng)研院以換址為契機(jī)，同時(shí)進(jìn)行了新辦公平臺(tái)的建設(shè)，鋪設(shè)了局域網(wǎng)，辦公自動(dòng)化平臺(tái)選用IBM Lotus Notes4.6，在這個(gè)基礎(chǔ)上開發(fā)了個(gè)人的郵件系統(tǒng)、公文流轉(zhuǎn)等，應(yīng)用效果比較能滿足企業(yè)當(dāng)時(shí)的業(yè)務(wù)需求。

　　“2005年，研究院信息化進(jìn)程推動(dòng)的特別快，新的應(yīng)用需求不斷產(chǎn)生，同時(shí)，新的功能以及外界新技術(shù)的不斷增加和改進(jìn)讓我們意識(shí)到1999年開發(fā)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)的需要了。因此，我們決定對現(xiàn)有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)重新進(jìn)行改造和開發(fā)。”張艷告訴記者，“對于新平臺(tái)的建設(shè)我們首先考慮的就是需求問題，為此，我們針對新辦公平臺(tái)需求功能的設(shè)計(jì)定了幾個(gè)大的方向，同時(shí)對這幾個(gè)大方向進(jìn)行了細(xì)化，形成了最初的新辦公自動(dòng)化平臺(tái)模型。”

　　據(jù)了解，目前大部分OA系統(tǒng)大多是以辦公事務(wù)的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理為基礎(chǔ)的，基本內(nèi)容包括文件處理、事務(wù)處理、文字處理、檔案處理、日程處理、郵件收發(fā)、收文發(fā)文、出差出勤、文件轉(zhuǎn)流、電子報(bào)表、會(huì)議管理、車輛管理等，實(shí)現(xiàn)了日常工作方方面面的管理。OA是用來處理企業(yè)日常辦公的管理軟件，一般來說要建立信息發(fā)布的平臺(tái)、實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化、搭建個(gè)人事務(wù)平臺(tái)以及實(shí)現(xiàn)對知識(shí)的自動(dòng)化管理等方面。

　　事實(shí)上，為了更好的鋪設(shè)內(nèi)部OA系統(tǒng)，早在經(jīng)研院進(jìn)行項(xiàng)目選型之前一年，辦公自動(dòng)化項(xiàng)目小組就開始深入到各個(gè)處室實(shí)地考察具體需求，同時(shí)要求各個(gè)處室提供一至兩名工作人員收集自己處室更為細(xì)致的需求情況以備參考。張艷告訴記者，正是這為期一年對實(shí)際需求的分析和深入挖掘?yàn)檎麄€(gè)辦公自動(dòng)化項(xiàng)目的成功實(shí)施奠定了基礎(chǔ)，并且在實(shí)施過程中對項(xiàng)目進(jìn)行了很好的過程控制，使得項(xiàng)目成果更具有針對性。

　　最終，經(jīng)研院新自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的需求浮出水面。第一，建立信息發(fā)布的平臺(tái)，要求“信息發(fā)布及時(shí)醒目、重要通知強(qiáng)制性到達(dá)”，更豐富現(xiàn)有的OA系統(tǒng)，增加信息化資料管理，讓信息的查詢更加方便、快捷；第二，完善項(xiàng)目管理功能和公文流轉(zhuǎn)功能，在新平臺(tái)上加強(qiáng)管理，提高工作效率；第三，加強(qiáng)費(fèi)用管理，讓財(cái)務(wù)信息及時(shí)反饋給員工，達(dá)到好的辦公環(huán)境所應(yīng)該具備的功能；第四，整個(gè)平臺(tái)的應(yīng)用模式改為B/S方式，降低維護(hù)成本。

　　三個(gè)衡量標(biāo)準(zhǔn)

　　需求定下來之后，就要開始給項(xiàng)目找個(gè)合適的開發(fā)伙伴，很多企業(yè)都在找合作伙伴的時(shí)候吃過虧，由于合作伙伴本身實(shí)力有限，整個(gè)項(xiàng)目在實(shí)施的過程中輕則超出預(yù)算、項(xiàng)目實(shí)施后不能完全滿足企業(yè)需要，重則整個(gè)信息化項(xiàng)目因此擱淺，甚至失敗。

　　經(jīng)研院在選擇合作開發(fā)伙伴的時(shí)候更為小心，一方面鑒于以上原因，更重要的是經(jīng)研院隸屬于中石化集團(tuán)公司，在信息化系統(tǒng)建設(shè)上，集團(tuán)公司雖然給予了一定程度的選擇空間，但是也有很明確的限制，在今后的對接上要求技術(shù)實(shí)現(xiàn)的可行性。

　　考慮再三，經(jīng)研院決定將選擇合作開發(fā)伙伴的衡量標(biāo)準(zhǔn)定為以下三點(diǎn)：要求合作開發(fā)伙伴具有一定規(guī)模，包括公司整體實(shí)力、項(xiàng)目開發(fā)實(shí)力以及售后服務(wù)這三方面。除此之外，對于數(shù)據(jù)庫的選型也有所要求，項(xiàng)目實(shí)施要求盡可能保留此前使用的Lotus Notes，尤其是郵件系統(tǒng)。張艷表示：“我們認(rèn)為應(yīng)用軟件的生命力在于應(yīng)用，并且隨著應(yīng)用的過程逐漸產(chǎn)生新的應(yīng)用需求，因此，對于開發(fā)伙伴的售后服務(wù)我們很重視。此外，事先要做好風(fēng)險(xiǎn)評估，合作伙伴的考核要從多方面進(jìn)行。”

　　隨后，經(jīng)研院針對辦公自動(dòng)化項(xiàng)目進(jìn)行了正式的招標(biāo)、投標(biāo)、綜合評分。另外，項(xiàng)目考核小組還到各個(gè)招標(biāo)單位進(jìn)行了實(shí)地考核，主要是了解公司的實(shí)力情況，對包括公司資質(zhì)在內(nèi)的多方面進(jìn)行審核。最終，在投標(biāo)的四家服務(wù)商中選擇了神州數(shù)碼的DigiFlow流程管理平臺(tái)。該平臺(tái)是基于Domino系統(tǒng)的辦公自動(dòng)化應(yīng)用建設(shè)中使用的一套應(yīng)用流程管理平臺(tái)。包括流程配置、組織結(jié)構(gòu)、應(yīng)用模板、統(tǒng)一消息系統(tǒng)、菜單授權(quán)與管理等多種管理模塊。用戶可以實(shí)現(xiàn)基于圖形化的對流程的快速配置與維護(hù)，避免了定制開發(fā)流程帶來的流程開發(fā)工作量大、流程修改后的維護(hù)困難、無法靈活進(jìn)行流程管理等傳統(tǒng)Domino平臺(tái)應(yīng)用的弊病。

　　目前，經(jīng)研院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能包括業(yè)務(wù)流程、知識(shí)管理、項(xiàng)目管理、網(wǎng)上辦公、短信平臺(tái)、公共服務(wù)等。業(yè)務(wù)流程分布在財(cái)務(wù)信息、公文管理、考勤管理等。系統(tǒng)采用集中式管理，注冊用戶200余人，截至2009年2月，項(xiàng)目管理、考勤管理、收文管理數(shù)據(jù)量均超過萬條。