梳理會計科目 統一單位編碼

　　中鐵十一局財務集中核算項目浪潮軟件方負責人孔祥振向記者介紹說，2008年年初，他們就進駐中鐵十一局，與中鐵十一局集團財務部王道平副部長具體負責的項目組一起，做了初期項目調研，完成了基礎資料的梳理和準備。其中很重要的一項工作就是做了全集團會計科目體系的規范統一，統一單位編碼。

　　沒有統一的單位編碼，沒有統一的會計科目體系，要做到財務核算集中恐怕是天方夜譚。王道平介紹，在沒有統一會計科目體系之前，有些會計科目在集團與各子公司之間的賬務記錄和處理是不一樣的，以多收到的應收賬款為例，有的子公司就記為貸方應收賬款，有的子公司則記為借方預收賬款。還有在管理費用科目下，有的子公司的編碼是01辦公費，02差

　　旅費；而有的子公司則相反，01是差旅費，02是辦公費。這些會計科目設置和編碼的差異，給整個集團的財務集中核算帶來的嚴重的阻礙。

　　為了做好集團的財務集中核算，王道平介紹說，他們項目組聯合十一局集團和各子公司的會計、財務人員用了整整兩個月的時間，重新樹立規范了整個集團的會計科目體系，形成了從一級到三級會計科目全集團都統一的效果。比如，以銀行存款一級科目來說，是在全局范圍內實現統一編碼，0100建行總行，0101建行某分行，0200工行，0201工行某分行，這樣一級級演化下去。

　　這樣的統一，可以讓集團隨時可以查到但在某一銀行的賬務匯總情況。王道平介紹說，沒有做統一之前，集團可能連在銀行有總共有多少個賬戶都不知道，這曾經給集團的財務管理帶來很大的麻煩。有一次他們為一個項目去某銀行開戶，結果銀行告訴他們中鐵十一局存在休眠賬戶沒有注銷，不能開戶。當中國人民銀行總行清理休眠賬戶時，要求集團注銷休眠賬戶的時，集團只有下發excel表格，讓大家各自統計該銀行的所有帳戶及賬戶活躍情況，來查找休眠的到底是哪個賬戶。這樣做，一方面手工填報的數據的準確性不能保證，另一方面這種來回下傳上報過程也使數據的及時性得不到保證。而現在，統一了會計科目和編碼之后，在系統里面，集團可以很方便地查看在銀行有多少賬戶、每個賬戶的活躍狀態等。

　　另外，作用比較顯著的就是單位編碼，即在全集團范圍內把各子公司、各單位的編碼都統一起來，這樣在整個系統內一個單位就用一個編碼來表示。這樣一方面可以方便集團以編碼查詢某子公司的所有賬務，另外也能大大方便后面所要講到的內部交易的抵消處理。

　　“抵消公司”的妙用

　　“中鐵十一局財務集中核算項目的一個最大的突破點就是其內部關聯交易的自動處理功能的效果非常顯著。”孔祥振向記者介紹。

　　所謂集團內部關聯交易，實際上就是指發生在集團內部的業務往來，比如在不同子公司之間的項目之間的材料調撥或者母公司給予子公司某人發一筆獎金都會形成子公司之間或者母公司與子公司之間一出一入的業務往來。

　　中鐵十一局的內部交易非常多。據統計，2008年集團共產生會計憑證40多萬個，其中

　　3萬多都是內部交易的憑證。也就是說全年業務中有將近 10%是內部交易。而這些頻繁復雜的內部交易如果不能清晰、及時地做賬務和財務處理的話，就會導致數據失真，使收入和成本雙向虛增。

　　曾福星介紹說，內部交易問題一直是中鐵十一局財務無法回避的問題。原來集團的做法是在做合并報表之前進行內部交易的人工核對。但這種做法的效率和準確性都非常低下。實施財務信息化，如果不抵消內部交易，那么匯總后的數據就沒有意義。

　　而浪潮ERP-GS管理軟件中有內部交易模塊。在浪潮和中鐵十一局項目組的互相支持和配合下，這個軟件的內部交易模塊用得非常好。具體做法是，他們用一個虛擬的“抵消公司”作為抵消集團內部交易的傳導載體。當內部交易發生的時候，系統就會自動進行核對確認，并且根據預設的交易模版自動生成抵消分錄，在往來單位之間借助“抵消公司”賬戶進行抵消。到了期末，集團內部交易完全能對上，合并數據隨時能出來，既準確又快捷，比較符合會計準則中的及時性原則。

　　一年有3萬筆內部交易，如此大的數據量如果全部放在期末進行核對，工作量之大可想而知。曾福星說： “過去每次對賬都要把會計人員集中起來核對好幾天才能對完。這種做法耗時長不用說，準確性也無法完全保障。而使用內部交易模塊后，我們已經不需要在做報表之前進行對賬了，因為這時內部往來的賬是完全核對一致的。”

　　當然，能收到如此效果，統一單位編碼的功勞也是不可磨滅的。因為如果在系統中各單位的編碼不是統一的，而是各有各的代號，那么可想而知，要想找出多個子公司之間的多筆內部交易是多么困難。